如何在 PPT 里面演示动态图表?

每次在我介绍完 Excel 动态图表的做法之后,就会有人问到:“这个动态图表能不能放到 PPT 里面演示呢?”

有的朋友甚至直接把 Excel 里的动态图表区域复制粘贴到 PPT 里,期望 PPT 里也能有动态效果,结果当然可想而知,这是不行滴:)

要在 PPT 里实现可以交互演示的动态图表(不是动画图表哦),可以有以下几种方法来实现:

1. PPT VBA 编程

2. Xcelsius 水晶易表

3. PowerBI/Tableau 仪表板网页嵌入PPT

4. PPT 链接跳转模拟

5. PPT 链接回 Excel 演示


其实我最推荐采用第5种,PPT 链接回 Excel 演示的方法,也就是在 Excel 里做好动态图表后,在 PPT 里放一张界面截图,链接回这个 Excel 文件。放映 PPT 时点击截图,就可以直接打开链接的 Excel 文件进行动态演示。这样做法最简单省事,效果也可以,Ctrl+Shift+F1 切换到全屏演示更佳。

不过,大家更有兴趣的是学会第1种做法,希望在 PPT 里使用下拉框来做,感觉来得更酷。尽管我并不太推荐这种做法,因为性价比不高,也不是未来方向,不过本帖还是做个介绍。

如果你在 PPT 里插入一个下拉框,你会发现 PPT 没有提供地方让你去指定下拉框的选择项和存放选择结果的位置,所以之前在 Excel 里的做法在这里行不通。

那该怎样做呢?这个做法很难找到资料可以参考,几乎是块空白。好在我之前写《用地图说话》的时候,曾琢磨过如何在 PPT 里演示点击地图选择的动态图表,琢磨出一种做法,现在就和大家分享。

如何在 PPT 里面演示动态图表?_第1张图片

作图思路

这种做法的思路是,先在 Excel 里做好动态图表模型,然后将这个 Excel 文件“嵌入”到 PPT 里。再在 PPT 里添加一个下拉框,通过 VBA 宏来操作下拉框和嵌入的 Excel,来实现图表的动态切换。完成后的效果是这样的。

如何在 PPT 里面演示动态图表?_第2张图片

制作步骤

1、制作 Excel 里的动态图表模型。

这个是常规做法,这里就不讲解。用户的选择结果记录在 dashboard 工作表的 A1 单元格,这是动态图表的驱动引擎。

2、将包含动态图表的 Excel 文件嵌入到 PPT。

复制 Excel 文件里放置图表的单元格区域(注意是图表后面的单元格区域,不是图表本身),在 PPT 里新开一页,选择性粘贴 - 工作表对象,这样,就把那个 Excel 文件“嵌入”到这个 PPT 里了。

3、在 PPT 里插入下拉框对象。

在 PPT 里,开发工具 - 控件,插入一个下拉框(学名叫组合框)。如果你的 PPT 没有 开发工具,请先在 文件 - 选项 - 自定义功能区 里调出来。

但这个下拉框,PPT 并没有提供地方让你指定下拉选择项和保存选择结果的位置,怎么办?这里是难点了,接下来我们需要使用宏代码从 Excel 里读出选择项列表,赋给下拉框。

4、给下拉框添加选择项。

这个需要使用宏代码来添加。并且,宏代码需要放在下拉框的 Got_Focus(获得焦点)事件里,因为每次关掉 PPT 后它都会消失,需要重新赋值。

在 PPT 里按下 Alt+F11 键来到 VBE 窗口,这个和 Excel 里是一样的。左侧选中 slide1 或 slide2 这样的对象(前面有个 PPT 的小图标),在右侧代码区输入如下的代码:

如何在 PPT 里面演示动态图表?_第3张图片

这段代码所做的事情,就是在每次 PPT 放映、下拉框被选择的时候,就去打开那个嵌入在 PPT 里的 Excel 文件,读取其中 dashboard 工作表的 A5:A17 范围,把这些选择项赋给下拉框。

小白需要注意,以上代码并非直接复制到你的 PPT 就可以使用,需要修改对象名称匹配才行,比如 ComboBox1、Shapes(1)等。

5、写下拉框被选择后的动作。

在上一过程的下面,继续写用户选择下拉框后的动作。

如何在 PPT 里面演示动态图表?_第4张图片

当用户下拉选择时,组合框的 change 事件就会被触发,执行这段代码,将下拉框的选择结果填写到嵌入的 Excel 文件的 dashboard 工作表的 A1 单元格,驱动模型动态切换图表。

6、写退出 PPT 放映时的动作。

如果 PPT 翻页或者退出放映了,就关闭那个嵌入的 Excel 文件。

如何在 PPT 里面演示动态图表?_第5张图片

7、放映 PPT 测试动态图表。

现在,激动人心的时刻就要来到了!放映PPT,鼠标点击下拉框,可能会看到赋值的一下闪动,这时下拉框可能只有1行,再点一下下拉框,就可以完全展开了(这应该是个小bug)。选择某个选择项,右侧的图表就应该动态切换。

首次选择时可能有点慢,因为在打开那个嵌入的 Excel 文件,后面再选择就完全正常秒级响应了。成功。

8、保存 PPT 文件。

保存文件时会提示含有宏,选择保存为后缀名为 .pptm 带宏格式的文件。下次打开时会有宏提示,选择启用宏即可。

9、以后的数据更新。

Excel 嵌入 PPT 里后,那个单独的 Excel 文件就不需要了,所以你应该确认在 Excel 模型做完善了之后再嵌入。以后需要更新数据时,应该更新 PPT 里的嵌入对象。不要直接双击打开,这样窗口太小,不方便操作。要在嵌入对象上 右键 - 工作表对象 - 打开,这样会打开一个大的 Excel 窗口供你编辑,方便得多。

***

这个做法是有一定难度的,以上文字讲解,我已尽量描述得清晰易懂,可能有的朋友还是会不太明白,那么可以在《经济学人的动态图表与交互设计》课程第12章去看视频讲解,一看就明白了。课程链接:http://study.163.com/u/ExcelPro,或者点击阅读原文。

如果要做那种不用下拉的选择框(学名叫列表框),滚动条,微调按钮等不同控件操作的动态图表,做法基本是一样的,大家应该可以触类旁通。

需要提醒的是,这种做法不是主流做法,也不是未来的方向,只能作为一时之用,但也足够好了。

范例下载

示例的 PPT 源文件,可以在公众号 iamExcelPro 发送消息“PPT”,获得下载地址。

更多精彩

这种做法使用 PPT 的内置控件,但这些控件看起来比较粗糙,不够精美(微软已放弃 VBA 的更新),我不太喜欢。

因此,在《动态图表与交互设计》课程里,我们不使用 PPT 里的控件,而是采用 DIY 的方式,把在 Excel 里制作的“鼠标滑过选项卡选择的动态图表”,完全搬到了 PPT 里,当你在 PPT 放映的状态下,用鼠标在“选项卡”上轻轻滑动,图表就动态切换,同样也有一种灵动之美。wow~

如何在 PPT 里面演示动态图表?_第6张图片

这种效果很不错,关键是毫无痕迹,显得很神奇,很多人会问你是怎么实现的!现在,是你装X的时候了!

甚至,课程第11章,经济学人最经典的中国相当于分析模板,这种包含热力地图的、选项卡交互的动态仪表板,也可以搬到 PPT 里交互演示!wow~wow~ 想象你会获得怎样的惊叹?!

如何在 PPT 里面演示动态图表?_第7张图片

这个做法的复杂度和难度大了点,一般我们就不推荐了,使用 Excel 版本的就够了,课程里的 Excel 版本模板可以直接套用,填入数据即可。

同样说明,这种做法不是主流做法,也不是未来的方向,只能作为一时之用,但也足够好了。

本帖摘自云课堂视频课程《经济学人的动态图表与交互设计》第12.2节,这门课是我们最新上线,抛弃传统的常见控件,采用 Excel DIY 的方式,制作具有经济学人范的动态图表和动态仪表板,鼠标轻轻滑动之际,呈现数据灵动之美~交互方式新颖,交互体验卓越,想学习高级动态图表做法的朋友可以前往了解:http://study.163.com/course/courseMain.htm?courseId=1003226022

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