项目管理过程中不可忽视的部分--文档管理

项目文档是项目管理过程中的一个重要组成部分，它是项目建设、管理过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，是项目从立项、设计、施工、监理、验收的过程中形成大量的文件材料，为确保项目尤其是重点项目文档的完整、准确和有效利用，项目文档管理显得尤为重要，对此有以下几点看法：

一是要提高文档重要性的认知。文档是项目活动过程中的文件记载，为项目的统计分析、重要决策、总结经验教训、接受监督检查、处理项目纠纷等工作提供客观真实的依据，是衡量项目工作质量和管理水平的重要标志之一，只有充分认识项目文档的重要性，才能反作用推动项目工作的有效落实。

二是要重视项目文档的收集。完整的项目文档是对项目活动过程的真实写照，如果收集的文档资料不全、不真、不实，就可能会影响到项目工作的质量，难以具有说服力，内容完整、准确、真实的项目文档是项目建设、管理成果的见证。

三是要规范项目文档管理。设立项目文档管理室（或文件专柜），安排专人负责文档管理，对收集来的项目文档材料，项目负责人员要逐件核对资料，核查同一事由文件是否办理完毕，是否生效文件、是否齐全完整等内容，并进行条理化的分类、整理，后移交文档管理员保存，文档管理员要对收集到的文档按规范进行排列、编目，建立文档目录和索引，使项目文档由零乱到系统。

四是要严格管理文档工作。明确项目文档归档要求、归档时间和质量要求，对符合归档处理的文档要及时进行立卷存档，严格遵守文档借阅、保密、鉴定和销毁等制度，同时在日常工作中要做好文档管理登记。