【0228 读书感悟】结构化思维2：怎样归纳整理信息

结构化思维2：怎样归纳整理信息

当你梳理了一堆结论、理由、子理由，列在了金字塔结构上之后，如何在横向上对它们进行分类和排序呢？（横向拆解）

（1）对信息分类的意义：

人类的大脑一次性接收信息的量是有限的，而大脑又有自动将某些具有共同特点的事物进行归类和重组的能力。一个分类里相近的事物会更加非常清晰、简单、直接，从而有利于记忆；

例如：假设你是一位销售，总结了跟客户拉近距离的九条心法，想要向老板汇报。它们分别是：

1、保持微笑和目光接触；

2、不只是单单回答顾客的提问，还要提供更周到的服务；

3、让顾客把话说完，不打断和猜测还没有说完的话；

4、提出适当的问题来询问顾客，保持对方的兴趣；

5、如果顾客表现出不耐烦或不要被打扰时，应当尊重顾客的意愿；

6、如果顾客在某个产品前逗留较久时，可以轻柔询问，是否需要协助；

7、展现个人的风格，提供建议；

8、用正面的语言回答；

9、当顾客没有买东西要离开时，可以递上宣传册，欢迎他们再次惠顾。

如果把这九条一一向老板汇报，效果是很差的。而一旦将不同条目进行分类，信息就会变得非常清晰、简单。

比如，将这些心法分成：

（1）你无时无刻都要做的；

（2）根据顾客的不同反应分别去应对的。

以上信息就变成：“无论什么时候都要对顾客保持微笑，有目光接触，展现个人风格和使用正面的语言。当顾客有不同反应时，又要有特别的应对。比如，顾客有购买意愿时，应当上去询问、引导；当顾客想离开时，可以递上宣传册，欢迎再次惠顾。”（更加非常清晰、简单、直接）

（2）MECE的五种分类法：

该方法来自于麦肯锡，即“相互独立，完全穷尽”：各个要素之间要保证不能有交叉，也不能有遗漏，即“不重不漏＂。

在信息分类的时候，MECE就好比一把尺子,可以用来判断信息要素是不是分类清楚了。所以下次你再遇到一大堆信息的时候，就可以尝试着用MECE法则先穷尽要素,再分析清楚。

（3）做到不重不漏的5种分类法：

1、二分法。把信息分成A和非A两个部分.

比如国内、国外，他人、自己，已婚、未婚，成年人、未成年人，左右，男女发，收入和支出，专业和业余等等。

2、过程法。按事情发展的时间、流程、程序，对信息进行逐一的分类。

在日常生活当中制定的日程表、解决问题的6个步骤，达成目标的3个阶段，其实都属于过程分类。过程分类法特别适合用于在对项目进展和阶段的汇报上。

例如：“销售九条心法”,其实也可以用过程法来进行分类.比如,可以分为顾客进店,店内接待和送客这三个步骤。如：“顾客进店时，要对顾客保持微笑，有目光接触；顾客在店时，要注意对顾客保持观察、倾听，提供专业建议我，并进行正面引导；送客时，要尊重客人意愿，并表达持续服务的姿态。“

3、要素法。如：优秀员工的7种品质、公司的组织架构图等等，其实都是把一个整体分成不同的构成部分。可以是从上到下，从外到内，从整体到局部。这种分类方法是用于说明事物各个方面特征的。

感觉今天的学到的重要知识点是MECE法则,中文意思是“相互独立、完全穷尽”，也就是不重不漏。各个要素之间要保证不能有交叉，也不能有遗漏。

4.公式法。可以按照公式设计的要素去分类，只要公式成立，这样的分类就符合MECE原则。

比如：销售额=单价×数量，这里就是把销售额通过公式拆解成了单价和数量。

5.矩阵法。比如：我们在安排工作的时候，有一种分类方式，是把你的工作分成以下四种：

（1）重要紧急；

（2）重要不紧急；

（3）不重要但紧急；

（4）不重要也不紧急。

然后可以把它们填到4个象限当中去，这4个象限就是2×2矩阵。这种分类方式的关键在于要使用2次二分法。比如：你给员工布置任务，你可以先用二分法把员工分为有意愿做任务的员工和没有意愿做任务的员工；然后再从另外一个维度再用一次二分法，把员工分成有能力做任务的员工和没有能力做任务的员工。

接着，你把这两个不同的类别交叉，就可以得到一个四个象限的类别，它们分别就是有能力有意愿，有能力没意愿，没能力有意愿和没能力没意愿。得出的这4项分类是MECE的，它是不重不漏的。

（4）MECE的好处：

001 全部信息进行归类整理；

002 激发你没有想到的点子，拓展思路。

（5）特定场景的分类模型

对于大部分情况来说，MECE法则是一个较为通用的分类法则，但在某些场景下我们还有更直接的模型，可以把现有的信息，分类放到一些分类模型当中去。

例1：在考虑市场战略的时候有一个常用的模型叫做3C，即公司（Company）、顾客（Customer）、竞争对手（Competition）三个英文单词的首字母。按照这三个要素进行战略归类时，就可以防止公司出现忽视用户需求、市场行情，自顾自去开发产品，导致血本无归的情形。

例2：在做市场营销决策的时候，有个4P结构，是由产品（Product）、价格（Price）、渠道（Place）和营销（Promotion）四个词的首字母构成的。制定决策的时候，将这四个要素考虑完备，就可以避免陷入“低价格一定有好营销”的误区。

把这些思考结构作为你的工具，根据你的工作需要，去选择不同的工具。