PMO访谈 | 谈高效运作和风险管理

▌前言

面对工作中的挑战不畏困难，敢于实践，积极探索提升项目交付效能之路。“怀最好的希望，做最坏的打算。”这是指导她从事项目管理工作的秘密法宝。曾经从事研发工作出身的她机缘巧合投身项目管理，却因此找到了真正热爱的道路。在爱奇艺三年之中，服务公司各大专项项目的同时，日常的并行项目将近100多个，她与PMO团队一路走来，披荆斩棘，收获与挑战并存。

▌结缘PMO：不懂技术的PMO，不是好Manager

【采访嘉宾】Elva  

技术出身的她做项目管理源于一个巧合，同时被项目管理从大处着眼、与各团队之间灵活沟通的成就感深深吸引，善于沟通的天分也在项目管理中得到了施展，善于理解他人的能力让她在工作中如鱼得水。而之前在技术领域积累的经验和知识，更为她在项目管理中的实践锦上添花。这些让她开始明白，项目管理就是真正属于自己的那条道路。

▌聚焦价值交付和提升效能的项目管理

PMO就像一支乐队的台上指挥, 根据项目目标协调各相关角色职能, 并根据计划、进展和风险情况及时调整节奏, 以保证最终大家齐心协力演奏出优美的乐章。PMO，Project Management Office的缩写，然而每个公司对其的职能有着不同的定位，通常来说是为了提高组织管理成熟度、确保及提高项目效能而设立的部门。

PMO它和组织架构的关系更加密切,而爱奇艺的PMO团队有自己独特的职能，主要包括如下两大职能：

·  推进公司战略落地：规范项目管理流程，建立项目管理体系，用专业的方法对产品全生命周期进行有效管控。确保大型复杂项目按时保质落地，并整合项目集信息，更聚焦价值，为公司决策提供支持。

·  提升项目交付效能：在实践中不断探索和优化项目管理方法，并通过构建或整合公司级工具、流程、方法等提升业务持续快速交付有效价值的能力。促进项目管理赋能，提供培训和支持提升公司级项目管理水平。

爱奇艺的PMO团队大大小小服务的项目已数不胜数，从基础架构、后台服务、产品、再到面向用户的四端等常规约并行100+项目。除此之外，他们还承接了很多大型综艺活动，其中有很多耳熟能详的节目，像乐队的夏天、偶像练习生等，还有重点直播项目，例如在2020年春节爱奇艺PMO团队就支持了14场春晚直播和4场元宵直播。他们服务的项目越多，越需要考虑到如何服务公司的战略落地，如何站在公司角度综合考虑项目的情况统筹安排推进众多项目，以确保工作的及时性和高效性。

▌拥抱新挑战，转型破难关

经过PMO的服务和指导过的项目完成后常常能收到不少好评，Elva在获得成就感的同时，也渐渐意识到还有新的挑战在等候着他们。

随着公司业务的不断壮大，如何提高项目吞吐率、提升项目交付效能是当前Elva团队最大的挑战。她努力的方向是让自己的团队做一些项目管理模式转型、更多通用工具的支持以及项目管理赋能，以确保在人力维持现状的情况下承接更多的项目并提升交付成功率。根据项目的不同种类（如产研类/非产研类，版本迭代/非版本迭代等）因地制宜灵活采用不同的项目管理方式，如标准Scrum敏捷迭代、Kanban持续交付、裁剪版Scrum、瀑布项目管理等，并且根据项目复杂度和项目管理难易度分别采用深度参与、浅度参与、提供支持搭建自组织团队等进行项目管理赋能，有效地提升项目集吞吐率。

在推进项目的同时总结最佳实践和通用流程，提升项目交付效能。以直播类项目为例，直播涉及团队众多, 时效性很强，影响面大，需要快速协调各个团队分工协作共同完成。通过有效对直播节目分级和流程优化，分别从项目立项、方案规划,  任务拆分、需求上线、风险管理、功能预演、灾备预演、直播监控、数据分析等各个环节进行把控，有效地保障了尖叫之夜、爱奇艺世界大会、国庆阅兵, 春晚直播等多场大型直播节目的顺利进行。

 

▌无畏困难 不断前行

“怀最好的希望，做最坏的打算。永远怀抱最好的希望, 相信办法总比困难多, 不畏惧，不放弃，无论结局如何，只要努力了就没有遗憾。

在项目管理过程中也是如此，设置项目目标提出最好的希望，通过各种专业项目管理方法进行总体规划、协调、推进。在范围、进度、成本和质量等维度寻求最佳平衡点，同时根据风险的具体情况做好应对措施，提升产品交付的成功率，降低最坏情况发生的概率。

高效的项目管理团队与科学的管理方法体系密不可分，一个项目从启动、规划、执行、监控、收尾这几个个阶段，Elva与她的PMO团队建立了完善的工作流程体系来帮助整个项目把控其风险、进度、成本、质量各个环节，以确保项目按时保质地去做交付。

在Elva眼中，专业、大局观、积极主动不畏是项目经理最根本的精神和品质，更重要的是要有敏捷的意识，并且把敏捷的思想应用到工作当中，如何提高效率贡献更多，如果有效补位，如何提升虚拟项目凝聚力等。

基于这一思考，Elva和她的团队梳理通用流程并有效的进行了推广，如APP上架流程规范、独立APP首发流程、需求上线流程等，并且推动流程工具化实现，最大限度地降低风险，把整个审批的环节做到可视化，形成了一套成熟的上线流程和规范，已经对接的业务无论APP发版还是需求上线都会全流程可视化，降低沟通成本，从而赋能项目并提升效能，她们还在继续推广中，希望让更多业务对接进来。

▌后记：身体和灵魂总有个在路上

项目管理作为一份综合性很强的工作，往往需要更出色的员工去把控。Elva坦言，他们的团队成员的综合素养要求非常高，既要有过硬的技术本领，又要有专业的项目管理知识储备、高效的执行力、抗压能力、大局观、跨部门协调沟通能力、应对技术变化快速的学习能力、知识的迁移能力等等，这些都是PMO的核心竞争力，事实上不管是什么岗位，都需要找到自己的核心竞争力，然后不断的去强化去突破。

在Elva眼里读书一种放松，也是一个不断丰富自己的过程。她将自身不断学习和丰富自己的品质也带到了自己的团队里，团队成员会定期分享项目管理的知识和一些实战的经验。除此之外，他们还会调研一些业界的的实战经验定期与大家交流，让她和她的团队不断前行。

 

▌文末福利：

希望大家能带着项目管理这样的思维指导我们拆解生活中的问题，有条不紊的加以解决，也能为我们腾出更多的空闲时间娱乐、放松、丰富自我，在工作与生活中收获更大的满足。Elva老师给大家推荐心理学和社会学相关的值得读系列书单，这里分享给大家，希望能与大家不断前行：《乌合之众》《非暴力沟通》《心理学与生活》《人类简史》《组织行为学》《人月神话》《习惯的力量》《高效能人士的七个习惯》。

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