Exchange公用文件夹、地址列表和通讯簿的使用

公用文件夹、地址列表和通讯簿的使用

 

1、公用文件夹的组成

 

1.1、公用文件夹树
一组具有层次机构的公用文件夹，但默认不存在等级划分和继承。

 

1.2、公用文件夹存储
用于存储公共文件夹的数据库。

 

2、两种类型的公用文件夹

 

2.1、公用文件夹
用户可以使用Outlook直接访问这些文件夹。在其默认配置下，当展开公用文件夹树时，"Exchange系统管理器"将显示这些文件夹。

 

2.2、系统文件夹
用户不能直接访问这些文件夹。Outlook使用这些文件夹来存储诸如空闲数据和忙数据、脱机地址列表以及组织表单等信息。其它系统文件夹则用于保持自定义应用程序或Exchange本身所使用的配置信息。
默认情况下，"Exchange系统管理器"只显示公用文件夹，而不显示系统文件夹。要查看这些文件夹，可以打开"Exchange系统管理器"，然后选择"文件夹/公用文件夹"并右击它，然后选择"显示系统文件夹"

 

3、创建和管理公用文件夹

 

3.1、为各个部门创建公用文件夹共享邮件信息
Exchange安装完之后，会在公用文件夹树下有一个默认的公用文件夹--Internet Newsgroups,此文件夹默认是删除不掉的。
创建公用文件夹方法：Exchange系统管理器-->文件夹-->公用文件夹-->右键“新建”-->公用文件夹
注意：可以建立多个公用文件夹，而且各个文件夹之间可以形成层次结构，但是默认情况下，各个文件夹是独立的。

 

3.2、为各个部门的负责人以及阅读用户授予相应公用文件夹的管理权限
管理公用文件夹可以为各个文件夹设置权限，也可以让子文件夹继承父文件夹的某些权限。
管理公用文件夹方法：Exchange系统管理器-->所有任务-->管理设置-->
【修改客户端权限】-->可以添加、删除、修改和替换用户-->添加用户-->设置权限-->角色(所有者、发布编辑者、编辑者、发布作者、作者、非编辑作者和审阅者)；注：不同的角色对应不同的权限（创建项目、读取项目、创建子文件夹、文件夹所有者、文件夹联系人、文件夹可见、编辑项目（无、拥有、全部）、删除项目（无、拥有、全部）。
【修改副本服务器列表】-->可以添加、删除和替换服务器；
【覆盖设置】-->可以将父文件夹的某些权限继承到所有子文件夹中，尤其是在子文件夹设置出错的时候，可以将主文件夹里的权限复制到子文件夹中(管理权利、期限、已删除项目的保留时间、文件夹权利、已启用邮件、保持每个用户的已读/未读状态、存储限制、副本、复制邮件优先级、复制日程安排、在通讯薄中显示)
注：客户端权限默认会有三个用户：默认、Administrator、匿名。启用默认用户的角色是作者，只要是通过域验证的用户都是默认用户；Administrator永固的角色是所有者，什么都可以做；匿名用户是所有没有通过域身份验证的用户。具体可以根据情况而定。

 

3.3、为各个部门的公用文件夹启用邮件地址
Exchange系统管理器-->所有任务-->启用邮件-->输入邮件地址即可
注意：建立好公用文件夹之后，邮件地址默认会自动生成一个地址，不需要修改。再给公用文件夹发送电子邮件的时候是不需要知道公用文件夹地址的。

 

3.4、限制各个部门的公用文件夹大小
可以通过限制各个部门的公用文件夹大小避免某一个部门过分使用邮件服务器的存储空间资源。
设置路径：公用文件夹-->某一公用文件夹-->限制-->存储限制、删除设置、期限

 

3.5、使用OutLook访问公用文件夹
打开Outlook-->标题栏-->转到-->文件夹列表-->展开"公用文件夹"-->"所有公用文件夹"
注意：邮件用户可以直接通过拖拽或者复制/粘贴的方法给公用文件夹添加数据，也可以将鼠标单击到共用文件下上，然后新建电子邮件，输入主题和内容也可以发送到对应的公共文件夹上。

3.6、使用OWA访问公用文件夹
邮件用户在浏览器的地址栏内输入“http://服务器FQDN名或IP/Public即可访问公用文件夹的OWA界面。

 

3.7、使用Word、powerpoint或者Excel向公用文件夹发送文件
可以在Word或Excel中将编辑好的文件直接发送到公用文件夹中。
具体发送路径：打开word、excel、powerpoint，选择"文件"-->"发送"-->"Exchange文件夹"

 

4、管理地址列表和通讯簿

 

4.1、管理地址列表：
地址列表用来组织收件人，以方便用户找到相联系的收件人。在Exchange中，默认会为所有用户创建一个全局地址列表（GAL），在该列表中包括了Exchange中所有邮件用户、联系人、组和公用文件夹的信息。邮件用户可以使用通讯薄，在该标准红查看找收件人的电子邮件地址或电话号码。
地址列表存储在活动目录中，邮件用户使用Outlook可以显示Exchange提供的地址列表，当用户搜索信息时，将从可用地址列表中进行选择。有几个地址列表（如"全球通信薄"、"所有用户"等等）时默认创建的，也可以创建脱机地址列表，用户吧这些列表下载到自己的硬盘中，以便在连接不到Exchange服务器的网络环境中使用。
创建地址列表对于用户来说可能是很有用的工具，但规划不当的地址列表可能会适得其反。一般来说，创建地址列表应当注意一下两点：
(1)、确保地址列表有意义：在创建地址列表前，应确保它对用户快速查找其他收件人有帮助，否则，过多的地址列表会导致对于查找收件人的情况更加迷惑。
(2)名称要一目了然：使用户只通过该名称就能立即知道找到那些人员。当有疑问时，应设置较少的地址列表，并提醒用户使用全局地址列表可以找到组织中的任何人。
(3)、在一个地址列表中，不应包含太多或太少的用户信息：地址列表中如果包含太多的用户，那么该地址对于全局地址列表来说，意义不是很大，而地址列表中包含的信息过少，也会造成资源的浪费。
创建地址列表的方法："Exchange系统管理器"-->"收件人"-->"所有地址列表"-->"所有用户"-->新建"地址列表"-->筛选规则(可以通过部门或者其它标识信息进行筛选)
注意：刚创建的地址列表是需要一段时间进行复制的，可能要等一段时间。如果要看实验效果，可以在创建Outlook邮件地址的时候，别勾选"使用缓冲Exchange模式"，但在工作中，最好勾选这一选项，他可以将地址列表缓冲到本机上，第一次使用的时候需要在Exchange邮件服务器上进行复制，下来每次查询的时候只是从本地查询即可，这样对于大量用户来说，可以减少带宽的消耗。

 

4.2、通讯簿的使用：
使用通讯簿的意义是为了使用邮件地址列表。
具体使用路径：启用Outlook-->工具-->通讯簿-->显示名称来源
Outlook Express如果要使用通讯簿，必须通过Address Magic工具进行转换。