数字档案管理解决方案

前言

      随着计算机技术的飞速发展和应用的广泛普及，人类已迈入了信息时代，信息化的浪潮正影响着人们生活和工作的方方面面。没有信息技术的支持，一个企业已经很难在市场经济的条件下生存下去了。目前几乎所有的机关、企事业单位都配备了电脑、打印机、扫描仪等设备，大多数都建立了自己的局域网，而且这些企事业或多或少地都采用了一些信息、文字处理软件来实现办公自动化。所有这些都是为了提高办公效率，降低员工的劳动强度。对于一个档案管理部门来说，电脑和网络的普及，正是为其档案电子化管理提供了很好的前提条件。档案管理的电子化不再是可能，而是变得必要了。

现状及问题

      · 档案在归档后，需要大量的反复查阅；
· 由于档案量巨大，当需要查询档案时，需花费按小时计，甚至一天的时间在档案室查找，耗时、耗力；
· 由于档案需长期保存，为提高存放环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免；
· 档案资料没有安全可靠的备份，一旦出现人力不可抗拒的意外事件，原始档案极易丢失、损坏，但恢复、修补困难。长时间保存，档案纸张、字迹也极易褪色、霉变，将会造成无法挽回的损失。
· 由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰；
· 一些档案的历史已经很久远，且纸质较差，已经不能适应当前查询、翻阅的要求，而且，对这部分档案的直接查询，所造成的破坏将是无可补救的。

数字化管理原始档案的显著优势：

      1. 所有原始档案通过图像扫描、压缩、存储在硬盘及磁带上，利用海量存储系统，上百万份档案资料可以快速备份、恢复。可使受损档案轻松恢复、使由于自然灾害而造成的损失程度降到最低。
2. 实现非接触式档案调阅，避免多次调阅造成原始档案的永久性损坏。
3. 如有原始档案丢失、缺损等情况，可以实现原始档案影象文件打印输出，完成对原始档案的修复。
4. 新的档案表格在初次入库前，先扫描进入原始档案管理系统登记管理，档案管理人员以后只要完成档案扫描工作，其余日常管理工作完全交给计算机完成，这样一方面减少档案管理的工作量，减少人力物力，另一方面也使原始档案的管理力度加强。
5. 非特殊情况下，日常工作中需调阅档案时可直接通过内部网络进行浏览，快速高效，通过设置不同的使用权限，确保了档案资料的安全性。
6. 可实现原始档案信息的共享，授权因工作需要而接触档案的工作、执法人员，在一定范围内进行操作、调阅，使查询工作简单、快捷、方便。
    总之，档案的计算机管理与人工管理相比，可保证档案的真实、安全、保存时间长、查询速度快、档案管理规范、信息安全、准确支持网络计算机调用，实现信息共享 , 节省人力物力的优点 . 简化了管理人员的工作 , 为各种相关事务，提供真实可靠的凭证。

系统运作流程图

硬件选择

      要把已有的纸质文字转化为电子文档，通常有两个途径：一是人工录入，二是扫描仪扫描，人工录入的缺点是错误率高、速度慢，所以现在很多单位都是用普通扫描仪扫描，把档案一页一页的扫描后，再进行排序、存储，这种方式比人工录入要快一点，也可以应付少量的档案录入工作，但如果每天有 50 页以上录入量，这种普通的扫描方式就不适用了，必须寻找其它的设备。 我们为您推荐由富士通的高速扫描仪系列产品。富士通的高速彩色扫描仪具有高速度、高质量、高可靠性及多功能等优点，能广泛用于各类型工作站及计算机平台；并能与二百多种图像处理软件兼容。内置式自动走纸器可以处理多页文件扫描；自动供纸功能大大提高了工作效率（可供 50-100 张）；扫描速度每分钟 15-100 页。并可同时进行文件扫描及复印，是数字档案系统理想的扫描设备。