太长公司视频会议系统管理办法

第一章 总则

第一条 为了加强公司视频会议系统的管理，规范召开会议的流程，保证会议召开效果，特制定本办法。

第二条 视频会议系统各接入站点应按照统一的规定要求配置分会场的会议系统设备及进行相应的会场布置。

第三条 视频会议系统各接入站点应配备至少2名视频会议设备的维护人员，分为A角和B角，A角为常用联系人，B角为备用联系人，并将联系方式告知公司信息中心会场管理人员，同时负责视频会议系统的调试和维护工作，在视频会议进行时，负责调试视频会议设备。

第四条 全线的各参会站点，应按照会议通知要求准时、全程参加会前的调试，各分会场要做到：声音清晰、无杂音，图像清晰。

第五条 各分会场要按照主会场的要求做好每次联调和会议效果记录，每月将巡检报告上报信息中心；半年、年终检查时，作为目标责任制打分的依据。

第二章 各分会场会前工作

第一条 各分会场会前联调一定要认真负责，出现问题及时与主会场沟通，确保会议的效果。

第二条 各分会场要在接到召开视频会议通知后，立即打开设备与主会场联调，随时与工作人员进行视频和音频的效果调试，确保视频会议的正常使用，如发现问题，要及时向相关人员联系，排除故障。

第三条 各分会场维护人员应保证会议召开时的声音和图像。未经主会场的许可，不准擅自离开会场或进行与调试工作无关的活动。视频会议调试正常以后，分会场需按照主会场指示结束调试工作。

第四条 各分会场开会前，把摄像头对准各分会场参会人员，以参会领导为中心，分会场要求灯光明亮，图像清晰。

第五条 当主会场要与分会场对话时，请各分会场预先把音频设备调试好，听从主会场的指令，直至声音清晰，无杂音。

第六条 当分会场作为主会场时，请分会场将摄像头对准讲话的领导；多位领导讲话时，及时调整摄像头切换至讲话的领导，将需要发言的话筒的声音调到最佳状态，并安排专人保证通信线路的畅通。

第七条 若设备存在问题，及时和所属单位领导汇报，及时维修和更换设备。

第三章 会议召开和结束

第一条 开会期间，各分会场管理专人应时刻观察视频会议的运行情况，根据现场情况调整摄像头和话筒，保证视频会议正常召开。

第二条 当发生故障时，分会场应立即向主会场管理人员联系，说明故障情况并及时协助解决，在此期间，分会场参会人员不得擅离会场。

第三条 各分会场在主会场线路突然出现中断后，请勿用终端的点对点呼叫主会场的终端，保持视频终端在运行状态，耐心等待主会场的线路恢复，主会场线路恢复后，将各分会场一一加入会议。

第四条 在主会场主持人宣布会议结束后，分会场若发现问题，不要下线，及时告知主会场双方继续联调，及时解决问题，确保下次会议的正常进行。

第五条 会议结束后，各会场中断会议连接，进行会议系统设备清洁，然后关闭设备。

第六条 各分会场须填写《视频会议情况报告表》详见附表1，存留一份打印出来以便公司半年检查和全年检查时核对，以电子邮件的形式上报到省信息中心管理人员邮箱。

第四章 设备的管理维护

第一条 视频会议系统主要由摄像头、话筒、视频会议终端、图像显示设备、音响设备、通信网络设备等构成。

第二条 视频会议系统各分会场视频终端设备参数（IP地址、子网掩码、网关）是已经规划好的，各分会场负责人员在使用时，不得随意更改。

第三条 视频会议终端设备由各分会场安排指定至少两名专人进行保管、维护和调试工作，负责定期进行视频会议系统的检查，如发现设备、软件及线路等出现故障，应及时进行设备设备维修、软件调试及故障排除。

第四条 信息中心统一组织各站点管理、维护人员每月对会议系统进行定期巡检一次，对相关设备及线路进行定期维护。发现设备、软件及网络线路等出现故障，应及时进行设备维修、软件调试及故障排除，故障排除后，要进行长时间在线测试，确保在视频会议召开时无故障。巡检、维护结束后，各分会场维护人员需填写《视频会议巡检情况报告表》详见附表2，存留一份打印出来以便公司半年检查和全年检查时核对，并以电子邮件的形式上报到省信息中心管理人员邮箱。做到发现问题及时解决，做好维护维修记录及总结。

第五条 信息中心视频会议管理人员可在工作日内随时抽查各单位的视频会议系统运行、保养情况，并对抽查结果进行记录、分析。对没有达到要求的单位提出指导意见，督促其限期整改。每次会后及巡检完毕后要填写相应的《会议情况汇总表》以电子邮件的形式上报到信息中心管理人员邮箱。