《时间管理100讲》践行第88天 2018.04.14

听完【工具】

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【工具】将纸质资料电子化的好工具

最近这个系列，我们讲述的主题是“工具”，工欲善其事，必先利其器。

易效能就是把所有的时间管理理念融会贯通，并通过工具来落地。

如果你熟悉之前的理论部分，那你一定要学习工具的部分，把这两个结合在一起，你就可以不断地提升效率。

今天我们继续来为大家分享一个新的工具，它叫做“扫描全能王”。

相信大部分职场人士都遇到过这样的事情：

工作中会产生的大量纸质文件，我们通常把它放在家里或是办公室里，当我们外出的时候，可能会突然要用到它们，这时候我们根本拿不到它们，这时我们应该怎么办？

到目前为止，我们离不开纸质的系统，然而为了使用方便，我们也要开始慢慢将许多重要的资料电子化储存！

对纸质的文件、文档进行电子化，我运用的工具是扫描全能王。

它类似于上一讲我们所讲的手写工具Notability。

Notability是一个过程性的软件，扫面全能王也是一个过程性的软件。

把纸质文件的拍照，经过简要的处理，最终我还是会把它存在印象笔记当中。

我先来介绍一下扫描全能王的基本功能，再来强调一下它的一些关键功能。

第一部分我们讲基本功能。

扫描全能王有拍照生成的功能和导入图片生成的功能。

这两个基本的功能你只要点开软件，进去就会使用了。

界面下方的正中间有个拍照的按钮，右下方还有一个图片的按钮，分别是拍照和图片导入的功能。

第二部分讲讲它的特殊功能。

1、标签分类功能

扫描全能王可以建立标签，其实这就是分类的功能。

我们有大量的文件，如果你不进行分类，不便于寻找。

所以分类和标题非常重要！

我介绍一下我是怎么分类的：

我有很多证件，把它们电子化以后，建立“证件”这个分类。

有时候我会读一些书，这书我不需要整本的拍照，所以，我拍关键的页面，然后建立“书籍”这个分类。

很多健康的记录，比如体检报告等等，我会把它分类一个叫“健康”的标签。

我们的合同、说明书、保修卡，旅行......都是需要有一些记录的。

还有关于家庭事务的记录，比如说关于孩子的一些文档，成绩单之类的。

工作当中的会议纪要、重要文档，学习笔记等等都需要有记录和分类。

可能你的分类和我的不太一样，不过没关系，我们要做到的只是建立好分类！

这样你拍照和记录的时候就有地方存了。

2、共享功能

扫描全能王有一个云空间，也就是说软件本身就提供了在多个设备之间存储以及同步的功能，你注册一个账号就可以使用。

有的需要花钱买，但是它有给一定的免费空间，不够用了你再买。

我一般会用一用，但是我不把它作为最终存储的地方，我先在这里做一些编辑整理工作，然后再把整理好的资料导出，最后存到印象笔记当中。

它的导出也很方便，而且我们可以把它导出成PDF。

PDF的好处是文档比较小，但它也有坏处，就是不易更改。

所以扫描全能王的底稿也要保存好。

比如说当我们的证件更换了的时候，“全家的证件”这个文档，就需要更改了。

要用扫描全能王再拍一遍，然后再把原来的删除掉，重新生成一个PDF的文档，放在印象笔记当中。

你们可能会问我：为什么不直接用印象笔记呢？

印象笔记可以用来保存，但它目前没有生成PDF的功能，你只能拍一张张的图片进去。

这样的话，第一，它的坏处是文档比较大；第二，要分享给别人很不方便，而PDF的分享是很方便的。

每一个软件都有它的特点，不能按照厂商所宣传的那样说它能满足用户的所有需要。

每一款软件都不能满足大家的所有需要。

即使有软件真的做到了能满足大家的所有需要，那它也不见得是做得最好的，这叫术业有专攻。

来参加易效能的课程，我们就会告诉你每个软件之间的优势和劣势，然后你融会贯通，把它用好，就能提升效率。

扫描全能王还有一个非常好的功能，我最后来讲：它可以在拍照和导入图片的时候，对每一张图片自动裁边。

你拍的图片可能歪歪扭扭，有点像梯形，但是，它可以给你裁成方方正正的长方形，这样真的是很妙！

扫描全能王应该是全平台的。

它也是一款过程性的软件。

你通过拍照、导入图片，然后把它编辑好导入到印象笔记当中存储，但是一定记住要保留原稿在扫描全能王中。

最后需要特别强调的是：一定要建立好标题&标签！

我们这一讲的软件就介绍到这里，感谢你的聆听。                                       

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