1.清空大脑，收集杂事进入收件箱
a.只用1%的精力，用来做收集。即当我们在做事情的时候，脑子突然蹦出的新想法，我们要非常快速地把它记录下来，不能花太多时间在新想法上，只有这样我们才能活在当下。
b.把大脑中的事件收集下来放到我们手机的软件omnifocus里。
2.整理收件箱中的杂事，形成待办清单
a.正确并行之有效的整理做法：先有意义，再有条理。意义，指筛选；条理，指分类。先筛选，再分类。明确意义进行选择与取舍，只做重要的事。人生80%的事情不需要做，或者不需要自己做。也就是说，大量的事情其实不需要进入清单。
b.杂事与是否需要进入清单要透过3个问题来连接：
第一，要不要做？是你对一件事情的选择与思考，可能你需要做这件事，可能你并不需要做这件事；
第二，我要的结果是什么？当你需要做一件事的时候，你要学会关注结果！行动不是目的，取得结果才是关键。所以要问自己一句：”我要达到什么样的结果？“就是让自己定位在结果的视角里面；
第三，我下一步的行动是什么？这里有一个公式给到大家：我+动词+关键人+事情。
c.不重要的事情，把它删掉；需要委托的事情，马上委托；还需要酝酿，暂时没时间去处理的把它放到“将来/也许”里。我们应该留下的只有近期的承诺。一种是对时间承诺很高的日历事件；一种是对时间承诺相对较高的情境清单事件。
3.把待办清单进行分类
a.时间管理的本质是对事件的分类。当对收件箱里的杂事明确意义之后，我们就能判断它是不重要的（删掉）；还是眼下紧急的（马上处理）；非常重要的，在某年某月某日之前一定要完成—进入日历（有截止时间）和情境清单（根据时间、空间和精力去做的事务）；
b.所以你的待办清单分为五大类：1.委托清单；2.日历清单；3.情境清单；4.项目清单；5.将来/也许
c.当我们情境清单上的事情设定了明确日期时，我们就要把它移放到日程表上去。情境清单和日程表，是两个非常重要的分类，情境清单很灵活，日程表很严谨。
4.处理待办事件
案例-体检：
你的大脑里记录着一件事：体检！
你很忙，轻易没时间去体检，等你想起来并有时间去体检时，发现自己没有预约，于是也没法顺利进行体检。
这个时候应该怎么办呢？
针对这种情况，我们建议大家首先要做的事情就是：把脑子里突然想起的这件事或这个想法记下来！
当你关注到这件事情的时候，在你很忙的情况下，不需要记录很多，就记两个字：体检！就可以了。
把”体检“这件事从大脑里收集下来，放到你的脑外记录系统里，这时你就可以安心地继续做手里正在进行的工作了。
等到你有闲暇的时间清理自己的脑外记录系统时，你会发现自己的收件箱里有非常多像“体检”这样的事。
这时你看到有体检这一项，于是你就要问自己：要不要体检？
如果你已经很久没有体验过了，那你肯定是要去体检的。
那么接着问自己第二句话：我要达到什么结果？嗯......我要拿到一份体检报告；
我现在比较忙，但是为体检这件事，我近期可以做什么呢？
下一步行动就可以是：打电话预约！
这时，你的脑外记录系统就可以把从脑子里收集下来的杂事“体检”，修改并丰满为比较规范的下一步行动语【我+动词+关键人+事情】，例如：我打电话给招商银行预约去医院体检。
这时候，杂事”体检“就变成了下一步行动”打电话预约体检“，它就变成一个打电话的事情。
如果每件事，大家都可以这样想清楚，那大家出结果的能力就会变得很强！加油吧，学会对每一件事进行反思并行动。
5.面对比较复杂的事情，把它升级成为“项目清单”来统筹执行
a.问那3个问句中，其中第三句“我的下一步行动是什么？”需要反复不断地问，以至于我们会得到N多个下一步行动，直到事情去到我们想要的那个结果。
b.所以项目是什么？项目就是很多个下一步行动的集合清单，清单上的所有行动都要指向我们渴望得到的那个结果。
案例-体检：
a.体检是杂事，问了3个问句之后我们得到“要达到的结果是拿到体检报告”，于是我们的下一步行动就是“打电话预约体检”。
b.然而“打电话预约体检”只是第一步，第二步是我们要“外出去体检”，体检完了之后还要等待体检报告出来，拿到体检报告之后我们还要查看体检报告......
c.以上就是我们做一件事由想法到最终得到结果的一系列流程，是需要把想法或者杂事转化成N个下一步行动，其实这也就是一个“项目”的完成过程。
d..生活和工作中还有很多更重要的事情需要我们用“项目”的思维来完成。例如：结婚、生小孩、环球旅行......