写邮件注意事项 Sydnie

写邮件不是搞文学创作，其实只要遵循一个原则，你就不会写出让对方吐槽的邮件，那就是：不写自己知道的，而写对方需要知道的。

在一些商务沟通技术类文学中，这种技法又被冠以“逻辑重心左移”，在做ppt时同样适用。说白了，就是要开门见山。

其实只要想清楚以下两个问题，你就能轻松地提纲挈领，达到用邮件清晰沟通的目的。

一、你需要对方做什么？

处理邮件的人不是你的基友或者闺蜜，他不需要知道你的生平履历， 他关心的只是把自己的本职工作做好。

如何让收件人清晰get到你的需求？

1. 重点突出

一封邮件只写一件事。如果有很多件，请用bullet point，或者加粗标红。

比起：“能否帮我盖章并提交xxx表？此外，我还需要xxx文件，另：xxx表盖章之后，能否给我扫描一份留底？”

这种形式更加一目了然：

“需要请您完成以下任务：

1.给附件中xxx表盖章

2.扫描盖章后表格，邮件返还我

3.提交盖章后的xxx表

另：准备xxx文件，我下班前找你取。”

这样一来，帮你做事的人不用费太多脑细胞，就能按照123步骤完成任务。

2. 点明“What’s next”

我的boss有个不成文的规定：每次会后发一封会议纪要，每封会议纪要都要在结尾处加上“下一步行动”的计划。

如果能够准确把会议内容转化为可执行计划，并且一封邮件将后续工作安排得有条不紊，时间长了老板也会觉得你统筹能力出众，是个做老板的好苗子呢。

若想更加强调你要求对方进行的任务，你可以每次在标题加入不同标签，例如【FYI】，【需确认】，【请参考】等等。

比如我给设计师发需求的时候，每次都在标题里标明【需求】，这样一来设计师从没漏看过我的需求。

3. 让next变成顺手的事，最大化地予人便捷

通常你写邮件是为了请求对方帮你做事，因此态度诚恳很重要。

把你想让对方做的事变成真正“顺手的事”，对方可能会更感激你。

比如，我经常收到邮件，请求内推工作。

很多人只发一个简历，邮件不写内容；还有人邮件内洋洋洒洒写一堆对职位的渴求和对公司的赞美，实际上有用的话不超过两句。

看到这样的邮件，再优秀的候选人我都懒得帮Ta。但是如果这样写，我会更愿意帮Ta一把，因为我可以把邮件直接原样转发给HR部门：

“我想申请贵公司市场经理职位。之前在xxx公司就职，拥有大量的市场合作、项目管理经验。具体内容见附件简历。”

二、 对方干嘛给你做？

但是，如果你能找到对方做这事的理由，第一句话点明，对方一下子就找到做这件事的动机。

“为了全面了解你之前带领的xxx项目……”

“鉴于……”

更立竿见影的技巧是，点明自己与对方利益关系人有关系（别多想）。

当然不是让你掏出老板这张牌压制对方。但是，如果你让Ta认为老板同样在乎这件事，那么Ta一定会快马加鞭地帮你完成，生怕耽误任务。

综上所述，好邮件只需讲明白两件事：

你需要对方做什么？

对方干嘛给你做？

当然，沟通停留在字面时，不管多客气都有被对方误解的风险。

要想最精确传达想法，不如和对方见面聊聊。

往往发邮件时想撕逼，见面就是拜把子好兄弟，各种问题也就迎刃而解啦~

当然，写邮件要注意格式，比如邮件签名。