如何深入学习Excel

该文主要是针对学习函数和透视表的人,我会画出每个阶段的重点, 至于VBA和Power BI还没学完, 没有太大发言权. 本文目录如下:

基础操作、公式、图表、透视表、后续

每个阶段都不是唯一的, 也有可能你会回头重温原来的知识

前言

道可道,非常道。

如何学习Excel?请遵循前面老子在《道德经》开篇的这句话。


深入学习Excel请打好自己的基础,各大短视频平台的小技巧并不让你提高很多,并不能作为主要的学习方式. 在学习的过程中应该尽量的去了解普遍的规律而不是孤立单个功能。比如: 提取身份证的生日、性别,说破天还是智能填充(Ctrl+E)的应用,还是这个问题,不使用智能填充怎么做?分列、MID,如果前面6位(地区码)一样的话还可以“替换”,在学习一个技能的时候,千万不要局限"名称"的称谓, 应该看到本质的意义

1.基础操作

这个阶段注意的对功能的操作,算是最最基础的,基本上不涉及什么技术。

重点:

数据类型,条件格式,自定义格式,简单的快捷操作(快捷键),合并单元格

1.1数据类型

在不涉及VBA和Power BI的情况下,我把数据类型分为数值,文本,布尔,错误四种,这里有个小口诀我希望各位务必记住他们,请务必牢记

文本靠左,数值靠右
文本靠左,数值靠右
文本靠左,数值靠右

为什么我会这么说?举个栗子

如何深入学习Excel_第1张图片

请注意看图片注释,A1和B1表面看都是“12元”,但是一个在左,一个在右。对于数字和文本,不进行对齐的情况下就是前面说的,文本靠左,数字靠右.

数值不仅仅是指数字123,包括日期,时间,分数,详见下图:

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注:日期有个已知BUG,1900年2月有29日!该BUG只存在于公式里,VBA没有该BUG。

1.2条件格式

条件格式允许我们根据单元格的值设置自定义的格式,比如:柱形,样式,图表,填充等。

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是不是很好奇热力图里面的内容呢?继续往下看~

1.3自定义格式

自定义格式是一个非常强大的功能,比如上面的隐藏单元格内容,我们用了;;;(就是三个英文分号)

还有万为单位的表示法0!.0,"万"

还有1小时30分钟25秒如何表示分钟数90:25的样式?[mm]:ss

还可以根据单元格的值设置显示文本的颜色,具体细节可以点击参看原文中的官方文档

关于自定义格式的具体规则这里不展开,我将会在后续的内容中专门讲解,由于公众号本身的限制无法插入外部链接,你也可以点击底部的查看原文,然后点击此处的官方文档查看具体规则。

1.4简单的快捷操作(快捷键)

下面我放一个我自己做的~知乎上一大把比这个做的好的,觉得不好看的可以参考他们的,我也将在后续的公众号建设中加入该图片的下载功能。

如何深入学习Excel_第5张图片

其中常用的有Ctrl+Enter,Ctrl+方向,Ctrl+Shift+方向,Ctrl+D/R,Ctrl+E。

其他的就是系统通用快捷键的,比如:

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1.5合并单元格

在计算过程中,不要合并单元格,也不要设置对齐(原因参考1.1)

2.公式

这个阶段主要是和公式相关,开始深入探究Excel

此处存在外部链接,你可以点击底部的查看原文查看该处的链接查看官方文档

重点:

数据类型,引用,函数嵌套,逻辑运算和算术运算,数组公式,名称管理器

2.1数据类型

这个问题可以参考1.1,至于为什么重新拿出来,你是否被VLOOKUP折磨的死去活来的?相信我,仔细看看1.1,再看看下面将要讲到的引用,你会极大降低错误率。

2.2引用

引用分为相对引用和绝对引用,两者结合组合成混合引用。

至于何时使用哪种引用,记住这句话:

哪个不动锁哪个

如B2,如果上下拖动不变,左右拖动改变,那么就是行不变锁定行即可,即B$2

反之,如果左右拖动不变,上下拖动改变,那么就是列不变锁定列即可,即$B2

2.3函数嵌套

如何写一个超级复杂的公式?

正序思考,逆序解决问题

如何从"法律[2019]医"中提取"2019"?

思考顺序

2019有什么特点 - 前面都有"[", 年份是4位数

如何找到"["的位置? - SEARCH, FIND

如何确定年份的开始位置? - "["的位置加1

怎么提取全部数字? - MID截取, 4个字符

解决顺序

SEARCH("[", A1) - 确定位置

SEARCH("[", A1) + 1) - 确定数字的开始位置

MID(A1, SEARCH("[", A1) + 1, 4)

可能还会有人问,那么多函数我如何记忆? 这里可以明确的告诉你:没必要强行记住那么多公式。第一,你用不到;第二,在输入公式的时候就会给我们提示, 比如:MID(text, start_num, num_chars),相信高中生都能看明白啥意思,实在不懂了看官方文档。

2.4逻辑运算和算术运算

在Excel中遵循:

FALSE 等价于 0,TRUE 等价于 1。

但是反过来会有些不同

0 等价于 FALSE,非0 等价于 1。

注意:在VBA中由于逻辑运算符都是位运算,所以,TRUE 等价于 -1,如果想知道为什么的可以去搜索"补码"相关知识。

那么这样有何意义?

AND(A, B) 等价于 A * B

OR(A, B) 等价于 A+B

为什么?

AND必须全部为真,反过来包含一个假则为假,即0和任何数相乘都是0

OR只要一个为真即可,再联系非0为真,可用加法等价代替

举个栗子,如果成绩小于2的为0,下图的公式就是方法的一种,虽然这并不是一个很好的方法。

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2.5数组公式

数组基本上可以等价于单元格区域(部分函数不可代替),而且数组公式必须用Ctrl+Shift+Enter完成执行,那么到底数组是什么?数组公式到底威力如何?

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上图我们实际输入的是={1,2,3;4,5,6},聪明的你应该看明白了,逗号换列,分号换行。别高兴太早, 记得用Ctrl+Shift+Enter完成执行。

再看实际使用的例子,单价大于2的汇总用到了2.4的内容。

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还不是很理解的可以看看下面的图,然后自己再试试。

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2.6名称管理器

提到名称名称管理器不得不提及一个名称"表的结构化"

此处存在外部链接,你可以点击底部的查看原文查看该处的链接查看官方文档

你可以再表格的数据区域随便点一下,然后Ctrl+T或者"插入"-"表格"即可

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区域在结构化以后就成了真正的表,比如你的引用方式会变成这样

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具体细节不在赘述,以后再说~那么,这和名称管理器啥关系?看图~

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名称管理器允许我们给区域定义名称,方便我们引用,甚至你可以再其中使用函数,很多动态图表就是这个原理。

3.图表

做图之前需要知道你需要什么类型的表,网上都有很多的图可以说明~我就放一个参考别人的做的东西。

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其实这个是很没有技术含量的东西,主要靠你去多看别人的东西。大多数图都是靠组合图实现,这里需要记住一个技巧,可以通过重复添加数据实现某些效果。

大概看一下下面的例子

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4.透视表

这里基本上是大多数人学习的终点,一直以来透视表都是Excel中最强的功能,加上这几年Power Pivot迁移到Excel中,更是让数据透视表的光环更加闪耀,那么如何学习透视表?

重点: 

    层级结构, 透视图, 切片器, 自定义显示, 自定义字段

4.1层级结构

比如我们有一份销售表需要汇总,是按照"城市" -> "日期"汇总还是"日期" -> "城市"汇总?

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4.2透视图

在"分析"选项卡点击"数据透视图"可以轻松调出图表,比如

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注意:如果你折叠字段会自动在图表中响应~

4.3切片器

如果我只想显示北京和南京的数据,"分析"选项卡"插入切片器",选择对应字段即可。为了演示,我把切片器连接了两个透视表,也就是说,一个切片器可以同时控制两个透视表和透视图。

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4.4自定义显示

由于有分组的存在,我们可以实现组内操作,组内排序,自定义父级百分比等等.

提示: 数据透视表允许你往值中拖动相同的字段,所以你可以对一个字段设置多列实现不同的效果

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4.5自定义字段

有时候某些字段需要再次计算,那么自定义字段就可以完全满足你的需求

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需要注意的是,销量*10其实是在各层级中根据设置的汇总类型汇总的


5.后续

学完上述的东西,你基本上就是大家眼中的大神了,但是,事情远远没有结束,还有VBA,Power Query和Power Pivot等着你。


如果你喜欢鼓捣新奇的功能,玩VBA吧~比如WPS中的高亮重复项,哼哼~我能写三个

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如果你经常需要用固定套路处理表格,那么学习Power Query,什么合并文件夹分分钟的事~

如果你需要关联数据关系和动态导出,那么学习Power Pivot吧~

最后重温那么句话~

道可道,非常道

切勿沉迷技巧,更多的应该是了解普遍的规律。不要有了锤子看什么都是钉子。

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