一般来说，绝大部分公司都是会使用企业邮箱进行邮箱往来的，哪怕没使用企业邮箱，但也是会使用私人邮箱来进行邮件往来的，邮件沟通可以极大的提升工作效率，在沟通、协调等各方面都起着极为重大的作用，更重要的，如果邮件写的好的话，各部门的人，是都会对你印象深刻的，而反之亦然。
在准备发邮件之前
在准备发邮件之前，建议你先做一个邮件的签名，里面基本的介绍：姓名、电话、部门、邮箱等等，你更可以把自己的座右铭写在签名写在上面，然后做一张图片，插入到签名的最后，我一般使用企业邮箱的时候，最后插入的图片会是带公司产品和LOGO的图片，而私人邮箱的时候，最后插入的是自己喜欢的一句话。
不会做图片没关系，如果和公司美工熟的话，可以让美工帮忙做一张，而如果和美工不 熟的话，那也没关系，要相信互联网时代极大的提升了我们的生活和工作的便利性，你可以去创客贴、图帮主这些在线网站直接做，模版都是现成的，只需要更改上面的文字就可以，很快，很方便，很迅速。
如果可以的话，建议使用英文简写标注姓名、电话、部门、邮箱这些，而且一定要排好版，这点很重要，看上去很清爽！
使用桌面邮件软件
每次打开邮件都需要网页打开的话，不光很麻烦，而且还会让别人认为你趁机在浏览别的东西，最好的办法就是在桌面上下载一个专用的桌面邮件软件，比如网易闪电邮、Foxmail等这些都可以，我一直习惯用的是Foxmail，大概是从接触邮件开始，就一直在用，简单、功能强大，纯洁——是的，没有其他乱八七糟的纯洁。
然后把软件锁定到任务栏，设置每隔五分钟就接收一次邮件，最重要的一件事情不要忘记了：导入地址薄，一般公司都会有这样一个公司内部的通迅录，倒入到软件里面就可以了，一般是.csv格式 ，当然，你也可以自己设置。
但要记得在自己的手机上下载一个邮件APP，避免不在电脑旁边的时候接收不到重要的邮件。
开始发邮件
开始发邮件意味着正式工作的开始，很多事情都可以通过邮件去完成，比如你有好的建议，比如你做的好的方案，比如你做有某些东西想和上级沟通，再比如你需要跨部门协助，另外就是正常工作上遇到的事情，都可以通过邮件完成，而你必须要习惯使用邮件来完成这些工作，因为邮件都是有往来记录的，对于所有通过邮件沟通的事情，也就不会产生所谓的扯皮、推诿这些东西，毕竟这些都是可溯源的。正式的邮件，需要注意下面几个技巧：
1.先填写邮件主题。
不论是发送附件，还是直接在邮件中写文字，一定不要忘记了写邮件主题，这样方便你分类，更方便你进行查看，同时也方便了别人根据标题来查看邮件。
2.邮件内容要简洁
邮件是沟通的工具，而职场中的沟通，也是要秉承简洁的沟通方式，结论先行，论据支撑，这里可以套用公文的写作原则“段不如句、句不如词、词不如字”。尽可能的简单明了。
3.正确撰写内容
职场中的工作邮件，不像私人邮件那样随意，必须要使用职场工作的方式撰写，不要使用表情图片或没有用的多余的图片，直奔主题就好，字体统一、颜色统一，另外不要经使用什么紧急、特别、重要等等字眼。
而更不能做的一件事情，就是发送带有攻击性、诽谤、色情等这些语言和内容的邮件，这是原则问题，也是做人的道德问题！
一定要慎重仔细的对待每份你发出的邮件，发出的邮件，就如同泼出去的水一样收不回来的。也千万不要相信某些邮件自带的“撤回功能”，很坑的。
4.发出之前仔细检查
在邮件发出之前，要仔细的检查一下是否有容易产生误解的地方，是否有未说清楚的地方，很多时候要站在接邮件者的立场，检查一下表达方式 ，宁可自己写多一些内容 ，也要让阅 读者能准确的理解你想要表达的意思 。
写邮件的标题顺序
有很多人写邮件的时候，习惯从开始到结整这样：收件人→标题→正文→附件，而这种顺序最常发生的问题就是容易把附件忽略掉，这是很痛的体悟，有一段时间我就是这样子，邮件发出去了，还奇怪怎么没有回复呢，然后自己一检查，原来附件没放上，欲哭无泪的再重发一遍，既耽误了时间，又重发了邮件造成了工作效率低下。
所以，最好的写邮件的顺序应该是：附件→正文→标题→收件人。从后往前，这样就不会忽略了比较重要的东西了，习惯以后，你会发现真的是可以提升自己的工作效率减少出错的机率。
邮件内容的逻辑
有逻辑。除了纯附件的邮件外，其它类型的邮件，需要使用内在的逻辑把邮件的内容做好，对于叙事型邮件，要用写新闻的那种手法去写：谁、需要什么/发生了什么、在什么时候/需求时限、为什么、结果怎么样——用这种逻辑来写的话，会很清晰的将事情的重点标注出来，这样阅读的时候，会很快的抓住重点
有换位。每个岗位工作内容不同直接导致了侧重点有所不同，比如对于销售部门，肯定是要以销售业绩这些为主，对于市场部门，要结合时下流行的文案，对于上级，就要以公文的形式了。
有条理。对于比较长的邮件，我建议使用大分类与小分类并存的方式 ，比如第一点是什么，然后下面分为几小点这样，这种方法会让自己的表达逻辑更清晰，也可以别人感觉你的逻辑很清晰。
有事实。对于邮件而言，永远都是多事实，少道理 的，没有人喜欢听长篇大论，直接摆事实，讲结果，剩下的他们会自己想，同样，这样的话也做到了尽可能的客观。
其它注意事项
1.转发和抄送。抄送一定要遵循相关的原则，即内容相关或工作相关才可抄送，抄送人是信息的知晓者而不是负责人，邮件的收件人，是信息的主要负责人；转发的时候更要慎重，对于重要或非透明的信息，一定不要转发。
2.关于附件。第一就是附件避免过大，过大的话会占用双方的邮件空间，而且如果有附件的话，一定要在邮件中说明，避免对方注意到。
3.及时回复。收到邮件后，要第一时间进行回复，而且要在原邮件的基础上进行回复，让接收者清龙去脉。垃圾邮件和骚扰邮件就没必要回复了。
4.邮件管理。对于重要邮件，务必进行保存，并进行邮件分类，对于无关的邮件，及时清理避免占用空间。
5.注意称呼。对于有明文规定的称呼要求，则应该遵照公司的统一要求进行称呼，不要自做主张，也不要使用讨好的字眼。正常即可。
5.邮件礼仪。开头写个“你好”，结尾写个“祝好”之类的就可以了。使用英文时，开头不需要写Hi/Hello，但在最后需要写上Best regards。