浅析协同管理之“工作流”

近段时间频繁接触协同管理这一块，体验了多款协同软件，对协同管理有了一点浅显认识，希望对这块进行梳理总结下。

个人计划按照下图思路进行梳理。

图1  梳理结构 

1.协同管理与OA有何区别？

      OA软件与协同软件有着千丝万缕的联系，但是二者在应用场景、应用理念等方面都有差别，不能简单等同。

简单来说，二者有以下区别：

1.1应用场景不同

OA软件是将现代化办公与计算机技术相结合的一种新型协同办公方式，主要指辅助行政办公所需要的应用软件。主要包括以下使用场景：公文管理、通知、公告、工作日程、工作计划总结、办公资源共享管理等。

协同软件是指以团队协作为目标的协作办公软件，当前市场协作类软件大多有以下三个应用场景：项目管理、IM即时通讯和日程管理。

1.2工作模式不同

OA软件更多的是按照单线程、机械式的流程进行工作，从建立流程、流程发起、流程审批到流程结束，其中的每一个节点都需要提前指定好，在流程执行过程中不能人为随意改变流程。

而协同软件是以人为中心，讲究的是团队人员之间的协作工作，通过在协作平台运行或嵌入协作引擎，团队人员可随时、随地发起协作。进行项目管理、即时通讯、工作流管理、知识管理等，力图打破用户/企业实际工作过程中出现的三个常见问题：信息孤岛、应用孤岛和资源孤岛。

2.什么是工作流

工作流之于协同管理，类似发动机于汽车。工作流是协同管理的引擎，连接并打通其它各个应用模块之间协同的关键所在。工作流设计的合理与否，直接影响着产品好坏。

简单来说，工作流就是把一项工作化解为多个步骤，由多人协同来完成，它监督、控制、协调着整个业务过程的完成。这里所指的工作是形形色色的，在办公室里进行的很多不同类型的工作，都可以用工作流系统来表达。

在系统平台中引入工作流，最大的好处就是系统自动流转，辅以人工处理，自动化完成整项任务工作。

图2 工作流引擎

3.工作流的几个概念

3.1案例

工作流系统的基本目的就是处理案例。每一项所需要完整处理的工作都可以称之为案例，对于数据库设计时，每一个案例都有一个唯一ID标识。

另外，每一个案例都是有生命周期的，案例从发起到结束，总会处于某个特定状态。该状态是由三个元素组成：

1）案例相关属性值

案例属性是案例的变量值，根据此变量，工作流系统判断下一步执行什么动作。

2）已经满足的条件

有时流程之间流转需要进行条件判断。举个简单例子，进行出差审批时，金额小于等于2000元时，只需办公室主任签字即可；当金额大于2000元时，需要主任和院长签字，缺一不可

3）案例内容

描述案例具体执行内容。

3.2路由

路由是指案例执行的动作模式，沿着不同的路由决定着哪些任务需要被执行。一般而言，路由有四种基本结构：

1）顺序执行：

任务一个接一个的执行，存在相互依赖关系；

2）并行执行：

如果两个任务被同时执行或任一被执行，两个任务都要被执行，且相互独立

3）选择路由：

指进入某个状态时，有两个或多个任务可供选择

4）循环路由：

任务需要被循环执行多次，直到满足条件为止。

图3 选择路由示意图

4.工作流的主要构成

不论是协同软件还是OA软件，工作流都是由表单和流程这两个重要因素构成。

4.1表单

表单是工作流系统的数据载体，简答理解为日常工作中各类纸质或word工作单。

4.2流程

流程是任务发起、执行到结束的一个过程，对工作过程和具体执行环节的一个描述。其中，流程又分为固定流程和自由流程两种。

固定流程是软件厂商结合不同的业务场景，内置常见的流程模板，方便用户选择。

自由流程是为了提高软件的灵活性，方便用户自由建立适合自身业务流程。

5.总结

由于时间和精力有限，本次对于工作流的梳理、总结工作就到这里。接下来两周我会深入学习工作流设计知识。

欢迎各位猛烈拍砖~  -_-

以上

蜗牛