ERP常见问题归集—【第二节：ERP系统应用问题】

【第二节：ERP系统应用问题】

1、常见的数据问题

每到月末，财务部门的人总是特别忙，虽然有ERP系统在手，省掉不少事，但如果数据有问题，查起来也是一件挺费神的事。主要的数据问题在哪里呢？归纳起来有以下几类：

<1>输入错误，比如把5输成2之类，这种错误比较难查，要对单据。

<2>分类错误，比如把这类物料的数据，归到了另一类，导致分类统计错误，在财务上就可能材料总帐对不上。

<3>重复输入，比如一张单据由不同的人输入了两次，导致数据加倍。

<4>联动错误，比如有些要核销的数据，会与其它数据联动，但可能因某种因素（如突然死机），联动没执行完。

<5>时间错误，比如有些业务单据不属于本月（补单），结果在本月中处理了。

<6>协同误差，比如不同业务的周期不一，有的跨月，有的不跨，稍不注意，就可能产生错误。

ERP系统数据的重要性自然不言而喻，因此在日常运行中要有一套避错的措施，使数据误差尽可能缩小。

2、关于供应链中的一些常见问题在ERP系统中如何处理？【前提：采用移动平均价体系的仓库记账方式下】

<1>入库的物料因价格错，要红冲，但是已经出库了，在系统中该如何调整？价差该如何处理？不要说让用户挨个红冲出库，再挨个红冲入库，因为有可能已经跨财务期间，并且量巨大。如果是仅仅红冲了入库单，再重新入库，那就会存在一个价差问题，原先的出库单是按照原单价出库的。

<2>供应商开来负数的采购发票在ERP系统中该如何处理？

<3>发票与入库单含税金额相同，但税金不同，系统中该如何处理？

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此问题多为舍入误差造成，并且金额保留两位小数

入库单

分两次入库，每次入一个，两个入库单

入库数量   非税单价   非税金额（保留两位小数）   

1       100.137        100.14

1       100.137        100.14

合计

2                           200.28

发票

一次开过来两个数量的发票

数量    非税单价     非税金额（保留两位小数）

2       100.137        200.274        200.27

所以最终算出来的非税金额会差一分

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<4>进口采购由于费用多，有时候货到公司了，报关杂费还没有完全出来，如果是给某一项目专门采购的进口物料，那剩下的那部分费用如何计入项目成本？因为有可能报关杂费出来的时候该物料早已入库并且已经出库了

例如：我为A项目采购的进口组件已经到公司，需要办理入库。但此时本次进口采购的相关费用（假定1000）尚未全部出来，只有800。所以只能按800元入库。然后也按800元出库给A项目。在这之后剩余的200元费用算出来了，按理说这笔费用应该计入A项目的成本，但由于实物已经出库，这个费用该怎么出到该项目上呢？

 

3、TIPTOP ERP销售系统设定

<1>      销售系统参数设定-axms010(一):启用开放模组,与总账关联(工厂编号&账别编号),开账日期,与制造,发票,应收系统关联,出库设定

<2>      销售系统参数设定-axms020(二):信用设定,包括订单,出货单信用管控,信用金额汇率来源选择

<3>      销售单据设定-axmi010:类别,名称,是否自动确认|打印|产生应付|发票金额

<4>      销售分类-axmi020(内销|外销),运输地点-axmi030(中国|日本|美国),收款条件-axmi050,

留置代码-axmi080   (品质不良|出错货品|不符需求|期初开账)

<5>      客户资料相关:客户类别-axmi210,客户基本资料-axmi221,信用明细|订单|出贷|账款查询

<6>      客户产品维护-axmi151:设定公司客户产品对照

<7>      销售预测|估价与报价

<8>      合约订单管理:一般订单维护-axmt410,订单结案-axmp410,订单变更-axmt800

<9>      出货管理:出货通知单-axmt610,出货单维护-axmt620

<10>  销退单管理:销退单维护-axmt700

<11>  订单控制-axms050,出货单控制-axms060

 

4、结转,送货单和预派单,多制品

<1>      结转

　　在产品盘点作业里面，有结转的动作，顾名思义，结转就是冻结转出的意思，类似tiptop里面的关账。执行此动作，系统里面关联到所有出入库内空全部被冻结到，不可以作任何修改，而同时，所有的库存数量转出到下个月初，为其期初数。因此，执行此动作前，要先在产品管理里面把纸箱系统盘点记录表导出，由仓库将实际盘点数量写上去。完成后由信息人员执行产品盘点作业里面新增盘点作业，此动作执行，所有的入出库内容都被锁定不可以修改，可以在此修改实际库存，导出表给业务对账都完成后，执行结转。

<2>      送货单和预派单

送货单是有库存的情况下出货，必须要审单后才可以，因为审单的动作就要扣掉库存。

而预派单是库存不足的情况下要出货，此动作不用审单，直接可以打印，由业务打印后交仓库让其再入库补足库存出货。库存不足可能有下面的原因：

A.还没有生产完毕，此部分业务直接打预派单给仓库，让其补足库存。此部分仓库接预派单，能备货的先备货，没有库存笔数追踪FQC,一级一级向上。

B.由于报废（生产检验不合格，出货检验不合格，客户判退产品等）产生。此部分直接通知业务再补订单，开立工单生产补库存量。但品管写出报废原困，确定责任归属。

<3>      多制品

多制品一定要入库，以产生成本，不能浪费。一般情况下：生产数量＝订单数量＋放损数量＋多制数量

形成多制原因有很多方面。在出货时候，只要出货数量满足订单数量就可。

 

5、出退货与销账

建立出货单，就会产生应收账款，财务定期会做应收销账动作。在此之间会产生产品退货的问题。

【一般有两种情况：一是退货再换货；第二就是直接退货。】

举例：订单生产1000PCS，生产数量为：1010PCS，出货数量：1000PCS，此时会产生应收账单1000。但客户那边因不良退货5PCS，那就要做退货单5pcs，此时订单数量会自动扣退货数5PCS而变为995PCS，但出货单数量仍然1000PCS。如退货再换货，查库存是否有5PCS，若有库存直接出货给客户，若无库存下订单再生产5PCS。直接退货，不在出货5PCS给客户。那销账时候（销账是由产生的出货单和退货单产生），出货单1000PCS和退货单5PCS正负相互加抵扣。

销账作业里面，选择客户，要销账的月份，确定会会自动带出来要销账的出货单，退货单，输入总收款总金额后由系统自动销账。注意部分：本来要销3月份的账，而2月份的发票没有及时收到推到3月份，或3月份里面因客诉等原困没有收到款等情况，要先在单身里面调整，删除这些不需要此时销账的单据。

 

6、对于工单自动结案

　　当纸箱成品入库数量大于等于订单数量，小于等生产数量的时候，此工单会自动结案（完工），P.S此数量还要加上并单生产的数量。说明：

　 <1>委外工单，打印给指定业务做委外作业，下单给厂商生产。返厂时key委外回厂单（此部分由品管人员做）。然后仓库根据委外回厂单做入库。

　 <2>内部生产工单，打印后给生管，品管，采购，来料检验，仓库生产。完工后由品管做检验。后由仓库入库，根据工单号（检验ok的工单才会显现）

　 <3>工单自动结案，会产生：

　A. 工单生产进度确认里面，新增时候，显示数据里面的工单会看不到。

　　如果人员做过了确认的，此数据是会保留下来，可以在工单进度确认里面查找到，查找条件是工单号码。

　B. 仓库入库的时候，如果是多制品会正好到订单数与放损数临界，会出现系统里面没要入库的工单（因为此工

完工，不会在出现）。但实际上会是要入库的产品。此部分要采用其它入库方式。

 

7、关于盘点

<1>每月月底（28号），系统盘点作业里面做新增一盘点单。此部分是锁定出入库动作，把28号后到下月初前出入库的资料放到下个月的1号。

<2>仓库在产品管理里面打印产器库存表（上面已有系统上的账面库存数），发给相关盘点人员进行盘点。把实际盘到的库存数量写上去。

<3>进行库存调整，把账上库存和实际库存不对应的修改，保存。

<4>所有的数据都无误后，执行结转动作，把本月库存数转到下月初。

 

8、总结调拨问题点

体会：中小型企业ERP真的没有大型企业ERP规范，包括上线前的准备，教育训练，修正SOP符合自己的流程及上线后问题处理方式等等。

  总结调拨问题点：

  不知当初此部分是怎么设计的，把调拨作为库存异动还处理，这样处理其实可以接受，但只在盘点作业里面有体显，而在出入库里面没有单据产生，这点我就看不明白了。

   这部分问题发现描述：

   亚旭的5700-002670的料，查不到出入库资料，导出来的库存表上却有出入库的数量，即盘点作业里面盘点单上本月出入库数和产品管理里面本月出入库数量不相等。检查原因发现这个料在本月里面有调拨。也就是说：盘点单上本月出入库数＝本月出入库数＋调拨数。

   这样设计产生的问题：

   业务每月提供给财务的库存表，上面字段主要有本月期初数，本月入库数，本月出库数，本月结存数等等。虽然调拨对本月结存数不影响。也就是说总的成本计算没有问题。但如果计算某一个料产出成本就不对了。比如：原物料采购1000PCS，入库数为500PCS，这样的话50%原物料已产出成本了，其实此入库数并没有500PCS，因为有调拨的情况，简单理解为重复入库的情况，也就是产出成本一定小于50%。

因此，对与目前这个系统，调拨不应该算为库存异动才算合理

 

9、关于有主附件产品开立订单生产出货情形

目前公司订单里面，有一类产品里面是成套生产出货的，而客户也是向我们下成套的订单。

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比如：客户新世的一个料：243T0133外箱，

带了三个附件：243T0133H围板、243T0133H天地板、243T0133H刀卡整套。

而243T0133H刀卡整套又带有二两个附件：243T0133H刀卡1、243T0133H刀卡2。

主附件间通过一种比例关系建立一种联系。根据这种比例关系，由客户下的主件订单数量来确立生产附件数量并随其一起出货。如客户下243T0133外箱10000PCS,还要生此下面附件产品，数量根所比例*10000PCS算出。

一、新机种确立后首先要在系统里面产品管理模块里建产主附件基本数据，从最底层开始建立，比如上面的料：

依次建立(1)243T0133H刀卡2、(2)243T0133H刀卡1、(3)243T0133H刀卡整套(并在此附件字段里面增加上面(1)和(2)两个附件数据，并设定比例关系，如此为：2:11)、(4)243T0133H天地板、(5)243T0133H围板、(6)243T0133外箱(也在此附件字段里面增加上面(3)、(4)和(5)三个附件数据，并设定比例关系，如此为：3：2：1)。

二、开立订单：

1、目前的方式：从客户那里得到开立的订单数量、在系统里的订单管理里面新增一笔订单，在其单身字段把每一笔主附件增加上面，并key入订单数量。

这样问题是：所有的主附件都要增加上去，由于客户下的订单数量只有主件数量，业务人员根据主附件比例关系自己计算出来附件数量key入系统。不方便业务人员操作，如果只key入主件，而附件不key，那么送货的时候，附件内容会带不出来，因为送货单是消订单的。

2、程序将修改为：在系统里的订单管理里面新增一笔订单，在其单身字段只增加一笔主件而已，数量就是客户下的订单数量，并不要由业务人员计算出来，系统出货的时候可以自动带出附件内容。

三、以后再开立工单生产，检验合格入库后，再出货就可以了。

工单送货单会自动带出附件内容。

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10、会计结帐业务流程

会计业务的“合龙门”阶段是会计实务的精要部分，连我做了多年的会计在收尾制单时也免不了翻翻以前的凭证或记录，所以我把流程记下来，以方便查看。

<1>当月日常业务处理完毕后，结转制造费用入生产成本；

<2>进行材料及产成品入库核算

此时系统会自动审核，不对的地方会指出，一般原因是存在未审核的单据或是未估单价，也有可能是金额为负导致加权平均出的单价为负，修改后方可进行出库核算。

<3>材料及产成品的出库核算

上一步骤完成后，点存货核算——出库核算，一般没什么问题，通过后，点存货管理---生成凭证--勾选生产领用（产成品为产品入库）会自动生成会计分录即：

借：产成品或：借：生产成本

贷：生产成本贷：原材料

<4>生成分期收款发出凭证

一般都是当月销售不能收回货款，点销售出库（分期收款发出商品）--生成凭证，会计分录为：

借：分期收款发出商品

贷：产成品

<5>外协核算

点击存货管理---报表分析---委外核销汇总--打印

根据金额做分录：

借：生产成本

贷：预提费用

<6>生成发票，钩稽后点击生成凭证，会计分录为：

借：应收帐款借：销售成本

贷主营销售收入贷：分期收款发出商品

应交税金-销项税

<7>审核凭证无误后，点击过帐，生成损益凭证，点击过帐后，查看报表并打印之。

<8>结存货帐，点击存货管理--结帐，如无问题即可转入下一期间，如有问题按提示更改。

<9>结财务帐，点击财务系统--结帐，转入下一期间。

 

11、其它

<1>为什么在生产计划中作信息登记审核后，看到相关需求生成，但需求汇总不能产生？因而，所有的采购计划等都不能自动生成？

答：(1)、在生产计划中作信息登记审核后，在“相关需求生成”窗口对该张生产计划单进行需求生成，接着在查询模块下的“需求生成列表---->相关需求”双击该条记录出现“相关需求”窗口，进行审核后即可产生需求汇总。(2)、在“需求汇总”窗口对该张生产计划单进行需求生成，接着在查询模块下的“需求生成列表---->需求汇总”双击该条记录出现“汇总需求”窗口，进行审核后即可进行采购生成。

<2>A、怎样审核相关需求？B、已经审核的生产计划单怎样删除活修改？

答：A、在【查询】－【需求生成列表】－【相关需求】窗口中，选中要审核的相关需求记录，再单击工具条上的“单据”按钮，在弹出的窗口中进行审核。B、已审核的生产计划若已生成需求，则不能删除或修改。若还未生成需求的，先在【查询】－【生产计划列表】中进行弃审后，即可对生产计划进行删除或修改。

<3>如何在”应收系统”或“应付系统”里进行“销售发票过帐”和采购发票过账？

答：先在销售系统的发票编制窗口里的"赊销"进行打勾，就会在应付系统里的查询下的“销售发票制作凭证”窗口生成一条记录，单击“凭证”按钮，可进行制作记账凭证。再到采购系统的发票编制窗口里的"现付"不要打勾，就会在应付系统里的查询下的“采购发票制作凭证”窗口生成一条记录，单击“凭证”按钮，可进行制作记账凭证。

<4>请问付款条件名称为3/5,2/20,1/30是什么意思？

答：付款条件中的3/5，2/20，1/30的意思是：付款方在5天内偿还贷款，可得到3%的折扣，只付原价的97%的货款；在20天内偿还贷款，可得到2%的折扣，只要付原价的98%的货款；在30天内偿还贷款，可得到1%的折扣，只要付原价的99%的货款。以此类推。

<5>为什么生产模块中需求汇总以及采购生成都不能填入数据？

答：需求汇总以及采购生成是根据BOM配置，及生产计划，自动形成的需求物料，无需进行填写。注：在需求汇总前，必需先进行相关需求生成及独立需求登记，之后再对相关需求及独立需求进行需求汇总。

<6>为什么仓库模块中我进行期初结帐时，老是出现尚有单据未记帐请先全部记帐？

答：期初物料及产品登记的单据，审核后，必须到查询——单据记账窗口，对单据进行记账后，才可进行期初结账。

<7>统提示“记帐日期不在会计期间内”，应该怎么设置？

答：请先到会计日历窗口里查看当前的会计日历。在录入单据存盘时把日期调为当前会计日期即可。

<8>能否说明系统为什么设计成当月登记的固定资产不能变动?如果能变动则会发生什么情况；工资系统怎么不能和财务系统连接在一起？数据各自独立？

答：因为当月的固定资产不计提折旧，所以不需要变动和减少，只需进行修改；工资系统和财务系统连接在一起。工资结账以后才能到账务那里生成凭证，数据因此是共享的。

<9>为什么在创建帐套中修改帐套重启动后，帐套名称并没改变，还是顺和达软件公司；在采购系统中生成一张采购计划单后，可以生成多张任意数量采购订单，应该一张采购计划单只能生成对应数量的采购订单？

答：若要修改1账套的账套名称，请先进入0账套，再对1账套的账套名称进行修改即可；公司开发人员原本是考虑到系统的灵活性，才允许根据一张采购计划单后可生成多张任意数量的采购订单。谢谢你的宝贵建议，客服人员将把您的意见反馈给研发部。

<10>采购系统--供应商资料--客户状态栏是否必须选中“成功”才可使用；财务总帐--初始设置--会计科目设置过程中明细科目的设置为何不允许重名？例如：管理费用--办公费、营业费用--办公费；财务总帐中的资产负债表、利润表的计算公式是系统已设置好的吗？还是需要自己进行设置？

答：1、关于“采购系统--供应商资料--客户状态栏是否必须选中“成功”才可使用”，软件上没有这样的限制。2、可以重名，请重新下载试用。3、关于“财务总帐中的资产负债表、利润表”是系统自动生成的报表，无需手工设置。

<11>请问：为什么初始设置时在采购系统中填加供应商后在财务总账中没有显示填加成功？

答：财务总帐中的初始设置--会计科目设置，关于会计科目，设置了辅助核算为供应商，那么在凭证管理——填制凭证时，选择此科目，就会弹出供应商进行选择。

<12>在使用ERP时，无论服务端还是客户端，速度太慢，1、2层的界面耗时1分钟左右；使用中有时发生错误，出错后不能连接服务端，需在服务端重新点击“顺和达网络辅助”后，客户端才能连接使用。

答：造成速度太慢的原因有：服务器的防火墙和客户端的防火墙不是同一个软件，数据在传送的时候，需要经过不同的防火墙；如果出现网络配置有问题，主要是：“顺和达网络辅助”没用运行，或者服务器的SQL数据库没用运行。

<13>在采购环节往往有货到，票未到的情况，请问如何处理这项业务？

答：您可以在采购系统，先登记收料单，再到库存系统，登记采购入库单（采购入库单，只读取收料单，不读取发票），等票据到了之后，再登记采购发票单即可。

<14>如果连机使用？

答：连接方法：选择一台做为服务器（在选择连接窗口，点击服务器确定即可）。其它台做为客户端（选择连接时，点击客户端进入，输入服务器的机器名或IP确定即可）。

 

 

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