高效能慢生活践行392天(D4定位和选择性粘贴)

无论你走到天涯海角,只要GPS在手上,我们都能相遇。今天我们继续学习新的内容——GPS定位和选择性粘贴的用法

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一、GPS的定位(CTRL+G=F5)

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1.基本用法

按ctrl+G/F5→弹出定位窗口→在引用位置输入需要定位的区域→确定,即可跳转到目标区域(可以应用到定位不同的工作表和工作簿,定位位置会在定位框里面留有痕迹)

按ctrl+G/F5→弹出定位窗口→点击定位条件→选择批注、常量、公式、逻辑值、错误值、空值等条件→确定(如定位有批注的单元格)

注:批注的图片生产操作:点击需要插入批注的单元格→右击→插入批注→在批注框里右击→设置批注格式→颜色与线条→点击颜色的下拉按钮→填充效果→图片→选中图片后→插入→确定→确定

2.定位的进阶用法

(1.)按ctrl+G/F5→弹出定位窗口→点击定位条件→当前区域→确定(类同CTRL+A)

(2)按ctrl+G/F5→弹出定位窗口→点击定位条件→最后一个单元格→确定(最后一个单元格,是有内容录入的最长的行和最长的列的最高值拼起来的那个单元格)

(3)按ctrl+G/F5→弹出定位窗口→点击定位条件→条件格式→确定→开始→条件格式→清除规则→清除所选单元格的规则(如果工作表中的数据设置条件格式,我们可以按条件格式快速定位到、清除。)

(4)按ctrl+G/F5→弹出定位窗口→点击定位条件→数据验证→确定→数据→数据有效性→数据有效性→确定,则清楚数据有效性(若工作表中设置了数据有效性,按F5选数据验证定位。

注:数据有效性的设置:选定区域→数据→数据有效性→数据有效性→设置→序列→在来源输入需要的字体→确定

3.运用定位快速求和

小计:选定区域→按CTRL+G→定位条件→空值→确定→按ALT+=

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累计:直接选择目标区域,按ALT+=

4.快速更新报表(把数字删除,公式保留)

选择目标区域→按CTRL+G→定位条件→常量→确定→delete,即可把数字删除,统计公式保留,当把数字填充,含公式单元格会自动生成结果

注:录入数据的技巧:选定区域→按CTRL+G→定位条件→空值→确定→输入数据→按Tab左右移动,按shift+ecter向上移动,按回车向下移动,分别输入数据

5.快速找不同(两个结果对比)

方法一:选定区域→按CTRL+G→定位条件→列/行内容差异单元格→确定→标注颜色

方法二:选定区域→按CTRL+\→标注颜色

方法三:在旁边空白单元格属于=选定结果一单元格=选定结果二单元格→往下拖动

6.不复制隐藏行

方法一:选定区域→按CTRL+G→定位条件→可见单元格→确定→复制→粘贴

方法二:选定区域→按Alt+;(复制可见单元格)→粘贴

方法三:选定区域→早已设置好的快速访问工具栏→粘贴

7.空行的插入与删除

利用辅助列,分别旁边空白两列交叉都录入数字1→再选中往下拖动→按CTRL+G→定位条件→常量→鼠标右键插入→选择整行→复制表头→选定区域→按CTRL+G→定位条件→空值→确定→粘贴表头。

如果要删除空行→选择A列→按CTRL+G→定位条件→空值→确定→右键删除(Ctrl+-)→选择整行

8.智能填充合并单元格

有合并单元格的区域,我们无法对数据进项排序

选中合并区域→取消合并→按CTRL+G→定位条件→空值→确定→在编辑输入=合并单元格的内容→按Ctrl+enter→选中取消合并的区域→复制→粘贴成数值,即可进项排序

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9.快速找对象

方法一:按CTRL+G→定位条件→对象→确定→delete,即可删除

方法二:选中其中一个目标→Ctrl+A→delete

注:如何压缩图片

选中其中一个目标→Ctrl+A→格式→压缩图片→点击电子邮件→确定

二、选择性粘贴(Ctrl+Alt+V)

1.基本用法

普通粘贴,直接将公式、格式等都粘贴下来了;

粘贴值,只将复制的内容粘贴为值,里面不带任何的公式或格式,这个在我们只需要粘贴复制的内容时,经常会使用到,而且还没有快捷键,所以这个命令我们添加到快速访问工具栏里面,方便我们经常使用,放置在快速访问工具栏的操作步骤为从Excel的文件选项进入快速访问工具栏,所有命令里面找到粘贴值的命令进行添加就可以了;

粘贴公式,只粘贴公式,格式之类的都不会粘贴过来;

转置粘贴,就是粘贴后行与列进行互换,这个也会经常使用到;

粘贴格式,只粘贴格式,公式之类的都不会进行粘贴;

粘贴链接,就会直接利用引用,直接就等于将原文件的文件的位置;

2.进阶用法

(1.)运算

在空白格输入10000.00→复制→选中目标区域→右击→选择性粘贴→数值、除→确定,即可将元变成万元

(2.)复制列宽

复制区域表格→再新建表格里,右击→选择性粘贴→保持原列宽

(3.)带链接的图片

复制区域表格→再新建表格里,右击→选择图片/链接图片(随数据变化而变化)→保持原列宽

注意:添加照相机功能:点击Excel选项→快速访问工具栏→所有命令→将照相机功能添加到快速访问工具栏;

使用该功能:复制区域表格→照相机→出现小十字按钮→点击需要粘贴的区域,可以随数据变化而变化

3.文本数字转数值

方法一:选中目标区域→点击文本数字前面的感叹号→转化为数值(适宜用于少量)

方法二:复制任一空白单元格→选中文本数据区域(Ctrl+shift+↓)→右击→选择性粘贴→数值→加→确定

方法三:选中目标区域→数据→分列→完成(按F)

4.跳过空单元格,先进行复制,然后在需要复制的那一列第一行选择,调出选择性粘贴窗口,数值和跳过空单元格,再确定,就可以可以合并了;

5.PPT的使用,先美化Excel的表格,然后复制Excel的表格,然后打开PPT,在需要粘贴的地方进行选择性粘贴的第二个,保留原格式就可以了

6.仪表盘的制作,先制作一个仪表盘,然后新建一个空白的单元格,然后在将仪表盘进行选择性粘贴,选择带链接的图片(把网格去掉),这个就是我们的销售报表。当原数据发生变化的时候,这个图片也会进行变化;打开PPT,粘贴到PPT,就可以直接去做汇报了

7.二维表转换,数据——从表格;将总分删除,然后把各科分数全选,转换——逆透视列——仅逆透视选定列——确认——关闭并上载,就可以转换为一维表,就可以进行数据分析了。

今天学习的重点就是选择性粘贴的各选项的作业,可以利用Ctrl+Alt+V,进行调出选择性粘贴的窗口,而且在窗口里面还有加减乘除的计算,可以实现快速的单位转换或文本数字转化为数值;还有就是PPT的使用,可以将报表选择性粘贴到PPT,直接实现汇报,会大大缩减PPT汇报的效率,另一个就是二维表转一维表,这个在进行数据分析时经常会需要对数据进行制作成数据透视表,只有一维表才方便我们做成数据透视表!

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