如何有效管理文档（笔记整理）

文档管理是我们工作中经常用到的，下面就来介绍文档管理的基础原理、实用工具和具体操作。

一、文档管理的基础操作

不要小看文档管理这个基础技能，一些成熟的企业会对员工的文档、邮件、工作资料的管理做培训，围绕工作流程建立文档管理体系。即使你的工作对文档管理没有要求，对于个人来说，养成良好的文档管理基础习惯，对提高工作效率也是非常有帮助的。

具体怎么来把我们的文档管理起来呢？我们先从这三点基础操作开始。

❶文档命名要有规律

这样方便文档的归纳和传递。我们自己在管理和搜索历史资料文档的时候，只需要在搜索框里输入关键字，便能一举找到相应的文档。

怎么命名？这里有一个通用的格式推荐给你「内容主题词+时间缩写+备注补充」，比如「有书第一课181101-初稿」这样能够一眼看文档的主题、时间和进展情况。等到以后进行文档搜索的时候，我可以通过有书作为关键字，也可以通过年月份的数字时间作为关键字，一下子搜索出来。

根据你的工作内容和形式，你可以建立起自己的命名规则和逻辑，对文档实行高效管理。

同样的逻辑规律用在管理平台密码，这样也可以防止各种平台的密码丢失。比如，我们可以有一个通用的密码管理格式「zaq！12345+平台缩写」，前四个字符zaq和惊叹号，就是顺着计算机键盘最左边上去的一串字符，中间的数字你可以根据自己的喜好设定一串固定数字，最后结尾就加上平台的拼音缩写，那么你的有书账户就可以设为「zaq！12345youshu」，微信账号密码就可以是「zaq！12345weixin」。当然，我这里说的不是你真的就照搬这个密码拿去用了，而是说根据一套逻辑，你可以建立起有条不紊的管理体系。这个适用于文档管理，也适用于密码管理，甚至是生活中的方方面面的管理。

❷下载资源统一保存

在我们计算机里，最容易藏污纳垢的地方就是计算机里的下载区域。很多人依赖计算机管家来做文档清理，释放存储器什么的。但其实，这种自己下载的文档，计算机管家这种软件也管理不了的，一定要自己养成及时收纳归档的习惯。

具体操作有：

所有下载资料都存在同一个文档里，定期删减清理。

在电脑系统默认的地方，我们有一个叫做“下载”的文档，一般默认浏览器下载的文档都会存储在这里。

但是如果你安装了其他的浏览器，或者下载工具，一般会在软件相应的安装文件夹下面另设默认的下载文档。我建议你把所有的下载路径都统一到一个文件夹下面去。下完之后的文件，及时整理出这个文件夹，删除或者保存到相应的地方去，最理想的状态就是保持下载文件夹是空的或者少量文件的状态。

具体的做法是，在我们选择安装下载软件的时候，在设置保存文件夹的时候，选中这个统一的下载文件或者在软件的属性中修改下载文档的保存路径就好。

当然， 我们还有一个非常简便的习惯，就是下载好的内容立马打开判断适不合适删除，还是转移保存到相应的学习、工作、生活的文档下。

❸定期清理：删、转、存

过时的文档资料立即删除，冗余的信息转化整理、关键有用的信息保存到相应的文档里面。

比如，临时的工作资料或者下载下来的质量低或者过时的电子书、视频资料等可以把精华内容通过截图等方式，无用的删除，精华有用的关键信息就保存到相应的文档下面。工作文档就存放在工作文档下，生活文档就放在相应的文件夹里。

随着你职位的晋升、学习的更新迭代、家庭生活的改变，你沉淀下来的计算机文档，比如电影、图片等也要定期整理。

二、档管理神器 —Xmind

在管理文件夹的时候，我们常面临的一个情况是，如果要管理文档比较复杂，文件夹套文件夹，没办法全部放进大脑里，怎么办？我们可以用脑图工具xmind进行统筹管理。

比如，文档用xmind做的一个目录，把文件分为01-学习研究、02和03工作和04生活区域。当然，你也可以添加个人兴趣的部分。

在文件里，工作分为两个文件夹02文件夹表示我最近正在跟进的项目，03则是我之前不同的工作经历当中积累下的经验和沉淀。在02部分中，已经完成的工作，我都会定期整理，放到03里面去，那么每次的工作除了工资收入之外，还可以积累个人能力的成长。

在04生活记录的文件中，归纳整合了生活中的重要时刻和事件，包括宝宝的出生成长记录、家庭旅行的照片、宝宝上学和成长计划等。比如，我们通过搜索来整理的学位学区政策、各大学校的背景调查、教育政策的变动等，都会放在学位&学区这个文件夹里，提前规划宝宝的上学问题。

这样，对于你的电脑文件收纳，只要一打开xmind的目录，一眼就能看到每个板块的进展，全面掌控自己的学习、工作、生活节奏了。

Xmind的安装和使用也非常容易，只需要直接在搜索引擎上输入关键词xmind就能搜到官方链接，下载链接如下：https://www.xmind.cn/xmind8-pro/

而就在下载链接的同一个网页下方，就有xmind的基础功能使用教材，我们只需要运用搜索课程中学习Office的软件方式，直接下载，跟随官网指导上手核心功能，就能发挥出它的无穷威力了。

三、活用云文件，保存资料，协同工作

接下来分享给你另外一个刚刚提到的整理神器：坚果云。

生活中我们还会碰到的一个情况就是，我们处理信息的渠道是多种多样的，手机端、平板电脑，还有笔记本计算机、台式机等，不同的使用场景都会沉淀下来不同的信息资料。如果就让这些信息资料随意地散落在各个设备上面，很影响办公的效率。而依靠U盘，有的时候又很容易损坏、丢失或遗忘。

在这里，我给你推荐坚果云的使用，把文件夹同步到坚果云这样的云盘上去，再也不害怕停电、损坏或者硬盘丢失了。比如，我在读本科的时候看过的语言学论文资料，大浪淘沙之后的精华，都保存在了网盘里。这些资料在我后续工作，需要用到做产品开发的时候，随手就能翻出来使用。

同时，坚果云最好用的地方在于，可以内嵌到电脑端，直接和别人协作管理电脑的文件夹。比如，我们生活文件夹可以和家人共同协作管理的，搜集到的新的资料，保存下来的新的照片，直接在其他人的电脑里放进来同步，这样只要一打开电脑，连上网，就可以看到他整理过后的文档了。

这个多端口共同协作的功能也可以让坚果云实现非常便捷的异地团队协作办公，也可以实现各个设备端口的资源同步。比如手机端的资料，也可以随手同步到坚果云上。

直接在坚果云官网：https://www.jianguoyun.com/ 就可以下载坚果云免费使用。