优雅写邮件系列之一：如何选择收件人

写邮件，啥都可以没有，标题可以没有，内容可以没有，附件更可以没有，就是不能没有收件人，所以这个“优雅写邮件”系列，就从如何优雅地选收件人说起。

收件人、抄送和密送

先简单介绍一下收件人、抄送、密送三者的区别：

收件人(To)：需要对方处理并回复；

抄送(Cc)：知晓邮件内容即可，不需回复；

密送(Bcc)：你希望他知道，不希望别人知道他知道，或者不希望别人知道你让他知道了。

如何优雅地区分收件人和抄送

许多人发邮件时不管三七二十一，把所有人都填在直接收件人那栏。Oh NO! 那太不优雅了。

这是一个邮件爆棚的时代，许多人会设置邮箱过滤器来帮助筛选分类邮件，直接收件人和抄送人的混乱，会导致过滤器失效，让真正的处理人无法及时分辨邮件的重要性。

比如我个人习惯将“收件人只有我”，设置为一个独立的过滤，优先查看这部分邮件，因为默认这种情况的邮件指向最明显，最需要我处理。如果我只是一大堆收件人的一个，我不那么重要，自然处理起来优先级也要降权。

收件人越多，重要性越低。这种事，你懂的。（老板大人请忽略此条，您的邮件永远是最高优先级，谄媚脸）。

当然，过滤器只是一个很表面的原因。若你真的是行家，单单研究一封邮件的收件人和抄送人列表，就能从中读出敲山震虎、借花献佛、指桑骂槐、杀鸡儆猴等种种意蕴深厚，层次丰富的内心戏，那精彩程度不下一场奥斯卡小金人电影。

如何优雅地使用密送

对密送我只有一句话“永远不推荐使用密送，除非你只密送给了自己”。

为什么？

因为你不知道自己某天会不会手一抖将这个密送的人错写到明送栏里；也因为你永远不知道哪个傻子收件人会不小心使用“回复”功能，向大家暴露他收到过这封邮件。

如果你想将一封邮件密送给一个人，不要偷懒，发一次给全部人，再单独发一封给需要密送的人，这是最安全最优雅的做法。

“回复”和“回复全部”

回复(Reply)：只回复给邮件的发件人；

回复全部(Reply all)：回复给邮件的发件人，以及这封邮件上所有的收件人抄送人（不含密送）

如何优雅地使用“回复全部”

我曾经收到五封邮件：

张三：@李四,请帮忙看看我的账号能否正常使用，今天无法登录。

李四：好的，请提供账号名称。

张三：我的账号是zhangsan.

李四：好的，已处理，请再试一下。

张三：已经试过，可以用了，多谢。

这五封邮件，抄着有几十号人的邮件组飞了大半天。看到第五封时，我想“谢天谢地，这位仁兄的账号能用了，要是搞不定，岂非还得再飞十几封邮件。”

还有一次，一封邮件发给了上百人，邮件里要求每个人回复“确认收到”。于是灾难开始了，有几十人使用“回复全部”功能发出“确认收到”，于是邮件组里的一百多人被迫每人多查看了几十次新邮件——也就意味着一共多了几千次查看。

如果说上面两种情况只是浪费收件人点时间，除了惹人厌烦并无实质损失，下面这种情况就更严重了。

某位一线业务人员在咨询一个问题时，邮件抄送了大量相关人士，其中还包括外部的客户。某位收件人在回答问题时，提供了大量内部资料和数据，并选择了抄送全部，导致公司底价和商业机密全部暴露给客户，造成重大损失。

不要使用“回复全部”功能，除非你确定这封邮件，每一个人收件人都需要知晓，否则请重新在收件栏里敲一下相关当事人，现在邮件都有自动辅助输入，这不会耗费太多时间，却可以帮你优雅地省却无数麻烦。