1 工作表中存在大量的细小图形对象
工作表中如果存在大量的细小图形对象，那么文件体积就可能在用户毫不知情的情况下暴增，这是一种很常见的“Excel 肥胖症”。可以使用下面两种方法来检查Excel 工作表是否存在这种症状。
（1）在工作表中按键调出“定位”对话框，单击“定位条件”按钮，在“定位条件”对话框中选择“对象”项，单击“确定”，如图1 所示。然后观察工作表上是否会显示很多被选定的对象。
如果工作簿中包含多个工作表，需要在每个工作表中用这种方法进行查找。关于“定位”功能的更多技巧，请参阅技巧28。
注意：隐藏列或行中的对象利用这种方法无法被看到。
（2）用VBA 对工作簿中的对象进行计数，查看在每个工作表中实际存在的对象数量，如果此数量不合理，就说明有问题。按打开VBA 编辑器窗口，单击菜单“插入”→“模块”来插入一个新模块，默认情况下为“模块1”，然后在模块1 的代码窗口中输入以下代码：
Sub CountShapes()
Dim n As Double
Dim ws As Worksheet
Dim Content As String
For Each ws In Worksheets
n = ws.Shapes.Count
Content = Content & "工作表" & ws.Name & " 有" & n & " 个对象" & vbCrLf
Next
MsgBox Content
End Sub
最后，按F5 键来运行这段代码，就能看到检查结果。在看似空白的工作表中，存在着大量的图形对象，如图2 所示。
如果确认在工作表中存在大量的对象，而用户并不需要它们，可以用两种方法来处理：
（1）刚才的定位方法中，当对象全部处于被选择状态时按键删除它们即可。
（2）使用宏在多个工作表中更加精确地删除这些无用对象。比如，可以根据需要只删除高度和宽度都小于14.25 磅（0.5 cm）的对象。
只删除活动工作表中特定大小的对象的代码为：
Sub DelShapes()
Dim sp As Shape, n
For Each sp In ActiveSheet.Shapes
If sp.Width < 14.25 And sp.Height < 14.25 Then
sp.Delete
n = n + 1
End If
Next sp
MsgBox "共删除了" & n & "个对象"
End Sub
删除所有工作表中的特定大小的对象的代码为：
Sub DelAllShapes()
Dim ws As Worksheet
Dim sp As Shape
Dim n As Double
Dim Content As String
For Each ws In Worksheets
For Each sp In ws.Shapes
If sp.Width < 14.25 And sp.Height < 14.25 Then
sp.Delete
n = n + 1
End If
Next
Content = Content & "工作表" & ws.Name & " 删除了" & n & " 个对象" & vbCrLf
n = 0
Next
MsgBox Content
End Sub
这些令人疑惑的对象的产生原因可能有以下几个。从网页上复制内容后直接粘贴到工作表中，而没有使用选择性粘贴。无意中使用绘图工具栏的直线工具或其他绘图工具，不知不觉中在工作表中插入了小的直线或其他图形对象，由于尺寸很小，于肉眼几乎无法看到。而后，又通过单元格的复制产生了大量的小绘图对象。在工作表中插入了图片或其他绘图对象，操作中又将其高度宽度设为0 或很小的值，通过复制产生了大量的对象。
在行或列的位置中插入了绘图对象，对象的属性为“大小位置随单元而变的（默认的）”，然后隐藏行或列，或设置行高或列宽为很小的值，从而使插入的对象不能看到。工作表中的对象设置了不可见属性（Visible=false），或对象的线条与填充色均设与背景色相同，使对象无法被看到。
2 工作表中在较大的区域内设置了单元格格式或者条件格式
仔细观察工作表滚动条，如果滑标很小，且拖动滑标向下到底，可以到达很大的行号或列标，可是工作表中实际使用到的区域很小，如图3 所示。这就说明，有相当大一块区域可能被设置了单元格格式或者条件格式，这些并没有被用到的单元格，能对文件体积产生很大的影响。
解决办法如下。单击到真正需要的行号的下一行，按组合键，选择所有的多余行（也可以在名称框中输入行号如2000∶65536），单击菜单“编辑”→“清除→“格式”（或全部）。同理，也可以清除多余列的格式。
有时，用户确实需要为工作表中空白的区域预设格式，以备将来增加数据之用，但一定要使用正确的方法，否则就会造成大量用不到的区域被预设了格式，徒增文件体积。
如果需要在一行或一列的很大范围设置统一的单元格格式，可以选择整行或整列设置单元格格式，而不要只选择行列的一部分单独设置格式。前者不会造成文件体积虚增的问题，而后者会增加文件体积。试验一下在两个Excel 文件里面分别对A1∶A65536 设置单元格格式和对A∶A 设置单元格格式，目的都是为A 列设置格式，但最终文件的体积相差100 倍以上。
在工作当中用电子表格来处理数据将会更加迅速、方便，而在各种电子表格处理软件中，Excel以其功能强大、操作方便著称，赢得了广大用户的青睐。虽然Excel使用很简单，不过真正能用好Excel的用户并不多，很多人一直停留在录入数据的水平，本文将向你介绍一些非常使用的技巧，掌握这些技巧将大大提高你的工作效率。
⒈快速定义工作簿格式
首先选定需要定义格式的工作簿范围，单击“格式”菜单的“样式”命令，打开“样式”对话框；然后从“样式名”列表框中选择合适的“样式”种类，从“样式包括”列表框中选择是否使用该种样式的数字、字体、对齐、边框、图案、保护等格式内容；单击“确定”按钮，关闭“样式”对话框，Excel工作簿的格式就会按照用户指定的样式发生变化，从而满足了用户快速、大批定义格式的要求。
⒉快速复制公式
复制是将公式应用于其它单元格的操作，最常用的有以下几种方法：
一是拖动制复制。操作方法是：选中存放公式的单元格，移动空心十字光标至单元格右下角。待光标变成小实心十字时，按住鼠标左键沿列（对行计算时）或行（对列计算时）拖动，至数据结尾完成公式的复制和计算。公式复制的快慢可由小实心十字光标距虚框的远近来调节：小实心十字光标距虚框越远，复制越快；反之，复制越慢。
也可以输入复制。此法是在公式输入结束后立即完成公式的复制。操作方法：选中需要使用该公式的所有单元格，用上面介绍的方法输入公式，完成后按住Ctrl键并按回车键，该公式就被复制到已选中的所有单元格。
还可以选择性粘贴。操作方法是：选中存放公式的单元格，单击Excel工具栏中的“复制”按钮。然后选中需要使用该公式的单元格，在选中区域内单击鼠标右键，选择快捷选单中的“选择性粘贴”命令。打开“选择性粘贴”对话框后选中“粘贴”命令，单击“确定”，公式就被复制到已选中的单元格。
⒊快速显示单元格中的公式
如果工作表中的数据多数是由公式生成的，如果想要快速知道每个单元格中的公式形式，可以这样做：用鼠标左键单击“工具”菜单，选取“选项”命令，出现“选项”对话框，单击“视图”选项卡，接着设置“窗口选项”栏下的“公式”项有效，单击“确定”按钮。这时每个单元格中的公式就显示出来了。如果想恢复公式计算结果的显示，再设置“窗口选项”栏下的“公式”项失效即可。
⒋快速删除空行
有时为了删除Excel工作簿中的空行，你可能会将空行一一找出然后删除，这样做非常不方便。你可以利用“自动筛选”功能来简单实现。先在表中插入新的一行（全空），然后选择表中所有的行，选择“数据”菜单中的“筛选”，再选择“自动筛选”命令。在每一列的项部，从下拉列表中选择“空白”。在所有数据都被选中的情况下，选择“编辑”菜单中的“删除行”，然后按“确定”即可。所有的空行将被删去。插入一个空行是为了避免删除第一行数据。
⒌自动切换输入法
当你使用Excel 2000编辑文件时，在一张工作表中通常是既有汉字，又有字母和数字，于是对于不同的单元格，需要不断地切换中英文输入方式，这不仅降低了编辑效率，而且让人不胜其烦。在此，笔者介绍一种方法，让你在Excel 2000中对不同类型的单元格，实现输入法的自动切换。
新建或打开需要输入汉字的单元格区域，单击“数据”菜单中的“有效性”，再选择“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表框中选择“打开”，单击“确定”按钮。
选择需要输入字母或数字的单元格区域，单击“数据”菜单中的“有效性”，再选择“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表框中选择“关闭（英文模式）”，单击“确定”按钮。
之后，当插入点处于不同的单元格时，Excel 2000能够根据我们进行的设置，自动在中英文输入法间进行切换。就是说，当插入点处于刚才我们设置为输入汉字的单元格时，系统自动切换到中文输入状态，当插入点处于刚才我们设置为输入数字或字母单元格时，系统又能自动关闭中文输入法。
⒍自动调整小数点
如果你有一大批小于1的数字要录入到Excel工作表中，如果录入前先进行下面的设置，将会使你的输入速度成倍提高。
单击“工具”菜单中的“选项”，然后单击“编辑”选项卡，选中“自动设置小数点”复选框，在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数。在此，我们键入“2”单击“确定”按钮。
完成之后，如果在工作表的某单元格中键入“4”，则在你按了回车键之后，该单元格的数字自动变为“0.04”。方便多了吧！此时如果你在单元格中键入的是“8888”，则在你结束输入之后，该单元格的数字自动变为“88.88”。
⒎用“记忆式输入”
有时我们需要在一个工作表中的某一列输入相同数值，这时如果采用“记忆式输入”会帮你很大的忙。如在职称统计表中要多次输入“助理工程师”，当第一次输入后，第二次又要输入这些文字时，只需要编辑框中输入“助”字，Excel2000会用“助”字与这一列所有的内容相匹配，若“助”字与该列已有的录入项相符，则Excel2000会将剩下的“助理工程师”四字自动填入。
按下列方法设置“记忆式输入”：选择“工具”中的“选项”命令，然后选择“选项”对话框中的“编辑”选项卡，选中其中的“记忆式键入”即可。
⒏用“自动更正”方式实现快速输入
使用该功能不仅可以更正输入中偶然的笔误，也可能把一段经常使用的文字定义为一条短语，当输入该条短语时，“自动更正”便会将它更换成所定义的文字。你也可以定义自己的“自动更正”项目：首先，选择“工具”中的“自动更正”命令；然后，在弹出的“自动更正”对话框中的“替换”框中键入短语“爱好者”，在“替换为”框中键入要替换的内容“电脑爱好者的读者”；最后，单击“确定”退出。以后只要输入“爱好者”，则整个名称就会输到表格中。
⒐用下拉列表快速输入数据
如果你希望减少手工录入的工作量，可以用下拉表来实现。创建下拉列表方法为：首先，选中需要显示下拉列表的单元格或单元格区域；接着，选择菜单“数据”菜单中的“有效性”命令，从有效数据对话框中选择“序列”，单击“来源”栏右侧的小图标，将打开一个新的“有效数据”小对话框；接着，在该对话框中输入下拉列表中所需要的数据，项目和项目之间用逗号隔开，比如输入“工程师，助工工程师，技术员”，然后回车。注意在对话框中选择“提供下拉箭头”复选框；最后单击“确定”即可。
大家都知道，word文档中的图片是不能够复制粘贴的，只能将图片从文档中提取出来，常用的方法是将word文档另存为网页格式的进行提取。但缺点是提取一张图片会生成一张原始图和一张缩略图（效果非常差），用户还得从这两张图片中挑选那张效果比较清晰的图片，非常繁琐。若图片多了，更是苦不堪言。
今天，笔者就带领大家认识另一种提取word文档中图片的方法。前提是你的系统中安装了office 2007或office 2003中安装了兼容office 2007的补丁程序。
第一步：打开要提取图片的word文档，单击“文件”→“另存为”，将文件保存类型设为“word 2007 文档（*.docx）”格式，文件名可自定义。点击“确定”按钮生成一个*.docx格式的文件。
第二步：将生成的.docx格式的文件重命名为.zip格式的文件（更改文件的扩展名即可）。之后会弹出“更改可能会导致文件不可用，确认是否更改”提示对话框，选择“是”。
注：操作系统默认是“隐藏文件的扩展名”的，所以用户必须在“工具”→“文件夹选项”→“查看”窗口中去掉“隐藏已知文件类型的扩展名”前的对勾，将文件的扩展名设为可显示，否则无法更改文件的扩展名。
第三步：将生成的zip格式的文件解压缩，然后再在文件的解压缩目录下打开wordmedia文件夹，即可看到提取好的所有word文档中的图片，而且是每张图片各一张，文件名也是按图片的先后顺序来命名。
这种方式虽然进行了几次文件格式的转换，但是比起在大量图片中进行二选一挑选的方式不知快了多少倍，而且出错率也非常低，非常适用于word文档中进行大量图片的提取工作！
（网易博客 2008-11-23 14:08:09|）