知行大咖说 第八期
我们知道，行政工作的价值在不同公司环境拥有不同的衡量标尺。
在成本管控与效能提升上是否有可量化的标准？在员工体验和满意度方面是否能有更直观的呈现？这一切在一个产品技术导向型的科技服务公司，会有哪些独特的方式和不同的思路吗？
带着这些疑问，知行club走进了文思海辉，来到位于北京海淀中关村软件园的集团总部，和文思海辉共享服务运营中心（SSOC）副总裁——徐蕾进行了充分交流。
文思海辉，是中国最大面向全球客户的IT服务商。成立22年，在高科技、金融制造、电信、互联网、汽车、医疗、交通等行业均有服务经验。如今文思海辉在全球16个国家和地区拥有几十个办事机构及交付中心，员工数量超过27000人。
徐蕾在行政行业已经深耕细作20余年，在文思海辉7年，她的工作方式和管理思维似乎也在潜移默化的改变。
行政做的怎么样？数据来说话！
文思海辉北京地区有员工8000多人，四个办公地点,近70000平米，行政岗位19人，涉及物业管理、装修改造、集团采购、车辆公寓、会务支持、员工活动等日常工作；
“在文思海辉几乎一切行政管理的工作都可以数据化”徐蕾说。为确保管理效率与服务质量，需要将行政各个模块的工作量化。并通过一系列的数据分析来配备设备设施和服务人员，达到成本最优，效率最大。
“就拿这栋大楼里需要配备多少个保洁来举例：我们行政主管根据每个保洁的大楼的面积、区域打扫所花的时间、每天的班次等，就能较为精准的算出需要安排保洁的人数。并且这一数据还会根据实际工作情况反馈到管理端，这让行政主管能对每个保洁工作的时间和效率进行管控并进行调整。”
还有关于大楼的备用灯泡的问题，是500个还是1000个合适？拍脑门确实是个最简单的方法，但是无论从后期使用角度还是成本管控角度，都显得不那么专业。
“我们通过计算整栋大楼的灯泡用量、灯泡的使用寿命、故障率，来计算一个肯定能够满足替换需求，同时让库存量尽量小的采购方案。”
成本与服务／管理质量就是天平的两端，如何寻找两者之间的平衡点，不是拍脑门就能决定的。
有人说经验在其中起到了决定性的作用，但徐蕾并不这么认为，她说：“经验始终是会过时的，时代变了，也许过往的经验就错了。时刻保持自己的思考能力，就能应对各种变化，也能让自己的经验处于一个更新的状态。”
将服务产品化，将产品人性化，提升工作效率！
也许是受文思海辉强大的理工流、技术挂思维的影响，徐蕾在行政工作中，也更注重用产品、技术来解决问题。
在SSOC的大平台中，行政、HR充分发挥文思海辉的产品技术优势。
为解决员工办理各类手续周期过长的问题，SSOC团队梳理员工需求与各类手续流程近600项，优化点总数多达4000个，为员工研发了一系列可以自助办理各种事务的终端产品：iConnect和iClick。
员工入职、离职、续签、调转、证明开具、调档落户、公积金支取等各种手续，都可以通过这两台终端机自己完成，省去了等待审批的大量时间，也降低了人事的工作量。
现在徐蕾又在研发新的行政管理系统，这套系统将用于行政人员管理公司各项日常运营工作：保洁、保安、绿植、车辆、固定资产等等。执行人完成任务后在线下“打卡”将数据上传，行政人可以在手机端实时监控各项工作的完成情况与指标，可谓整个公司的状况尽在掌握。
从前巡楼两个小时才能完成的工作，通过这款产品在手机上滑动屏幕就能完成。
这款模块化的产品能够适应各个公司、不同业态、不同规模的行政管理需求。徐蕾也希望新的技术、新的思维能够更好的运用到行政管理工作中去。她表示：“行政需要创新和变革，几十年专业的沉淀对行政人员是基础塑造，在这个变化的时代还是要善于破界思考。”
将设备设施更精细化管理，提升员工感受
尽管注重思维理性、逻辑严谨，徐蕾依然注重与员工在情感层面的沟通。
像文思海辉这样的技术型公司，大部分员工都是理工男，公司氛围往往过于严肃。
去年，徐蕾主持了一个叫“FM+”的项目。
FM是Facility Management，即设备设施管理，这个“+”代表什么呢？
原来，在我们的办公环境内，有各种各样的标语，有的标语提醒大家“节约用水、节约用纸”；有的标语提醒大家“上前一小步，文明一大步”；这些标语都有各自的使命，但有时给员工的感受不够友好，比如在卫生间常出现的“勿忘贵重用品，否则后果自负”给人一种撇清干系，然后拒人千里之外的感觉。
“FM+”项目将全公司的标语做一次“大整容”，重新设计优化标识标语，使语言更加人性化，让员工感受企业的态度与性格。“+”有三层含义，代表“大家共同参与”、“额外附加的价值”、“上佳的作品”。
“勿忘贵重用品，否则后果自负”改成了“你还记得大明湖畔的夏雨荷吗？请带好您的手机钱包”；卫生间里节约用纸的标语变成了“请给下一个人出去的机会～”这些小小的改变，立刻得到了员工的热烈反馈，有的发朋友圈晒出各种有意思的标语，有的还自己开脑洞想了各种有创意的标语。
每个公司都有不同的业务、不同的文化。在行政工作中既要充分保证自身业务的专业，又要融入每个公司的环境与基因。
“行政就是一个要把自己的专业知识、生活阅历、人际交往都要投入其中去做的一个工作，而当你这么做了，你就会发现这不仅仅是一份工作了”徐蕾笑着说。
-END-
《知行大咖说》是知行晓政旗下一档人物采访栏目。
每期将邀请一位行政大咖或者关注行政领域的大咖向大家分享经验与见解。
展示行政人的风采，同时用大咖们的奋斗经历激励更多行政人找到自己的职业发展之路。知行大咖说——邀你与我们同行。