正确使用OmniFocus的姿势——第三次重拾时间管理最强武器

OmniFocus， 这个工具早在3年前就认识了他的强大，多次尝试，可惜最后都以失败告终。现在回头看，还是那么强，说它是“时间管理最强武器”也不为过。这次将是我的第三次进攻了！！

一、为什么要学习OmniFocus？

说起时间管理，就不得不提GTD。
说起GTD，就不得不提OmniFocus。

1. GTD是什么？

GTD是英文Getting Things Done的缩写，来自于David Allen戴维·艾伦的一本畅销书《Getting Things Done》。这本书的中文翻译本名称为《尽管去做：无压工作的艺术》，由中信出版社出版。

GTD 是“Getting Things Done”(完成每一件事) 的缩写,这是一个被广泛采用的赋予实际行动的时间管理系统。

横向管理：控制和维持所有和你有关的活动 ^{(这部分内容源自智库百科)}

横向管理分为五个步骤：收集、处理、整理、检查、行动。

1. 收集阶段：填充工作篮
   要了解需要收集哪些信息，以及如何富有成效地完成这一工作，这一点非常重要。因为只有这样，你才能够开始恰如其分地推进加工处理的过程。为了把你的大脑从那些层次较低的、希望抓住一切的意识中解放出来，你必须认识到，所谓的“真正地抓住了所有的事情”，事实上，它们只代表着那些你必须处理的事情。而在将来的某个时间，你还将处理和回顾这些事情。
   (1) 百分之百地捕获一切“未尽事宜”
   为了消除“桶上的一切漏洞”，你需要寻找和搜集一切符号或者代表物，临时的代表任何个人生活中或工作上的事物，重大的或细小的，迫在眉睫的或无关紧要的，那些你认为应该有别于当前状况的事情，以及在你内心深处希望多多少少有所改观的情况。
   把你所有没有完成的事情100％的搜集完整。请注意：是100％，而不是99％！如果你希望你真的过上没有压力的生活，希望你的头脑不是经常用来搜索还有哪些事情没有完成，希望你的管理体系是确实可靠不会疏忽任何东西的，那么你需要把你是stuff搜集完整。
   (2) 收集工具
   有几种类型的工具，包括科技含量较低的工具和高科技手段，均可用于收集那些你尚未完成的工作。下面几种形式的工具可以用于捕捉你的想法以及从外部获取的资料：

   • 实实在在的工作篮
   • 纸制的记事簿
   • 电子记事簿
   • 录音设备
   • 电子邮件

   (3)影响成功收集的因素
   遗憾的是，仅仅拥有一个工作篮，这本身并不能充分地发挥它的功能。大多数人确实选择了这种或那种形式的收集设备，但是，这些设备或多或少地处于失控状态。我们一起来看看成功收集的三个必要条件：
   每一个悬而未决的事情都必须存储于你的收集系统之中，而不是在你的大脑里。
   你应该尽可能地控制收集工具的数量，够用即可。
   你必须定期地清空这些设备。

2. 处理阶段：清空工作篮
   比如，你的文件筐里面需要签字的文件，你的电脑上的N次贴，你的邮箱里面需要回复的邮件等等，甚至包括你需要去买的杂志。接下来你需要对你所有搜集出来的东西进行处理，某些事情是你需要采取行动的，比如买杂志，同时你需要决定这个事情你是自己做最好，还是交给别人来做比较好。某些事情你是不需要行动的，那你就可以直接把他们划掉。

3. 整理阶段：建立好清单
   整理阶段是对处理的结果进行细化，对需要采取行动的需要分为几个类别，所有可以在两分钟之内处理完毕的就马上动手去做。如果两分钟之内不能处理完毕，就把他在事务清单中写下来。
   在GTD里面有一个概念叫Context，比如有些事情你必需在电脑边完成，你就可以准备一份“电脑”的清单，那么当你在电脑边上的时候，你就可以只需要看这一份清单就可以了。你还可以有一个电话清单，把所有需要通话的人名、电话号码和一些备注信息都写下来，那么当你有时间的时候你就可以把这些电话一个一个的打完。你甚至可以准备一个关于你老板的清单，所有需要向你老板请示、汇报和讨论的东西都可以写下来，这样当你碰见你的老板的时候你就可以一次性完成（给你的老板留下一个精干的好印象吧！）还有一些事情是必需在特定的时间或者日期完成的，那么这些事情你就不能仅仅列入事务清单中，可以应该列入日历中了。在GTD中，日历被看作是“圣土”，只有这种事情才能写进日历中。对于某些参考资料，你不需要采取什么行动，但是你要放在一个你垂手可得的地方。对于不需要行动的，就如同上面所述，应该马上扔进垃圾箱，但是对于可能在将来需要处理的事情，你需要放进一个“将来/也许”的事务清单中。

4. 检查阶段：回过头看看
   回顾是经常被忽略但是却异常重要的环节，如果你要保持你的管理体系是始终有效的，你需要经常回顾他，把以完成的任务删除，并加入新的任务和事务。
   回顾的内容和时机
   如果你按照我所推荐的方法建立起个人的组织管理系统，拥有一个“工作任务”清单、一个工作日历、“下一步行动”清单和一个“待处理”清单，你大概就别无他求了。
   这其中，你浏览最为频繁的大概要数日程表了。它会提醒你这一天里“紧要而艰巨的任务”。然而，这并不意味着这些白纸黑字写出来的就是那些最为重要的事情。其实，它们只不过需要我们切实地行动起来。在任何时候，如果你对需要处理的事情和动手的时机都了如指掌的话，你也就为随时随地地调整创造了有利条件。一旦你圆满完成了工作日历中的某一项工作（一个会议，一个电话和报告的定稿），接下来立即投入检查那些未尽的事宜将是一个极好的习惯。
   完成对工作日程表的例行检查以后，你很可能去查看“下一步行动”清单。这类清单记载着一些已得到预先确定的工作的详细目录，一旦时间允许，就可以启动实施。如果你是按照地点对任务进行分类整理的（“在家”，“在计算机旁”，“与乔治会面时”），这样一来，这种安排只有在相应的环境中才会发挥效力。根据你的需要，经常地回顾你的清单，把它们赶出你的大脑。“工作任务”、“等待处理”和“将来某时/也许”，这些清单应该根据你的具体需要经常查阅，避免它们给你造成工作中的混乱。

5. 行动阶段：选最佳方案
   搜集整理了半天，没有最后一步行动永远是白搭，GTD对你在某一时刻下到底先做哪些事情提出了四条标准的建议：
   你当前的context怎么样？
   你有多少时间可以用来做接下来的事情？
   你有多少精力？
   优先级是什么样的？

2. OmniFocus 是什么？

可以说这是一个最强大的GTD工具没有之一。工欲善其事必先利其器，这是一个神器！就看你能不能驾驭。

3. 使用OmniFocus的意义是什么？

1. 践行GTD工作法
2. 提高生产率，提高工作效率；
3. 时间管理有效管理生活、提高生活质量；

使用OmniFocus是严格自律的一种体现。
OmniFocus是GTD的重度用户才会使用的工具，能彻底贯彻GTD系统，严格执行。这类人不是自律是什么？
之前李笑来老师说过这样一个概念，原文不记得了，意思如下：“时间是不能管理，我们管理的其实是我们自己”。
事实上，OmniFocus管理的是自己的目标、精力，

学习使用GTD系统，对于自我管理有着重要的意义。
时间管理有着苛刻要求的人，这类人有着极强的自我管理意识。

拓展阅读：

知乎作者：bin《打造个性化GTD系统- 前传：个人管理的理论架构》

二、如何使用OmniFocus？

1. 《官方中文版说明书》
   基础操作的学习

2. asianefficiency的教程
   这是一个非常系统化的教学，可惜是英文的，看起来比较费劲。

3. 作者scomper写的：《OmniFocus 2 for Mac 的使用指南》
   非常棒的一个教学文章。

4. 史上最简易Omnifocus神器使用教程，没有之一！

5. 顶级时间管理软件：Omnifocus零基础入门

6. 来自小强的时间管理博客的omnifocus使用心得资源分享

7. 重拾时间管理
   非常值得参考的文章。里面写了作者的时间管理系统的升级之路。大量具体的实操技巧。

作者的执行流程

1. 收集：清空杂事，专注当下；深度收集，分类存放。
2. 处理：将OF收件箱中的杂事(stuff)分解成下一步行动(即具体可行的步骤)
3. 组织：计划每个“下一步行动”
4. 执行：按情景（上下文）批量处理任务，多使用小系统（小系统是指在日常工作生活中，积累下来的优秀操作模式），必要时用番茄时间防止分心。
5. 回顾：（每周/每月/每年）确保整个系统运行正常，承先启后，反思改进。

更多详细内容，查看原文。

三、如何评估？

如影相随！！！

OmniFocus这武器一旦上手就会变成终身使用的武器，如影相随，在手机、电脑上随时调用。

否则，只是“摸了一下”,仅此而已。
希望这次能够坚持下来，就像“番茄工作法”一样培养成一种习惯！
大家一起加油！！

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