Tetrate.io是一家北美的企业级Service Mesh服务商，提供基于Istio, Envoy, SkyWalking的企业级Service Mesh产品：Tetrate Service Bridge。Tetrate.io创立之初就是以分布式团队、在家办公为工作模式，所有成员都不在统一办公地点工作。目前，公司团队分布于北美，欧洲，中国，东南亚等多个国家。本文是对TVP吴晟老师的直播演讲整理，分享在分布式工作模式下，如何保证高效沟通。「TVP思享」专栏，凝结大咖思考，汇聚专家分享，收获全新思想，欢迎长期关注。
一、 分布式工作的背景和难点
1. Tetrate成立背景
我们公司是在前年成立，下图所列是最早期的所有的技术团队成员，涵盖了全球绝大部分的时区，包括日本、中国、印度等。
随着团队人数越来越多，其中有一些同事，并不总是固定在一个时区。例如有的同事有段时间在北美，其他的时间在日本，包括我自己每年也会有大量的出差，会频繁切换自己的时区。这样可以带来一个好处，除了大家能够保持一致的协作模式外，也可以有更多的私人时间，这是我们公司的经历背景。
其实现在有非常多有名的上市公司，都在以远程协作的方式来工作，基本上成了一个西方新进的技术公司一种标准模式。因为它可以把更多地方的人联合起来，而且这样的公司会有一个特点，它们更多使用了开源作为背景。如果大家熟悉开源或者了解过开源社区的状态的话，会发现开源协作即使是在同一个时区，因为大家还有其他的工作，能抽出的时间不一样，它也是一个极度分散的时间。有人是早上有时间，有人是晚上，或者有人最近在其他的国家，这是全球化协作的难点。
2. 分布式工作的挑战
（1）沟通难度
不管是在国内还是在不同的时区，都有可能面临到一个最大的问题：无法进行面对面的沟通。没有办法到别人的桌子前拍拍人家，然后跟他说这个问题，你帮我解答一下。或者我有这个事情想跟你来讨论，然后马上会进行一个快速的高频次的沟通。
（2）作息时间
在我们公司这是一个必然，会出现有人在休假，有人在工作，有人在不同的时间点有假期。比如美国的圣诞节和中国的春节，显然它不在一个时间点上。
另外每个人的工作时间、工作习惯是不一样的。有很多技术人员是夜猫子，喜欢晚上工作，并不喜欢一大早起床，但有些人会有非常严格的作息时间，可能会起得很早，比如说五六点起床，他就去锻炼身体，跑步，然后回来再工作。
（3）进度追踪
这可能是所有的分布式管理的领导都非常想解决的问题，他觉得没有办法看到员工，那也不知道员工在干什么，那工作的进度怎么保障？以及谁对工作更用心，谁的产出更好。这是很多领导想知道的一个事情。
二、如何在线协作
1. 利用SaaS服务
对于在线协作，有大量的在线的文档、会议的工具来帮助大家去解决远程沟通的问题。
但即使有如此多的工具，依然没有解决大家的心理问题，在线协作还是让人感觉到非常别扭。
首先就是让人感觉到它并不顺畅。好像在远程的过程中，会让人觉得效率很低。但有这么多的西方的公司，它们并不是由于疫情而开启在线协作，而是在正常的状态下进行，保持日常的分布式的工作的模式，公司的整体效益并没有受到损失。所以到底什么东西的缺失，让我们觉得在线协作模式很别扭，效率不高呢？
在绝大多数公司远程协作的过程中，缺少的东西叫时间协同。因为不管是任何人，他如果在家办公，最希望的肯定是想兼顾家里的生活。不管是家里的老人、孩子，还是自己单身的生活状态。想给自己做一顿饭，想现在去看一会电影，或者今天有点生病，他想多睡一会......
不管怎样，首先就是需要透明的时间管理！透明的时间管理和现在的996（所谓的加班文化）之间是有巨大的隔阂的。现在国内很多IT公司领导可能更多的认为，工作的时间越长，得到的收获就越高。但如果大家关注一个特定的技术领域，或者关注一个非常明确的开源的方向，会发现绝大部分的技术社区或开源项目都是由国外的公司在引领，而那些人其实并没有去付诸中国所谓的高效的996的这种工作模式。首先要做到的是把工作时间安排透明化。
比如我今天不想上班，想要陪伴家人孩子，那么可以不去上班，但要让所有人都知道这一情况。在另外的时间我可能会告诉其他团队成员，这周末我准备上班，因为我这周只上了4天班。我会把自己的Calendar进行调整，这周改成休周二或周日，而周六是工作日，大家有时间可以来找我。
如果有事你想建立一个会议的话，也可以以这种透明的方式，包括团队成员要出差，哪些时间是无法应答的，也需要第一时间告诉大家。下图是我们公司去年10月份的截图，在下图中，你会看到不同的人，用不同的颜色，标识自己不同的状态。那么其他人就会知道在这些时间内是不能联系他的，因为他在休假联系了也没有价值。
2. 合理进行远程会议
在远程会议的过程中，我们公司内部会有一些原则，在这里给大家做一些分享：
（1）避免全员会议
前段时间刚开始远程工作的时候，很多人发帖子和朋友圈抱怨公司开晨会。每天早上开晨会，让大家早早起来，这本来就是效率很低的事情，至少浪费了所有人一个小时的时间。其实也并没有聊任何有价值的问题，其实只有极少数公司才会有早晨的例会，或者说能坚持下来做有意义的例会的公司是不多的。既然在面对面的时候，都无法发挥效率，那么所谓的在线会议，包括有的公司上班、下班的打卡制度，实际上严重的违背了远程办公的高效性、让每个人变得更灵活这样的原则。
（2）会议提前48小时预约，紧急会议仅限于必要时
在远程会议里面大家都会觉得开一个远程会议的成本很低，因为随时可以联系其他人开会，而这样的会议一旦被传承了，形成一种文化，那么就会发现每一个人都在不停的开会，而根本就没有时间静下来去做自己该做的事情。
而又因为是远程，容易造成相互间的不信任。不能看见，所以被邀请会议的人不能像在公司当面一样，拒绝跟自己无关的会议。更多的时候，可能会被没有远程工作经验的人理解成：他现在肯定没有在干活，所以他不想跟我开会。所以会议的预约制决定了会议能够保证正常进行，受邀人一定能够按时的参加，除了个别的紧急的会议。当然这样的会议更多时候会遵守第1条，只会邀请必要人员，不会全员，不会浪费绝大多数人时间。
（3）在会议前发送背景介绍和议题文档
这反映了大家文档工作的能力。我知道在中国很多的工程师文化里，对文档是非常排斥的，特别不愿意写文章。实际上全球的工程师们都是一样的，都愿意去实现它，并不愿意去写文档。而多数远程办公的公司文化都有开源的经历，开源需要文档。全球在招收远程工作的职位时，一般同时会写着需要这个人有开源或者远程的工作经验。因为在这样的过程中，你才能懂得文档的重要性，才能懂得用文字表达，会比语言、开会更高效更准确。
（4）会议的时间不能超过30分钟
绝大部分的议题能在30分钟内结束。如果是一个长篇大论的争论性质的讨论，那这个会议其实可以在前期通过邮件、文档的在线审议来决定。而不需要占用所有的在线评议人、参与人的时间，聚在这进行无休止的争论和讨论。会议本身最大的目的是做出决议，避免有漏掉的一些情况以及同步信息。
（5）可能关系人采用邮件通知讨论结论
有些会议有人会缺席或不到场，那在这过程中，只需要把结论形成文档。就好像我们平时在公司有人发会议纪要一样，远程工作会议纪要，对于那些没有与会的人是非常重要的。他们需要知道结论，但不用像会议纪要那样去描述所谓的讨论的细节。因为对于其他最弱相关的人来说，他要的更多只是一个结论。
3. 形成Gossip文化增强团队凝聚力
Gossip文化是远程公司一个非常大的特点，几乎所有的公司都会有，包括在Google内部，也会有Gossip的文化。一般一周只有一次会。当然可能像我们公司是不同时区的话，可能会有两次，我们是会有北京时间的早晨和北京时间的晚上，因为这样两个时间可以协同全球的不同时区，大家选择自己合适的时间来参加会议。
Gossip的内容更多的是闲聊，是除了技术问题之外的问题，比如说这两周大家会问我，中国的疫情情况，中国政府到底是怎么样去应对的？你了解到什么信息？需不需要我们帮助你什么？或者有一个同事出去玩了，他会分享玩了什么东西，觉得哪个地方不错，大家有机会可以去玩。当然也会有和公司相关的，比如公司的合同进展状况，客户关系的进展。最大的差别是，它都是非常粗线条的东西，并不要去讨论细节、方案、目标，更多的是分享给大家，公司其他的团队成员在做什么？把自己的信息共享给大家，因为这种全面的公开信息，可以让大家更容易为团队寻求支持。
三、 管理模式和沟通方式
在远程工作的时候，技术手段反而是最容易被解决的。不管是所谓的Git，还是在线的会议系统、视频聊天系统、文档协作自动化的流程，这些都是工程师非常擅长的东西，无非是敲代码和软件应用。
但是管理是分布式团队最大的挑战，分布式管理需要要靠很多的细节去支撑。
1. 问题追踪
对于问题追踪，我相信很多公司都有看板这样的东西，并不稀奇。但细节可能是远程工作和现场工作最大的一个区别。因为在现场的话，很多时候领导看到看板没有动，他可以站起来去询问这个事情做得怎么样？那么在远程工作的时候，他不可能不停找人问，成本是非常高的，而且对于领导或team leader来说，它会浪费了大量的时间。
所以在远程工作的时候，就要求问题要更细致，最好是分阶段的，而所有的问题都应该被管理出来。比如说它是一个简单的issue，可能要做三四步。那么这三四步很有可能是3~4个issue不停的在操作，这样的话你的工作进度对于领导来说是非常容易被发现的。并且当你去报告被阻塞的时候，是可以很明确的知道哪一个非常细的任务阻塞了，其他人可以快速的去解决掉这个问题，而不会是说一个大任务阻塞了，但你实际上这事情根本就说不清。
另外就是在整个过程中间，它需要有Owner和Reviewer，这在国内是非常少见的，我们需要结对编程。所谓的结对编程，并不是说一个人编程，真的有另外一个人在旁边坐着看。而是两个人工作在相同的领域，他们工作在相同的技术方向上，能够理解对方在干什么，对于细节都能理解。那这两个人可以交叉互审，同时也变相达到了交叉考核进度。
因为他自己在做这个方向，能够非常准确的评估出对方的工作量，相互之间可以形成一个很好的团队。而上面只需要一个相对比较大的人物去考核、去负责就可以。所以问题的细化和责任到人，这是在管理时和平时在做任务追踪时，非常大的区别。一个是非常粗犷的管理，一个是大力度细化的管理。
2. 状态同步
我们公司会用文字的形式代替在国内的每一天的视频例会，描述的内容其实对员工来说是一种鞭策。你需要写出内容，而你昨天的内容就在这上面放着，当你天天写一样的内容，或者进展非常慢，这是非常容易被看见，并不在乎于它是文字形式还是口述。
而对于视频会议，因为十几个人不停在说，对于听的人根本无从判断昨天这个人到底说了什么？所以会议除了在视频上看见人以外，其他并没有什么太大的好处。而且因为每个人的工作结构不一样，有人可能到晚上这个活才能干完。那么你下午去问他的进展的时候，其实他并没有办法给你回复，每次都跟你说的是这个事情正在做，这也变成了没有意义的。
同时Standup和刚才前面的issue管理是要呼应的，因为前面的issue是非常的细的，所以在Slack standup的channel里，大家会发现细节的进展都可以被反馈出来。最大的核心就是Block，因为任务被拆细后，可以更离散地活动，那么肯定会在特定的时候，受到一些阻碍。比如说任务协调不合理，或者有一些设计出现了问题，或者有一些技术障碍需要被排除，以及有一些不可预知的错误，需要大量的时间，这都有可能。Block是你向团队申请援助的最大的帮助，因为每个团队都有不同职级不同能力的技术人员。不管是开源，还是公司内部都一样。那么你的block被报告出来，有助于上面更好地对你进行帮助，而你能够把Block说清楚，更多地证明了你对这件事情的了解是非常透彻的，你能分析出它的Block在哪个地方。
很多人都会告诉leader，我快做完了。这是国内最容易上报的一个事情。但实际上可能三天都做不完。这就是我们的工程师们没有把自己的任务分析清楚，可能需要两三周才能完成的功能，没有做到任何的拆解。
3. 以开源的模式公开工作内容
公开工作内容，在技术团队之间，这和很多大型公司现在推广的所谓的inner source，就是对内开源的公开信息，其实是有很大的关系的。要防止员工不干活，最好的方法就是把他工作的内容公开出来。
提交了多少代码，做了多少次提交，向哪些库提交过代码，向哪些库提交过issue的讨论，每次工作的讨论重心有多少？有多少review的细节......在这样的过程中，就能看到其他人的工作状态，这种公开透明的方式，是对管理最大的支撑。
没有这些，管理就无从说起。因为在管理都讲一个事情，就是对事不对人。一定不能按你个人的某个感觉，比如我感觉这个人好像没有好好干活，这是非常不科学的事情。但如果他的提交量、参与度显著达不到平均水平，那我就知道在这过程中，他可能是真的没有好好的干活。
4. 邮件沟通准则
（1） 每封邮件只包含一个主题，以免遗漏邮件
在发送的时候，一定要避免长篇大论，包含几十个主题，寻求不同的人说明不同的事情，这样的邮件很容易中间被遗漏。因为有人读了前三个，觉得跟自己没关系，可能这篇邮件就跳了。
（2） 使用[topic]明确邮件内容领域
就是你在公司内部哪个项目或哪个技术方向，一定要通过邮件的名称来明确自己是在哪个领域，方便大家快速检索。
（3）必须使用回复全部
所有的邮件系统除了涉及公司机密外，一定要尽可能的使用回复全部，避免有人漏掉了上下文的信息，而不是使用直接回复给发件人。因为大家也需要同步你在讨论过程中间的一些观点。
（4） 领导接受异步回复
如周末或非工作时间发出的邮件，需要等到工作时间才会回复，这是对领导的一个要求。
（5） 只有紧急问题才使用即时通讯软件（Slack）
一定是已经紧急到必须他出面来解决的时候，才会使用即时软件。在国外的公司可能更多的是Slack，那么国内可能会是微信。但想告诉大家的是，在国外即使是Slack，所有的工程师都可以选择在休息时间并不进行回复的。
所以这也回到前面，需要结对编程的目的，每一个技术细节都是有另外一个人在备档的，两个人同时不在的情况是很少发生的。
（6）在休假期间设置自动回复
当你不能在规定的时间内，大家预期的时间内回复，比如你有个人的事务要处理，或者你有一些特殊的情况，比如在休假或者出差。不管是因公还是因私，或者你在进行时区的切换，你都需要用自动回复的方式来告诉大家，以免大家产生误会，就觉得好像我问你的事情没有得到一个合理的回复。
5. 即时通讯软件（Slack）准则
其实在国外，Slack会比类似于微信这样的工具更加流行。
（1） 使用Thread进行上下文讨论
Slack会有典型的上下文，可以针对一个点反复的进行讨论，而不像微信会一下就刷没了，对这次讨论的上下文没有非常明确的联系。这就是为什么微信更适合于点对点的聊天，绝大多数的国内通讯工具更适合于点对点，或者说闲聊，并不适合作为工程工具来进行使用。
（2）不使用 @here/@channel
就相当于在微信群或者QQ群里@所有人一样，如果所有人都干这个事情，那最后的结果就是没有人关心谁@我。
（3） 对于留言信息，尽量提供明确的上下文，甚至示例和步骤（原则上应使用email代替）
即使是Slack也和邮件需要遵守同样的原则，需要提供明确的上下文，不能说就写两句话，别人看完后都没明白你在说什么。你需要大家在没有你详细解释的情况下，读这段文字就知道你要说什么。那这需要大家对跟自己有衔接的工作细节，有一定的了解，你要花时间去了解别人。
（4） 即使使用slack也要接受异步回复模式
同样Slack和邮件一样，要能够支持异步回复，公司也会有明确的指导告诉大家说，如果你这段时间不想进行即时聊天，那请打开勿扰，原则上是允许员工每天抽出一到两个小时。如果你是这样性格的人，可以抽出一个到两个小时的时间，集中去进行Slack上的问题和邮件的回复，而在其他的时间内保持你自己的专注力。
这个是因人而异的，有人可以做到非常快的上下文切换，比如说在3~4个讨论中间，他的脑子可以换得非常的快。而另外一些人是需要非常大量的准备时间，但可以非常深入的去讨论某个问题，或者做某一个技术上的coding这样的动作。所以大家可以根据自己的情况来决定。同样的，管理者要能够接受这样的一种讨论方式。
6. 开发准则
（1）面向设计文档
这可能又是工程师们最不喜欢的。
（2）面向API和协议
尽可能让API和协议文档化。对于网络接口和需要调用的类，一旦定义出来，不允许被随便改动。
（3）在原型状态即提交pull request，并标识WIP
因为我们有结对编程的一个策略，所以pull request是要尽早的提出来，这样别人才能看到你的pull request的内容，并在早期指出一些你可能犯的原则性的错误。
因为所有的工程师都有状态不好的时候，或者对某些技术领域不熟悉，从而犯一些非常低级的错误。如果pull request真的会break某些协议或者设计，那你应该在pull request刚刚发起的时候，就在第一时间通知所有可能会受到影响的团队和个人，或者让他们尽早的看到pull request以及针对pull request预先做针对性的一个调整。
在所有以开源项目为背景的公司中有一个非常重要的文化：所有的功能在提交代码的时候，都需要通过全自动的端到端测试。会有大量的测试，而这些测试实际上是由工程师自己来完成。比如你提供rest接口，那么你在做的时候，就应该有相应的测试程序去调用rest接口，并测试rest接口是不是能够真实的完成数据的写入、更新，以及相应的一些行为特点。才能保证系统在每一次交付的时候，不用频繁去沟通，为什么系统运行不了这样最常见的问题。
四、分布式工作的核心要点
1. 异步工作核心
异步工作的核心原理，并不是让团队连得更紧，而是为了让个体工作效率的最大化。在这过程中，发挥个人的主观能动性才是工作的核心。现在绝大部分的中国公司都是因为疫情被迫进行异步工作，他们希望把在线下的那一套东西移到线上的，而实际上反而成为了降低工作效率的一种方式。
因为传统的管理是基于人没有主动性，那企业把员工拴在公司，完成工作。而不是依靠额外的考核制度、追踪能力，去反向证明你是不是有足够的工作效率和工作积极性，以及自我约束的一个能力。
2. 团队工作原则
如下图所示，右侧的几个原则，是我们公司指导文件的一角：
如果你正在做的工作，不是一个非常敏感或者优先级很高的工作，而别人做的东西正在被卡住了，做不下去了。那你现在最应该做的事情，就是去帮人家解决Block的问题，而不是继续做你的工作。
如果你自己现在正在做一个非常高效的积极的工作，你脱不开身，那你应该去找被阻碍的那个人解一下，到底是什么东西阻碍到他了，有没有办法能够绕过去？实在绕不过去了，再去考虑是他的优先级高，还是你的优先级高。如果即使在这之后，你依然发现你的工作还是优先级更高，那这时就出现了结对编程时的最后的解决方案，你去找跟你结对编程的那个人，因为他和你的技术领域是类似的，很有可能帮助被Block的人快速或暂时过滤掉阻碍的问题。
所以这是一个非常有顺序的流程。大家需要了解的是，在这个流程里面可能会帮你自己把事情做得更顺畅一些。
3. 远程办公对公司的影响
远程办公对公司的影响其实也是远程办公的要求。
（1） 需要具备远程工作经验的员工
现在绝大多数人被迫远程办公，实际上他们中的大多数并不知道如何正确远程办公。
（2）对员工个人素质、自驱能力、时间规划能力，专注力要求更高
在办公室，因为领导就住在你背后，所以你不可能瞌睡。而在家里手机就摆在旁边，你可以去随时去打游戏，或者看电影。那么你怎么保证每天的工作效率以及每天工作的输出，这对个人是非常高的一个要求。
（3）需要远程办公管理经验的管理者
对于管理者也是如此，怎样去协调不同工作习惯的员工，怎样保证他们的工作效率，怎样去协助他们，做好协调，这是非常重要的。
（4） 办公成本降低
因为大家都在家里，用自己的网络、自己的屋子，那么实际上对于公司来说，降低了非常多的成本。以及每天加班的打车费、餐补，所有的这些东西，公司都省掉了。可能唯一成本的就是公司的几台物理服务器变成了云服务器，以前的架设的一些服务，变成了购买云厂商的或者第三方的SaaS服务。
（5） 差旅
比如像我们这样的公司，每年会有一次到两次全球飞行的成本，需要去连接更多这样的团队，去提供一些短期的面对面沟通。
最后分享给大家，不要认为所有的工作只要是远程就是最高效的。即使对一个非常有经验的远程工作的团队来说，依然需要时不时的去面对面沟通。这既是一个人性的问题，成员之间需要社交活动。另外当面的讨论，对于涉及这种不需要实践，更多的是需要经验以及规划能力上的问题时，面对面会比远程工作来得更好。
五、Q&A
Q：在开发过程中，如果缺少专业的测试工程师，需要自己来承担不大不小的bug的问题，这个事情怎么处理？
A：像我们这样的公司都没有测试工程师这样的一个职务，也没有测试组这么样一个团队。实际上在这样一个过程中间，工程师要向自己的代码负责。为什么我刚才说端到端的测试会非常重要，这个是保证你在交付的过程中间不会出现大大小小的bug。
Q：未来3~5年，远程办公会不会成为一个主流形式？
A：从我的理解来说，短时间内应该不会，至少在中国不会。因为中国的大多数管理者还没有准备好适应这样的制度和文化。可能相对于技术人员、技术平台来说，管理能力是最大的障碍。
讲师简介
吴晟，腾讯云最具价值专家（TVP），Tetrate.io Founding engineer。开源技术和开源社区爱好者，Apache和CNCF基金会多个开源项目核心团队成员。Apache SkyWalking创始人，VP和PMC成员；Apache孵化器PMC成员；Apache ShardingSphere(incubating) 联合创始人，PMC成员；Apache Zipkin(incubating) 贡献者和孵化器导师。CNCF KubeCon + CloudNativeCon 2019 Program Committee 成员；CNCF OpenTracing标准化委员会成员。关注和推进云计算、服务化、云原生和服务网格技术的技术发展。并积极为中国开源项目提供帮助