在信息爆炸的时代,时间不仅被当成奢侈品,恐怕还是人最重要的资产。既然是资产,那么如何把时间资产管理好,甚至帮助自己在未来都能产生效益,相信是不少人心里的大问号,那么我们就来谈一谈时间管理吧!
改善你无法达成目标的『5个有效方法』:
《一定要设「以时间为单位」的目标》
如何有效的管理时间?我觉得很重要的第一个步骤就是「设置时间上的目标」。大部分的人都知道要设置自己所要达成的目标,但是常常忘记为目标订下时间轴,以至于没办法推算进度和时程。
举个小例子来说,今天Win打算经营一个专业博客,写自己在创业上的日志,产量是每个月产出2篇各1000字的文章,我知道自己的写作速度大约每小时400字,那我可能空出一个下午专心写一篇,或者我可能要连续3天都留1小时写作,才能应付自己设置的产量目标。
1000字(目标) = 400字/时 * 3小时
若拉长到人生中像买房这样的大型目标,例如我打算在35岁前存到5,000万元后退休(Win现在26岁),代表这10年每年要存至少500万元,也就是每个月存款42万元,所以薪水起码要有60-70万元,才能够达成这个目标。那么我就会想,帮别人打工,一间公司要支付我70万月薪的机会不高,只有自己创业当老板,才有机会达到理想中的储蓄目标,接着我就要思考,我可以自己开公司,而且是要具备潜力与规模的,才能在10年中的第1-2年投入资金&回本、第3-10年赚钱的状况下完成。所以,接下来我会去估算的是我要花多久的时间可以开一家这样的公司。
退休金5000万(目标) = 10年 * 500万/年 = 120月 * 42万/月
这时候大家一定看出来了,所有的目标都能看成一个一个的项目,我们要做的,就是控管项目的时程,所以现在不管你有哪些梦想、哪些目标,都先写下来并标注预估花费的时间,再把总花费时间拆解成明确的计算单位,然后再以时间线或甘特图来呈现,简言之,就是「量化」,对于时间资产的产值,就会越来越清晰。
减肥比赛前变瘦6公斤(目标) = 3个月 * 2公斤/月 = 12周 * 500公克 = 90天 * 67公克
每天走1万步(目标) = 1.5小时 * 6700步/时 = 90分钟 * 112步/分 = 5400秒 * 1.9步/秒
《找到身体和时间最适合的配合方式》
接下来,我想来分享一下自己是如何找到最快最有效率的时间使用方式。平常白天我大概7点起床,接着就开始忙碌的一天:各种会议要开、主管们要讨论各种问题的解决方式、约了其他客户在外面开会(还要加上交通时间)...跟大部分的管理者一样,白天上班的时间就是这么度过。所以我就「分析自己的时间特性」,换句话说,就是找出适合自己的作息。
以我一天的作息为例:
白天
专注力高,可以处理复杂的问题,例如公司的行销宣传方案、教育训练题材的编写等等。
(我最近跑去念MBA,白天常常用来上课进修)
下午
耐性变低、专注力下降,比较适合跟人交互或做一些不太使用大脑的事,例如跟主管或下属讨论事情、巡视公司环境、跟客户约开会、输入文书数据等等。
晚上
我发现凌晨1-3点是自己工作最有效率的时间,因为光是通信软件的干扰就降低很多,就去除了大半会造成分心的来源。这段时间我最能专注,产出的工作品质也最高,可以思考问题的深度也比白天还有深度,可以说是进入一种「心流」(Flow)的状态,即使短短的15分钟,都让我感觉做到了白天里1小时的工作进度。
当然我不是鼓励每个人减少睡眠来利用凌晨的时间,但找出自己身体和作息最适合的配合方式,一定能大大提升你工作的效率。
心流(注):一种将个人精神力完全投注在某种活动上的感觉,此时会有高度的兴奋及充实感。
《让大脑分区休息降温》
如果发现自己无论如何进入不了专注或有精神的状态,适时让大脑休息是必要的。我也提供一个让大脑休息的小技巧:大脑处理每件事情时使用的区域都不同,例如长时间使用同一个A区会让这块A区过热,这时就要把使用区域转到B区,好让A区降温。技巧就是移转到一件完全不相干的工作上,例如从财务报表的制作,跳到把名片输入通信录,就能有效让大脑分区休息。
《不吝于奖励最棒的自己》
同时,给自己奖励也是一个提升效率的心理暗示技巧。在设置工作目标时,可以顺便想一下:如果我在期限内完成,甚至我提前完成目标,可以给自己什么小奖励,也许是晚餐吃炸鸡、买一件肖想很久的西装、看场电影....等等,这些小奖励,会让自己更有动力朝目标前进,想着越早完成就能越早享受奖励。
《如何善用时间的观念》
最后,跟大家分享2个我个人很喜欢的小撇步:
(1)养成随身带书的习惯
零碎的时间也是时间,它的价值并不因为零碎而减损,所以善用零碎时间是很重要的事,大家不妨计算一下:一天善用30分钟零碎时间 * 365天= 182.5小时/年,如果读完一本书使用3小时,就等于一年可以读60本书,这是不是非常的可观呢!
(2)不追求完美主义,先行动再说
我以前跟大多数人一样喜欢追求完美主义,让自己深陷拖延的轮回中,像是一份企划书要N次校正,把所有排版、文句通畅....都做到自己心目中完美才肯提交,但在时间就是金钱的商场中,你花3天提出也许大老板根本不要的点子,但用1天时间提交的人,也许已经做了3份不同的提案给老板了。若从4个提案中选一个,3个提案就占了75%的机率会赢,这样为了达到完美而花费的时间,是不是瞬间觉得很不值得呢?
【结语】
时间管理是一门我们这辈子都在学的课题,方法和理论百百种,重点在于你个人的管理能力,还有越早学会越好,引用作家蓝白拖的话:「学习的时间成本与价格,会与年纪成正比。」建议你多学习模仿成功者的思维,早点学会对时间的管理方式,会比去学其他任何的管理技巧,对自己人生的帮助都还要重大。切记:Time is money.
这是Win第一篇自己经营的,除了希望分享自己过去的工作日志、自我成长方式外,更期许自己能在2018年,用文本的力量协助更多人在工作职场、人际关系、自我身心更上一层楼。
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