如何成为一个清单控

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当你兴致勃勃开始一场说走就走的旅行,赶到机场却忘了带身份证,立刻蒙圈,只能看着灰机离你远去;

当你一路狂奔,信誓旦旦拿下目标客户,却忘了带产品计划书,或已经错失了升职的希望;

当你疲于奔波在工作生活的囚笼里,早晨睡不醒,上班没动力,晚上忙颓废,感叹时间不够用,生活却成为一团乱麻;

当你收入有数却开支无度,加入了月光族、啃老族行列,工作多年回首发现还没有什么积蓄,无法应对未来的风险……

当下,面对诸多诱惑、诸多繁杂、诸多羁绊,无序和混乱成为生活的常态。

如何提高对目标实现的掌控感,理清层次和重点,提升行动效率和质量,大概每个人都会追问。

而清单管理会给予我们很多信心和力量。

清单管理是一种强制思考的工具

常常看到,网络不时流传出各类清单,详尽列举相关内容的各类事项。这多个清单的背后其实浸透着作者真实的生活体验和极度的烧脑尝试。

清单属于一种主动的强制性思考,大多通过穷举方法初选、精致思考筛选。穷举需要绞尽脑汁,设置各种情境,提出各种可能,清单的列出更是一番决策博弈。如何避免出现思维盲区,这对个人的思维本身就是一种极限挑战。

面对复杂的现实社会,要从容不迫应对任何事,除了具备知识和技能之外,重要的还要拥有更广阔的视野,努力探寻未知区域。而在头脑中植入清单思维,就能实现极致扩张,有效管理自己的思维盲区。

建立清单的过程,其实也是思维锻炼的过程。日本知名学者大前研一在从核能领域跨界进入麦肯锡的第一年,运用清单思维,撰写了企业咨询的诸多套路,明确了咨询管理的具体流程,并撰写了成名作《企业参谋》。可见,清单的确能够化腐朽为神奇,能改变一个人思想、境界和人生。

清单思维具有化繁为简的能力,能够在复杂的关系中梳理清晰的脉络,直指问题核心,体现较强的逻辑性和精简力。清单将所有悬而未决的事项收集归纳整理,按照逻辑组合排列,外化为一张张清单,可以计划展望对未来的期许,可以规范生活及工作的流程,可以指导、管理、附能我们的行动,降低太多的不确定性。

清单思维可以将工作系统化和精准化,有效分配思考精力,进一步提高完成重要工作的专注力。面对复杂的工作,我们总是面临两个问题:一是记忆力和注意力的失误,二是长期高强度工作让人麻痹大意。解决这两个问题,借助清单可以对必要事项进行逐条梳理,对进度进行控制和检查,让失误率降到最低。

清单思维可以罗列和串联不同信息,可以设立共享的信息链,实现宏观的思考,拓展视野广度,提升思想高度。尤其在面临情绪化和非理性因素干扰时,清单思维会形成相对固定的模式,强化科学和理性思考的步骤,避免出现疏漏和仅凭直觉进行的应急反应。

清单管理有容乃大、包络万象

近来《得到》公众号几乎每天都会发布一个牛人的清单,简述做好或理解事情的精要内容,这使复杂的内容简化处理,让人一目了然,具有很好的传播和示范意义。

其实生活中处处都可以列出清单。尤其当我们面临感到比较繁琐而又较为重要的事,更需要详细列出步骤和注意事项,将重要的事情流程化,将流程性的事情工具化,将复杂的事情简单化。

现在正值暑假,你决定和家人一起旅游,去长白山、内蒙古还是云南。可以先列出三个地方的清单,进行风景、气候、人文、住宿、费用等多项拓展对比,做出最中意的决定。然后,再用具化的清单安排旅行:

建立行程清单,具体要去哪些地方,做哪些事;

建立物品清单,要带哪些东西;

建立交通清单,根据行程确定交通工具;

建立预算清单,估算需要支出的费用……

最后将这些清单整合在一起,就成为一套系统的结构性旅游攻略,既有总清单,也有分级清单,还可以对以后其他行程具有参考意义。为避免出现意外时的无奈,还可再建立一份备选方案清单。

同样,作为职场人士,建立一份社交清单,拓展人脉资源尤为重要。建立社交清单需要解决的是人际关系的问题。首先要明确一个原则,社交的核心是人,而不是利益。不仅要想到他人能为我解决什么问题,更要想到我能为他人解决什么问题。健康的社交清单能促使人际关系长期互动、共同进步,有害的社交清单不仅浪费时间还可能受到伤害。真正的朋友应该两肋插刀,而不是插朋友两刀。

小张是公司销售经理,在业务上长袖善舞,在生活中也善于交际。她有一份秘密武器,就是社交清单。在她社交信息库里,建立了详细的人际关系清单。

首先将社交关系分类为亲人、亲密朋友、合作伙伴、客户、重点客户,然后根据人员的分类,分别记录电话、住址、工作、职位、生日、爱好等信息,在每名人员备注上重点联络、每周联络和每天联络的频次,实现了分层次、分重点管理。

她对那些人际交往中有害的关系人也列明了具体对策:

对喜欢搞破坏的人,尽量减少交往而不被干扰;

对滔滔不绝只顾突出自己的人,明确告知自己很忙,没时间闲聊;

对自私自利的人,充分体谅尊重对方自私的权利,但对毫无原则的自私坚决回击,甚至将其从清单中除名;

对惯于毁约的人,自己也不用把约定当真,可以故意违反承诺让其自食其果,甚至关闭交往大门;

对玻璃心的祥林嫂式的人,可以给予安慰但不能浪费太多时间,可在适时告知对方不要无休止抱怨。

其实,清单可以涵盖我们工作、生活的方方面面,例如,物品清单可以让我们定期清理多余的物品,目标清单可以让我们提升目标感,拒绝清单可以让我们面对应该拒绝的事时果断决策,健康清单可以合理安排工作与休息,账号清单可以帮我们保存常用和重要账号,时间清单可以提高我们的工作效率和质量。

建立和运用好各类清单,就是给自己找到一份应对复杂人生的行动指南。

清单管理有持续进化的套路

其实生活中很多问题都没有现成的清单提供答案,需要我们自己进行创造性的实施。而不同的人的视野和境遇也有不同,没有通用的完美清单,只有一份适合你自己的清单。

清单管理有那么多用处,那如何列一份好的清单呢?

列好清单,需掌握好四个原则:

先增后减原则,就是采取穷举法列出一切可能项,充分大开脑洞、激发你的小宇宙一口气列完,然后再就其必要性和重要性进行删减。

简明扼要原则,列完清单后,需要对重点事项进行少而精的描述,要尽量避免繁杂含糊、啰里啰嗦、长篇大论,需要直指核心本质,尤其让自己能够明白;

自我优化原则,即使自己如何绞尽脑汁,也可能会存在遗漏项,需要在灵感迸发或具体执行中对清单进行不断优化。可利用随身便签本、手机里奇妙清单、印象笔记、有道云笔记等,做到随时记录、及时更新。

无限扩展原则,列出清单可以规律性使用、简化行为模式、建立日常习惯,但决不能简化思维,要时常让思维做做体操、锻炼一下,以避免隧道视野,提高应对复杂事项的处理能力。

列出一份好清单,具体步骤有5项:

1、穷举列项。采用发散思维,尽量突破现有束缚,不带批判眼光,列出清单的所有事项,宁可列到冗余或过度的程度。

2、查找关键。对列出的所有事项根据意义大小、重要程度、时间先后等标准进行分类,注明要解决的关键问题,排出优先次序。

3、明确期限。对一些任务类事项,注明时间性要求,增加需要投入的时间、截止日期和具体的进度安排。

4、检查反馈。要有清晰和明确的检查时点,能够及时复盘和反思,做到执行过程和结束时的查漏补缺。

5、及时完善。把清单作为思维的训练工具,经常思考研究,补充新内容,随时改善并督促我们做得更好,而不是束缚自己的思维。

总之,做一个勇于尝试、不断探索的清单控,会让你的生活充满活力和秩序,可以让你更轻松应对未来挑战和不确定性。

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