【正念领导力】如何高效开会？

原创作者：悟心斋正念商学院 首席正念教练 张林宝 微信bob2004 转载请联系我。

老板怎么听，员工才会说？

老板怎么说，员工才会听？

案例分析：

开会的时候， 员工老是看手机， 不积极参与会议讨论， 心不在焉，不是很专注 ，老板觉得员工不支持自己， 很恼火。  会议效率很低， 而且基本每次都delay。 

Linda是世界五百强公司的manager ， 她所在的team是一个研发团队 ， 共有6名成员， 都是100%的 程序猿、IT男。 最近她觉得有一件事情越来越无法忍受了。 简直到了让她崩溃的地步。 

每周二下午2:00 ， 会有一次例会。 Linda会和member们一起review 项目的进展情况，每个工程师逐一汇报自己的progress 。 可是， 最近开会的时候， 每个人都无一例外的，带着自己的智能手机。 Linda带这个团队有5年的时间了。 头几年智能手机没有这么发达的时候， 她并不觉得这是个问题。可是，现在工程师总是频繁的看手机， 导致大家很不专注。 尤其是， 当讨论某个问题的时候， 突然问到某个人， 那个人会说： sorry， 你刚才说什么？ Linda好不恼火， 还得把刚才的问题，重复一下！  本来一个小时的会议 。 总是要delay。 会议下来 ， Linda也是一肚子的火。 毕竟她也不能没收大家的手机， 外企还是很人性化的。  有一次 Linda终于忍不住了，  大声说， 以后开会， 谁也不许看手机，都好好开会。 否则 蛋挞规则（外企特有的方式：谁违背了规则，比如开会迟到， 就送每个人一个蛋挞，以示惩罚）。 大家表面听从了， 可是过了2周， 又跟以前一样。 

Linda 到底应该怎么办呢？  

Linda ，很纳闷， 大家都是成年人，为什么就不能如此的专注的听跟她一起开会呢？

Linda的问题是如何 让大家集中精力 专注开会呢？

那么 在这个案例中， Linda 应该怎么办？  Linda如何才能带领团队，高效开会呢？

一个manager 85%的时间都是用于沟通的， 其实很多时间都是在开会，无论是一对一，还是一对多。 作为一个manager ，在管理一个项目的时候， 每周的例会 ，是项目管控的一种形式， 通过集中讨论、汇报， 项目经理，可以知道项目进展如何， 碰到了哪些问题，比如资金，人员问题， 有哪些潜在的风险， 该如何解决， Todo是什么？  

还会有一些关于整个team的一些决议，涉及到大家利益的事情，都会在会议上宣布， 如何激发大家的斗志， 凝聚共识，都是manager要做的。 

首先， 我们来看看几种常见的会议形式：

a. 中央领导开会，一团和气型：

b. 基层干部开会型：

�c. 认真学习型：

d.  外企开会型：

e. 圆桌会议：

会议，开的有没有效率，直接体现着一个manager的能力。 

回到这个案例 ，从效果来看， 显然 Linda不是一个好manager ， 没有把握好会议节奏， 也没有抓住工程师的参与性，和调动大家的积极性。   大家觉得开会，很无聊，Linda一言堂， 所以，借玩手机表示不满； Linda觉得自己说话没人听， 没有被尊重， 双方都不满意， 浪费了时间，还没有效果。 这些会议就是失败的。 

那么， 如何解决呢？  如何正念开会呢？ 

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改变别人是不可能的， 唯有改变自己！

Linda 要从改变自己开始。  

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我们先来看看正念沟通的四个步骤：

1，暂停

2，对当下的现实保持开放的态度

3， 深度聆听

4，说出真相和实情，自己真正的想法（但不要伤害别人）。

1， 暂停：

Linda 需要放下 “为什么别人都不支持我”的先入为主的心态， 没有人想和她对着干，或者是针对她。 这些都是多年的老同事，都是不错的人， 就是说话很直，程序猿吗， 都这样。 

每当Linda感觉要发火的时候， 可以利用呼吸和双脚踏地的触觉将自己带到当下，把自己融入到全然的倾听中来， 而不是 评判 “他又不好好听我讲话，不尊重我 ，shit，带着愤怒”

2， 对当下的现实保持开放的态度。 

开会的目的是为了发现问题，解决问题， 那么 Linda更多的工作是 speak还是 Listen 呢？ 

所以Linda应该尽可能的让大家多说， 自己多听。 多听听大家的反馈， 让大家有事干， 有事可说， 自然也就不看手机了。 

3， 深度聆听

以前Linda听的时候， 总是带着一些评判， 甚至会和下属有一些argue或者challenge，比如 上次todo里面就说了这周完成这个事， 怎么还能完成？  下属会很难看， 也会说一些在Linda看来狡辩的话。   

现在Linda ，全身心的倾听大家的反馈，一旦她意识到自己 走神了， 又想起了自己的老板的日程表， 以前的项目失败的情景 ， 就关注一下自己的呼吸，让自己回到当下。  现在她听的时候， 会合上笔记本，看着对方来说。 等下属说完了， 她再简单的在本子上记录一下来。 当下属觉得Linda在全然的倾听自己的时候， 他说的更加细致了， 也更有层次， 其他的员工，也都竖着耳朵听，大家都静静的听他讲自己的progress ，碰到了哪些问题， 他自己打算如何解决。 看起来员工都自己找到了答案。   Linda要做的就是不断的耐心的倾听， 点头，鼓励！  

关于 ，Linda是如何练习 “正念倾听、深度聆听”的时候， 可以参照【正念领导力之五：正念倾听（上）】之 领导者如何进行自我倾听？  通过这个练习， 不断培养自己倾听声音的专注力， 而不是大量的走神！

4， 实事求是，说明事情，但不伤害别人。 

如果， 下属的计划， 可能和整个section的计划有冲突， 或者schedule严重不符的时候， Linda也会指出来， 目前实际情况是怎么样的， 可能需要做一些调整， 问问员工的意见，但前提都是鼓励员工的。 员工理解了老板的难处， 也不会一意孤行。 

如果， Linda觉得员工是对的， 也会，回去和自己的老板沟通， 提出改善意见。  

大家都说Linda最近变了。 以前Linda总是一言堂， 说的多， 现在Linda 说的少了， 耐心的听大家讲， 而且， 很专心， 当大家看到 Linda很专注，真心对自己的work感兴趣，甚至欣赏自己的工作的时候， 都愿意分享自己的心得体会， 然后意见。  

现在开会是这样的了：

一位员工说： 

“以前Linda 问我们的意见， 我们觉得她是例行公事， 既然这样， 为什么我们要说呢？ 现在不一样， 她变了 ，她开始学会尊重我们了， 我们的意见真的会被采纳， 我们也愿意说了。 

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