时间管理基础入门(3)时间特性和使用原则

此文为网课@阿何谈时间管理 本人听课笔记系列的No.3 篇。

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时间的分类是根据每个人时间的特性的不同而分类,呈现出不同的表限。不同性质的时间的效率不同,因此,对不同性质的时间要采取不同的使用方式。

但实际上,大多数人缺乏对时间进行分类的概念,把时间一视同仁地使用,导致时间利用效率低。

本文从不同的维度来划分时间,归纳相关的错误,并给予对应的正确解决方式。


碎片化 or 整块时间

碎片时间,指分散、短小的时间碎片。 比如,上下班的交通时间、排队等候的时间等。

整块时间,最少持续超过1个小时的、中间不被打扰、且能专注于某件事情上的时间块。 比如,9点到12点的工作时间。

最常见的错误是,在碎片化时间里学习。比如:上洗手间的时候读文章、上下班交通路上听网课。

有热情学习是件好事,争分夺秒地用碎片化时间来学习,长期坚持的话的确会积累得蛮多的学习时间,可惜,水平上不见得有很大的长进。碎片化学习达人是解决不了难题的,还得专门花很多整块的时间去进行深入系统的学习。

为何碎片化学习这么流行,效果却没有想象中好呢?就这么白白浪费投入的时间么?

其实,碎片化时间不适合用来学习,碎片化学习更没有办法取代整块时间的系统化深入学习。

任何一门学科的学习都遵循着基本规律,学习过程一般包含如下7个的步骤。

1.进入状态:如果精神不集中的情况下学习,是没有什么效果的。

2.接收信息:看书、听课等方式,本质上都在接收学习的内容。

3.理解消化:大脑要处理接收到的信息,理解信息所传达的内容,要懂得信息的逻辑结构。

4.固化印象:光理解是不行的,需要逐渐将知识烙印在脑海深处,形成本能,否则将很快忘掉知识点。

5.回顾总结:定期温故而知新,在逻辑上进行更系统化的梳理。

6.操作实践:要把所学的知识运用起来。

7.二次理解:通过实践发现 原先理解不正确的、理解不够系统深入的知识点,再进行重新学习。

碎片化时间也就十分钟、二十分钟,最多30分钟。用来学习的话,往往处于进入状态、接收信息、或者刚刚理解消化了一点知识的阶段。

但只有固化的信息才会慢慢成为真正掌握的信息。如果没有固化印象、回顾总结、操作实践,通过前三个步骤所学到的知识很快会被其它知识所干扰,最后慢慢消失。

碎片化时间对真正的知识增量的帮助是很小的,学到只是支离破碎的、不深入的、不系统的、不完善的知识,且因为没有固化和实践很容易被忘掉。

因此,如果只进行碎片化学习,结果会大失所望,碎片化学习的知识帮不了多少忙,那投入的时间自然就被浪费了。

那碎片化时间适合来做什么呢?碎片化时间里,你可以去发现、筛选、收藏信息。

信息的发现,即花时间去了解陌生领域,从无到有的一个过程。

信息的筛选,即大量的信息需要比较。好的信息认真看,不好的信息粗略浏览下,从中筛选出有价值的信息,再收藏保存到笔记APP里。

信息本身就是碎片化的,发现、筛选、收藏信息的过程并不是在学习。

比如,最近想学习时间管理,上网搜索时间管理方面的专家、好书、好文章、好课程,好工具等,看完所有的信息后,并不能让你马上就会时间管理,只是达到一种概览式的了解。

基本的学习过程若缺失一个环节,则影响学习效果,但发现、筛选、收藏信息并不会被白费,都为了是学习做好准备工作。在碎片化时间里做好准备工作,能更好的在整块时间里进入学习状态,从而提高时间的使用效率。

因此,碎片化时间适合用来发现、筛选、收藏信息,整块时间适合深度、系统的学习。

再列举一些适合在碎片化时间做的事情。

背单词。所需时间短,不需要太多的固化理解,是单位耗时非常短小的学习。

任务安排。每天要做什么重要的事情,就在碎片化时间里用任务管理APP记录下来。

短时沟通。比如:回复未接电话,和同事就某项目进行简单的交流。

社交媒体。比如:刷朋友圈,回复微博消息、邮件、短信等。

只要是耗时比较少的琐事,都可以在碎片化时间里处理,如此在需要整块时间的工作、学习中,便不会被细微琐碎的事情分心,也不会频繁被打断,更容易进入专注状态。


等待or工作时间

工作时间,这里是广义上的意思,指用来处理某一件事情所消耗的时间。

等待时间,指为了做某一件事情需要等待从而消耗的时间。

比如,等待电影下载完成的时间,而看电影则是广义上的工作时间。

先分享两个场景。

场景一,工作期间,你突然想起昨天某一个项目设计需要得到在同事(出差中)的反馈意见,客户也急着要,但因文件大网速又慢,发给同事就花了半个小时,收到同事的反馈后,你又急忙根据意见修改,没有及时发给客户,导致客户抱怨。

场景二,约客户中午12点见,在公司处理一些并非十万火急的事情,依据平时预估路程只要40分钟,于是快11点的时候出发,可恰巧堵车了,到12点20分才到约定地点,给客户留下不好的印象。

这两个场景均是等待时间和工作时间安排不合理的状况。

实际上,大部分人处理事情都是线性触发的,即想起要做某件事,才开始去做。一件一件按照自己的想法和自己安排的简单顺序做,缺少统筹规划。

线性触发的最大问题,是对时间的利用效率低。

优化方法很简单---等待时间事项,提前做。事项需要时间等待,提前做的话,可以在等待时间内处理另外的事情,相当于把等待时间和工作时间叠加、并行。

按此思路,我们重新处理以上的两个场景。

优化场景一,事先知道要发设计稿给客户,知道设计稿文件又大没法快速发送,知道需要在外出差的同事的反馈,可以事先与同事约好上线沟通的时间,将设计稿传送给同事的过程中,先去处理其它工作事项,得到同事反馈后再集中时间精力修改,尽快发给客户。

优化场景二,事先知道约见客户的时间点,事先知道公司到约见地点的路程时间,但也要知道任何事情都有可能变化的,考虑将等待时间用来工作。可以10点就离开公司,提前在约定点等客户,带上笔记本电脑接着工作,既不会迟到也不影响工作。

其实,很多工作场景里是需要等待时间的。凡是需要等待比较长时间的事项,均要合理安排,尽可能在等待时间内去工作,提高时间利用效率。


单线程or多线程时间

单线程时间,指同一个时间段里只集中处理同一件事情。

多线程时间,指同一个时间段里同时在处理若干件事情,来回切换。

人类的大脑其实擅长单线程的处理方式,当大脑同时处理多件事情的时候,处理每件事情的效率会急剧下降。

很多人工作效率低的主要原因,是陷入多线程的工作状态。比如,边打电话边工作,边聊微信边工作,A、B两项工作来回切换,等等。如此,处在不够专注的情况下,效率自然难以提高,应避免多线程工作。

那应该采取什么方法来解决呢?其实有很多,先推荐4个容易做到的方法。

1.琐碎事项碎片时间处理

比如,只在上下班交通路上、午饭时间等碎片化时间里刷朋友圈。

2.琐碎事项汇总批量处理

一开始都不处理,规划每天的某一个时间段来专门集中处理琐碎事项,简单高效的。

比如,回复工作邮件。不建议来一封回一封,在某个时间段统一回复。

3.学会任务划分

我们常常需要同时处理多个任务,可来回切换做,效率非常低。最好按照任务的紧急和重要程度,进行分块处理,即一个时间段只做一件事情

4.控制社交上瘾症

要有意识地控制自己在社交APP花费的时间。


个人or工作时间

个人时间,包含上班前、下班后、周末、国家法定节假日等,能用来处理个人事务、学习提升的时间。

工作时间,此处是狭义上的意思,指用于处理工作事务的时间。

很多人勤奋工作,却只赚到苦劳,没有赚到功劳,源于区分不清个人时间与工作时间,花费过多的时间在工作上,并且错误地认为工作就是学习的全部,是进步的唯一方式。

从另一个维度讲,学习分为理论学习和实践操作。因此,工作只是学习的一个方式,帮助我们快速进步的方式,但工作不是学习的全部,工作只是属于将理论学习应用到实践操作的部分。如果把大部分时间都花费在实践操作上,缺乏理论学习,将导致学到的东西是没有体系的、不完整的。

同时,工作也是目标驱动的学习方式。比如,公司要求你去做某些事情,你可能原来不会做,因公司要求才逼着你去学习相关知识。比如,工作中遇到某些问题,之前的你是解决不了的,为了解决问题去学习相关知识。

但目标驱动的学习的最大问题是,只学习到完成任务或解决问题所相关的知识,这些知识仅仅是整个知识框架中的一小部分,又是零散的不成体系的。

举个例子,老板要求写份季度总结报告,你以前没写过,会去学习怎么写,写成了你也懂了,可季度报告只是工作写作的一小块,工作写作也是写作的一小块,你只是掌握了其中的一小点。

搞懂单点知识,没有建立体系化的知识框架,你对单点的认识也会不够深入。要建立体系化的知识框架,必须进行系统化的深度学习。进行系统化的学习之后,有了整体的概念,对之前因工作学到的单点知识有了不同的认识,可能会找到更高效率的解决方案。

所以,即使工作再忙,也一定要抽出足够的个人时间进行系统化学习,时间一长,你的知识结构才能完整,提升自己的水平,也提高竞争力,最终节省时间、提高效率。


小任务

列出个人在时间使用上的错误,并写出对应的解决方法

此前经常在碎片化时间里学习,搞得身心俱疲,效果不佳,放弃了,改成在碎片化时间里思考、娱乐。现在可以试着在碎片化时间里收集学习的信息。

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