你知道 Email Ninja 吗？

Email Ninja 即邮件忍者，笔者自创。

一次新人培训结束时，一位FinTech 的同事找我吐槽，说他入职才一周，但是，每天要处理超过100封邮件，如此数目的邮件光是看完就需要耗费很多的时间和心力，更别说还有各种会议要参加。如此下来，集中在业务研究学习的时间就变得非常少，而且时不时跳出的新邮件提醒也使得注意力容易涣散，工作效率相对而言有点低。

多年的外企经验，让我有能力来给这位同事支招，单纯从商务沟通而言，所谓的高效沟通，就是花更少的时间在邮件上。

忍术1: 为标题 (subject) 添加标签

就像在文档室找文件一样，发给大群的邮件添加标签会有 3 点好处：

6个月之后回头来看，你也可以快速找到这封邮件

给收件人一个优先级的提示，他／她是否需要现在就点开你的邮件做出答复

清楚的标签告诉收件人该做什么，这样他／她能更快地回复你，给你想要的

标签类型1: 内容分类

分类标签2: 收件对象分类

这样做，大家一眼就能判断自己是参与者，还是知情者，或者当时哪怕没有留意，也不会有太大损失。

比如：［Everyone-dev］工程部电脑操作系统更新

[Misc-dev] 推荐一些上海吃蟹的饭店

[Intern-dev] 期中小结的填写

分类标签3:发信人分类

这类邮件一般重要但不紧急，如果忙的时候，建议先加星标，等到需要用的时候再找出来细读。

比如：［人力资源部通知］理赔箱的安置

from: [IT 部门通知]@dianrong.com主题：通知：本周三（8月10日）八号桥四期网络调整

分类标签 4: 自定义

下面简单3步教你自定义重要邮件，有效管理邮件。

步骤1:在邮箱页面，找到设置页面。点击“文件夹和标签”， 然后点击“我的标签”。

步骤 2:在我的标签下，新建标签，比如“点小融”。

步骤 3:点击“收信规则”，创建收信规则后，你可以设置，如果发件人包含‘[email protected]’， 执行以下操作：标记标签：点小融。设置完毕后，你就可以看到唯一点小融发给你的邮件，已经被标记好了。

忍术2: 问“我要什么”

电影里的小狗坐在门口对着大门一动不动，它想要从门背后得到什么呢？

就像这只小狗一样，当你点击“写信”的时候，你一定想从读者那里得到什么，把你想要的放在邮件的开头，一般都比较节省收件人阅读的时间。

忍术3: 收件人需要什么

在清楚得回答了这个问题之后，你就需要把“上下文”和“结构”呈现给读者。

这里的上下文，是让你的邮件变成一封questionless的邮件，你应该给收件人提供一些简单的背景或者背景故事的网页链接。这样发出去后，收件人可以不需要问问题，就该知道如何回复你。

上下文，有时也指你对这个问题的看法。

所谓结构，就是在提供必要的上下文或者细节的时候，用清楚的段落、着重符号进行分段、缩进。

如果邮件的目的是让收件人行动，那么无论是报名、还是完成反馈，他们都需要填一个表格，这个链接需要他们点击，所以这个链接需要放在明显的位置，不能淹没在邮件最后的几行文字中。

忍术4: Every word counts

作为邮件忍者的最后一招，在写完邮件之后，就要学会砍，砍掉多余的字或者重复的信息。

这就需要一遍遍的proofreading， 读个 2-3 遍所花的时间远远少于你写完邮件直接发送之后，发现有明显的错误，想要剁手后悔的时间。

本文作者：孙俊（点融黑帮），目前就职于点融工程部 Strategy 组，担任项目培训师一职，有多年语言教学和公司培训经验。平时喜欢找同事聊天学习业务, 跟组里的外国同事周末一起放松, 一个人的时候喜欢看电影、做演讲。