智能办公系统包括硬件系统与软件系统两大部分

　　智能办公系统包括硬件系统与软件系统两大部分。智慧办公的硬件系统能对硬件信息进行移动数字化处理，使其通过互联网或物联网实现全线联通的状态，从而达到“一个控制中心、多个控制终端”的目标。这套硬件系统包括三屏网真高清视频会议室、数字化移动办公桌、超级中央前台控制器、员工健康状况检测仪等硬件设备，它们之间互相连接，并受同一个控制中心管控。这套系统能让人更便捷地获取信息、更及时地处理事务，同时也为各类文件提供了更为严密的保护。

　　智慧办公硬件系统——以超级中央前台为例

　　超级中央前台作为一种新型的智慧办公设备，极大地改变了旧有的、依靠人工运行的访客身份识别及客户管理体系。在旧有的办公系统内，访客需在办公楼前台留下姓名、联系方式等信息，以此换取临时访问卡，之后方可获得进入办公区的权限。如果运用超级中央前台，被访问单位则能提前将访客信息、到访时间以及联系方式等录入系统。这样，在访客来访时，超级中央前台可通过已有信息来核查访客身份，并通知被访问单位或个人。此外，被访问单位或个人也可向访客发送超级中央前台生成的验证码，以便其通过门禁。访客进入办公区域后，他们的相关信息会被记录下来，以便公司进行客户管理等后续工作。此类智慧办公硬件设施为信息化办公提供了极大的便利，也节约了人力与时间成本，从而提高了办公效率。

　　智慧办公软件系统——“云办公”体系

　　智慧办公体系除了硬件系统外，还包括一套软件系统，即人们常说的“云办公”体系。这套体系能在云平台上完成所有的工作，从而真正实现无纸化办公。其工作原理是将Microsoft Office等传统办公软件转化为智能客户端的形式，使用户能够在线操作软件，并直接在浏览器中对各类文件进行编辑。这套体系建立起了一个网络办公平台，它允许多人同时在线使用，用户还能实时与多方进行沟通。人们足不出户，即能实现多方远程办公。

　　此外，依靠强大的云存储能力，原来以纸质方式存放或存放于PC端的办公信息，现在可以随时随地在移动设备上查看，用户还能对其进行编辑。由于真正甩开了纸质文件，智慧办公软件体系在很大程度上降低了办公成本，实现了办公室内部的“低碳减排”。同时，这套体系也在很大程度上使得办公的时间与地点更加灵活自由，从而提高了办公效率。

　　通过整合硬件系统与软件系统，智慧办公真正在“互联物联”的基础上实现了对办公用品的远程操控、对职员工作状态的深入了解、对办公信息安全性的保障。这种系统不仅能保证工作效率，还构建了以办公室工作流程为主线的数字化办公体系，从而最大程度地为科学化的办公管理提供帮助。

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