如何写好英文书信?

1.格式

1.1 齐头式

美式结构,一般商务英语,电子邮件都会用到。称呼,段落,落款都顶格,段与段间空一行。
如何写好英文书信?_第1张图片

1.2 缩进式

传统的英式结构。称呼顶格,每段第一行向里缩进4个字符。落款在中间偏右。
如何写好英文书信?_第2张图片
注:图片中(1)写信人地址及日期;(2)收信人地址:包括姓名和地址
(3)称呼语;(4)信的正文;(5)敬语;(6)签名

2.结构

  • 信头(抬头)

Letterhead:the address of the writer

  • 写信日期

Date of writing

  • 收信人姓名和地址

Inside address:the name and address of the recipient

  • 称呼语

Salutation

  • 信的正文

Body of the letter:
1. the occasion,time and venue
2. the purpose of the invitation
3. the conference theme/ arrangement
4. the anticipated pleasure in meeting the recipient(s)
(学术会议邀请函)

  • 敬语

Complimentary close

  • 签名

Signature

  • 附件

Enclosure ( if any )

如何写好英文书信?_第3张图片
下图更为清楚:
如何写好英文书信?_第4张图片

2.1 Salutations

  • Mr. + family name (称呼男士)
  • Mrs. + husband’s name (称呼已婚女士)
  • Miss + family name (称呼未婚女士)
  • Ms. + family name or husband’s family name (称呼不知是否已婚的女士)
  • Prof. + family name or husband’s family name (教授)
  • Dr. + family name or husband’s family name (博士)

2.2 Complimentary close

  • Sincerely yours, (前三个较正式,用的比较广泛)
  • Yours sincerely,
  • Truly yours,
  • Respectfully yours, (主要用于晚辈对长辈)
  • Regards, (意为“代问好”,用于较为亲密的人)
  • Love from Mom, (最后两个一般用于家人和朋友)
  • Best wishes,

下面附上一篇自己写的学术邀请函:
如何写好英文书信?_第5张图片
注意:上图格式有一处错误,称呼语前后要空一行!

ps.
1.教授有三类:assistant professor(助教);associate professor(副教授);full professor(正教授)。对于有教授职称的,都要称呼为Professor。
2.最后的签字下面需要打印自己的名字,下面可写上职称。

参考文献:
1.《国际学术交流英语》主编:贾卫国 Unit 2 International Letter Exchanges。
2.雪成溪:https://www.zhihu.com/question/20654556/answer/15755140

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