20160916《搞定I》

缘起

• 知道GTD很久了，也用了一段时间，但感觉没有真正用到精髓，正好图书馆有本，就借来看看了。
• 2010年6月第1版，作者 戴维.艾伦，张静翻译，李昊夫译校。
• 2016年9月5日开始看，20160916看完并写成笔记。

内容

Part1 通向从容之路

chap1 新情况，新做法

• 自己虽然整日事务缠身，却仍然能够头脑清醒，轻松自如地控制和处理一切。
• 工作缺乏明确的界定导致每个人的工作量加大。
• 要期望在这个波涛汹涌的时候获得轻松，良好的自我控制，人们需要全新的思维方式和工作模式。
• 关注价值观并不会使你的生活变得简单。它阐明意义，指明方向，但同时也带来更多复杂的情况。
• 任何造成你反应过度或反应不足的事情都可能反过来控制你，事情往往如此。
• 学会对那些承诺的事情加以控制，可以有效地缓解压力。
• 任何没有找到应有的位置和恰当存在方式的事务，都会盘踞在我们的脑海中，成为悬而未决的问题。
• 有所改变的只是你更加明确地了解到你所期盼的结果，并确定了下一步需要采取的行动方案。
• “知识工作” 通常，没有正确的答案，只有不同的选择。 想要获取高收益，一定要明确地认定预期结果。
• 持续不断且毫无成效地深陷于我们不得不处理的事务当中，是对时间和精力的最大浪费。--Kerry Gleeson
• 不断地考虑那些毫无进展的事情纯粹是浪费时间和精力，而且这往往只会使你更加焦虑不安。
• 问题的关键在于，他们无法断定到底要干些什么，下一步需要采取哪些行动。
• “横向”控制是把你所涉及的所有行动都管理起来，保证毫无遗漏地加以执行。
• “纵向”控制则是指针对每个具体的主题或项目所进行的思考。
• 当你的工作或生活达到某一个阶段时，你需要坐下来平静一下，拿起纸笔列出一张清单来帮助你进行分析和思考。 A4纸笔记法（零秒思考）。

chap2 掌控生活：横向管理工作流程的5个阶段

• 收集一切引起我们注意的事务和信息
  • 寻找和收集你世界中的一切未尽事宜，无论大小，轻重，缓急，只要是那些等待处理的，需要改进的，引起注意的事务，都要收集起来。
  • 成功收集的三个必要条件
    • 每件悬而未决的事情都必须存储在你的收集系统中，而不是在大脑里。
    • 尽可能控制收集工具的数量，够用即可。
    • 必须定期清空这些设备。
• 对信息进行 处理，决定下一步行动
  • 回答两个问题
    • 你承诺完成哪些工作？需要达成哪些目标？
    • 具体的下一步行动是什么？
• 对行动进行有效 组织整理
• 通过 回顾来确定下一步行动方案
  • 每周回顾应该完成以下任务
    • 收集和加工处理所有的“材料”
    • 回顾整个系统
    • 更新各类清单
    • 做到彻底，清楚，实时和完整
• 行动，直至最终完成工作
  • 确定某一时刻具体行动的“四标准法”
    • 情境
    • 有多少时间
    • 有多少精力
    • 重要性
  • 评估每日工作的“三分类法”
    • 执行事先安排好的工作
    • 处理突发事件
    • 安排自己的工作
  • 总体检视工作的“六层次法”
    • 5万英尺以上：人生
    • 4万英尺以上：3~5年的展望
    • 3万英尺以上：1~2年的目标
    • 2万英尺以上：责任范围
    • 1万英尺：当前的项目/目标
    • 跑道：目前的行动

chap3 控制项目：纵向管理项目计划的5个阶段

• 轻松自如地控制一切的关键是：（1）明确判定工作的预期结果(目标)以及为达成结果所需要执行的下一步具体行动;（2）把一切尚待解决的工作的提示信息安置在一个完善可靠的系统中，并定期回顾和检查。
• 自然式计划法的5个步骤
  • 定义目标和原则
  • 展望结果
  • 头脑风景/集思广益
    • 不判断，不质疑，不评估，不批判
    • 追求数量，不求质量
    • 把分析组织工作置于次要的地位
  • 组织整理
    • 明确事件的重要组成部分
    • 整理分类（按下面的一个或多个标准）
      • 构成因素
      • 先后顺序
      • 重要程度
      • 足够详细的描述
  • 明确下一步的行动方案
• 你必须收集生活中所有悬而未决的问题；然后对这些问题进行预判和处理，并确定下一步行动；接着对这些行动进行组织整理，回顾，最后付诸实施。

Part2 远离压力，提高效率

chap4 准备工作：确定时间，空间和工具

• 学会建立一套系统并付诸实施，直到将这套系统和方法融入你的工作和生活中。
• 构建一个归档系统的关键要素

chap5 收集阶段：归拢材料

• 有这样一个目标： 将所有你关心的事情统统收集起来，然后清空自己的大脑。
• 训练自己随时发现并收集那些未尽事宜
• 有四类东西是我们在收集过程中不该动的
  • 日用品
  • 参考材料
  • 装饰品
  • 办公设备
• 收集过程中可能遇到的问题
  • 收集的内容过多，一个工作篮不够用
  • 可能偏离到清理和整理的环节中去
  • 可能碰到一些以前收集和整理过的东西
  • 可能碰上一些紧急的事情
• 任何吸引你注意的事务都可能在未来引起你的忧虑，只要你把他们摆在面前，你就控制了忧虑的来源。
• 内在的收集工作： 清空你的大脑

chap6 处理阶段：清空工作篮

• 清空工作篮 指的是识别你收集到的每样东西，确定它是什么，它意味着什么，它需要你采取什么样的行动。
  • 丢弃你不再需要的一切
  • 完成所有用不了两分钟就能完成的事务
  • 把所有可以委托他人处理的事情委派出去
  • 为所有需要两分钟以上时间的行动注明提示信息，以提醒你日后执行
  • 根据获取的信息，明确你目前较为重要的工作和任务
• 学习的最佳途径是实践 实践的基本原则
  • 首先处理工作篮中最上面的事务
  • 一次一事
  • 永远不要把任何事务再次放回工作篮
• 将你的注意力从每一个独立行动的具体细节提升到更宏观的方面 即你的项目。【项目是指任何你所承诺的，需要完成多步行动才能达到的目标。】

chap7 组织整理：建立好清单

• 组织整理需要尽快完成的行动提示信息(ASAP行动)：根据情境分类
  • “电话”清单
  • “在电脑旁”清单
  • ”外出事宜“清单
  • ”在办公室时“清单
  • ”在家时“清单
  • ”议事日程“清单
  • ”阅读/回顾“清单

chap8 检查回顾：保障系统的有效运行

• 思考1：回顾应该关注哪部分内容？安排在何时进行？ 【 根据场景 】
• 思考2：回顾应该怎样进行？每隔多久进行回顾？ 【 Weekly Review 】

chap9 执行阶段：选择最合适的行动 【 chap2 有描述】

• 确定某一时刻具体行动的“四标准法”
• 评估每日工作的“三分类法”
• 总体检视工作的“六层次法”

chap10 学会控制项目

• 真正需要改进的是： 在计划的过程中，让你的创造性和预见性思维能够真正发挥作用。
• 任何一个成功的项目进行到中途时，看起来都如同一场空难。---Rosabeth Moss Cantor
• 有两类项目，确实需要我们进行某种形式的安排策划
  • （1）已经决定了下一步行动，却仍然吸引你注意力的事务 【定义目标和原则，展望成果， 头脑风暴，组织整理。】
  • （2）意外冒出新点子或刚则发现新细节的项目 【收集一下】
• 问问自己 “对于这件事情，我还需要了解什么？获取什么？记住什么？”。 关键在于 要学会思考，并使思考的结果得到合理的管理。 在考虑问题的时候高度集中精力，有预见性地发现问题，解决问题，而不是等到迫不得已时才行动。

Part3 三个关键原则

chap11 原则一：养成收集的习惯

• 与别人交流(合作)的过程中，如果你在接收信息，组织整理以及管理的各个方面都做到无懈可击，别人自然就会对你给予特别的信任。
• 焦虑和内疚并不是因为承担了太多工作而造成的，而是由于你撕毁了同自己的约定而导致的。
• 如果你的消极情绪来自于毁约，那么可以尝试以下办法
  • 不签订协议 （学会说不）
  • 完成协议 （职场潜规则：无论你做得多好，你都需要做得更好。）
  • 重新商定协议
• 我们对任何一个事务都应该加以捕捉，使之具体化，并进行定期的回顾检查，这样才能把它存放在自我管理体系中的相应位置。
• 作为一个成功的组织 它的内部必须创建这样一种文化(或者说习惯，机制)：每个人都可以坦然面对超出自己能力的工作量；对于那些无法及时完成的工作，可以对其重新协商，制订计划。

chap12 原则二：确定“下一步行动”

• 从最基础的层面入手，定义出行动的具体计划，并将行动提示信息有效地组织和管理起来，这是我们 提高工作效率的关键。
• 如果你不知道具体的下一步行动，那么在现实和目标之间就留下了一个潜在的，巨大的断层。
• 停止消极的想象总是能够集中你的精力。
• “下一步行动”技巧的巨大价值
  • 澄清问题（不知道要做什么，也不知道该由谁来负责）。 把问题向更清晰的方向推进
  • 明确责任（“团队协作”的一个可能的不良后果，就是没人负责。）
  • 提高效率（ 学会突破思维定式是非常高深的技能。 ） 只有在提升个人的响应效率之后，才能使团队的效率得到提升。
  • 提升自己的能力（抱怨可能意味着某人不愿意为改善状况付出努力，承担风险；也可能意味着某人不愿承认客观环境的不可变性） 抱怨实际上就是自我认知缺失的一种表现

chap13 原则三：学会关注结果

• 学会在脑海中对结果作出正面的预期，并以此影响实践。
• 他们把目前生活中很多“不完善”的事情记录下来，明确了问题的实质，确立“项目”，确定下一步行动并付诸实施，直到最终目标达成。 这才是效率，这才是工作效率提升的终极体验。
• 你，不断地发现问题，解决问题，不断地设定目标，达到目标，不断地预想结果，付诸行动。
• 最难做到的事情 就是，把远大的理想融入平凡的日常活动中去，但其实二者在思维层面上的要求是相同的。
• 将大量的信息，观点，主意结合在一起，并进行合理的统筹安排 是新世纪人才的一项重要能力。

结语

• 1. 建立起用于个人组织整理的设施，安排整理你的工作区，准备几个工作篮，创建一个个人归档系统(在公司和家里)，准备一个好用的计划手册，上面应该有完整的管理项目的清单。
• 2. 预留出一些时间，让你可以整理办公室中某一个完整的区域，然后是家中的各个角落。
• 3. 同别人分享你从书中学到的知识，你的实践经验以及感受
• 4. 3~6个月后，再回顾本身的内容
• 5. 与推广和使用本书方法的人保持联系，参与他们的讨论和实践

收获

• 自己已经在实践了，主要的困境在于 组织整理 这方面。感觉自己的目标花在生活方面的计划还有点少，可能跟不在家有关系。