Email规则都不懂，怎么混职场

记得刚入职场，部门领导问我：“你知道邮件的收件人跟抄送有什么区别吗？” “发送、抄送规则是什么？”我彻底蒙圈，他们有规则吗？后来，见证过各部门主管根据邮件内容在公司例会上拍桌子，互推责任。小二开始懂得：哦，邮件还可以当呈堂证供。

《Email这样写，谁都会赞》是小二无意中发现的一本书，本想略过的一本书，却给我惊喜。下面，我将从邮件格式、邮件处理的注意点以及求职信邮件发送，三个方面来跟大家分享这本书。

一、邮件格式/内容

办公室邮件的分类：通知事情发生、征询意见、资料分享、要求上司或者其他人的确认和拍板、邀请性邮件几类。

专业的办公邮件，要注意有礼貌，讲重点。问候、感谢绝不能少，在邮件中要直接表明意图，解约收件人时间，在结尾时以用礼貌性结束语。

一封完整的办公邮件分为：

小二出品

称呼原则:

称呼以能力为先，不知道的称呼“老师”，知道的姓名＋职务；

不熟悉的人不要直呼其名，不要滥用“亲爱的”、“dear”等；

避免张冠李戴。

一封有效的邮件，内容需要具备以下几个要素：

What：这是一件什么事情；

When and why：计划在什么时间做这个工作，有什么原因；

Action：作为收件人，对方需要做什么；

Deadline：对方要在什么时间做？有无最后期限？

Value：如果对方不做会产生什么样的后果？做了会带来什么样的价值？

举例：

因总公司要求各分子公司在6月-12月进行岗位职责梳理（what/when），以明确各部门人员招聘任职需求、绩效考核标准（why/value）。

请各部门主管选出部门代表配合HR进行此工作（action），具体人员名单在本周四17:00之前报于HR处(deadline)，以方便后期部门职责/岗位职责的梳理。有什么疑问请随时与我联系。

写作原则：

1.尽量不用古文、俚语和难懂的缩写；

2.将否定句换成肯定句；

3.长句变成短句；

4.论述要具体易懂；

5.使用破折号、数字、粗体字、项目符号标注重点。

在内容书写时，注意四点：

小二出品

二、邮件处理

邮件处理分为三步：分析邮件、剔除邮件、回应措施、按优先顺序处理。

分析邮件

领会电子邮件传达的信息；

发件人是直接还是间接发给你的；

是否在邮件中表达期望你答复的意愿；

邮件内容主旨是否清晰；

信息跟你是否有关。

剔除/不予理会的邮件

絮叨、没有重点，需要在大量信息中归纳中心思想的邮件；

无直接关系需要转发给你的邮件；

有间接关系，但不确定如何回复的邮件；

没有明确表示要你做什么的邮件；

适宜采用直接沟通，不适合电子邮件来传递内容的邮件（如果一件事往来发送邮件超过3轮，请电话或者当面沟通）。

回应措施

根据邮件内容选择合适的交流方式：会议、电话等；

多人反复咨询，回应以资源共享的方式；

表达不清有希望你干点什么的邮件，可以不回复；

模糊不清的邮件，回复：例如，”你想让我干什么？”或者“你什么时候可以完成此工作？”

按优先顺序处理

小二出品

三、求职信邮件发送

主题方面：突出自己的优势

如果十分中意某公司的某个职位，不建议采用招聘网站统一格式，而是以私人邮箱进行发放。主题以工作年限/突出业绩+任职职位的方式，例如：具有三年发行经验的发行专员/具有新公司筹建经验的项目经理。

时机：邮件时机的发放一般在HR刚刚上班的时间段最好：⑴8:00-9:30；⑵13:00-14:30；⑶17:30-18:30。三个时间段的优先级⑴＞⑵＞⑶

所以最佳的邮件发送时间是周一早上8:30以前或者长假之后的第一个工作日早上的8:30以前。

附件：为了节约HR的时间，可以将简历内容粘贴在邮件的正文上。

应聘者这样发送邮件可提高自己的面试机会。

好了，以上就是小二想跟各位分享的内容。我是小二，欢迎交流！