5分钟搞定

今天来说说我在项目管理中遇到的一个有趣的要求，我是一家IT公司的项目管理经理，负责管理若干项目经理，这些项目经理手头都会有不同的项目在执行。做项目，不可避免会遇到开项目会议，项目例会，一般每周开一次，如果有突发性的事件，比如有一个问题急待解决，一个实施方案可能会发生变更，就会临时召开项目会议。有项目会议，就要写会议纪要，我们公司对会议纪要有一个要求，就是要尽快提交给项目组，具体要求是项目会议当天必须发出。

我在开项目会议时，有一个小本子，里面记录了会议的内容，包括讨论的问题中需要纪录的事项，会议后续的行动计划等，我习惯手写。有一个项目经理小沈，每次项目会议时，他会把会议的内容记录在电脑的记事本里。我们都会在会议完成后，把记录的内容形成会议纪要，再发送给项目组成员。由于公司要求在项目会议的当天把会议纪要发出来，所以小沈同学经常会后要到项目现场进行其它工作，于是在回家后才能整理会议纪要，并于当天晚上12：00之前发出，我们都觉得他很辛苦。

问题来了，我们与一个世界500强公司签订了一个合同，需要为对方提供设备安装服务，小沈是这个项目的项目经理，项目例会定在每周二的上午。第一、二次项目例会结束后，小沈照例半夜三更把会议纪要发出，收到第二次会议纪要后，对方的项目经理找我，和我说，“这样不行，每次都是半夜才收到你们的会议纪要，项目人员要等大半天，才能得到最新的行动计划，时间浪费了。给你们个要求，开好项目会议后，我需要5分钟内收到你们的会议纪要。”

听到这个任务后，我就回去和小沈一起研究，我们觉得把记在笔记本上的内容腾到会议纪要的模板文件里，调整为书面用语，时间勉强可以，不过貌似蛮紧张的，由于和客户关系不错，我就私下问了一下客户，是不是你对小沈不满意，要整整他，客户的回复是，“小沈那么晚回邮件，很辛苦，我对他的工作态度很满意，但对他的工作方式不太满意，这个要求不仅仅是针对他或针对你们公司的，我们全球都是这样要求的”。听到这里，我应追问下去，那么你们内部的项目或你们的供应商都可以做到吗？这要求可蛮高的。客户说，其实只要仔细想想办法，这个是很容易做到的，只需要做到这几点就可以了：

1. 开会前准备好会议纪要的模板，把里面可以填好的内容很填好，比如说会议的日期，应该到场的与会者，计划的议题，一般来说，会议的内容总是查看上周的计划是否完成，本周有什么新的计划，把这些内容事先都准备好，那么开会时只要填写就具体的会议内容就可以了。

2. 不要用小本子或电脑的记事本来记录会议的内容，而是直接在会议纪要的模板里写会议内容，直接把书面用语写在会议纪要里，就可以省却从口头用语到书面用语的“翻译”过程。

3. 我们开会时用口头语来记录，主要是担心记得慢有一些内容会来不及记录，如果发生这样的情况，可以让稍等，让我记得清楚一些，大家都可以略微等你一会儿的。

4. 如果开会讨论的问题比较复杂时，可以在会议结束时，把记录的会议纪要在投影仪上投出来，让大家看一下是否有遗漏，这是一个比较好的总结的方式。

经过用户的开导之后，我们就尝试了一下，其实刚开始的时候并没有那么简单，我们非常不习惯这种方式，有时事先没有准备好空白的会议纪要模板，有时来不及把大家会议上所讨论的内容直接用书面用语记录下来，记录的速度也很慢。这一切都在慢慢地改变，开过大约四次会议，也就是一个月左右，小沈已经可以比较熟练地使用这种方式了，现在这样的方式在我们公司其它项目经理的项目会议上进行推广，好的方法是很容易养成习惯的，这种方法很大程度地节约大家记录的时间，罗胖说过，每个人的时间都是固定的，一个人，一个企业，一个国家所拥有的时间（GDT国民总时间）是有一个固定的值的，我们要做时间的朋友，一切可以节约我们自己的时间，为客户节约时间的行为，都是有价值的，我们就这样一点一点地提高我们的效率，创造我们的价值。