今天黄岛主要跟大家分享一下，我是如何进行英文商务写作训练的，依从的是《有效商务写作》这本书。
虽然我雅思6.5，也在英国读了一年的书，但是英文水平，确实不咋地，认识我的人都知道。由于我进了外企，日常发邮件沟通都是全英文，因此不得不刻意锻炼一下我的商务写作水平。另外，中英文双语的听说读写，是工作中的必备技能，需要在职场初期就把这个坑给填好，否则，当你当领导后，在写邮件、写报告的时候，还都是语法、表达错误，那岂不是丢人么？
中英文双语听说读写、商务写作的技能，是工作中的基础技能，需要在职场初期就把基础打好、把坑填好。
在开始前，先声明：本人的英文水平确实不好，因此写的攻略方法，各位看官，自己批判性地阅读，如果各位读者老爷在商务写作方面有什么心得体会、建议意见，欢迎私聊沟通！
反常识卡
有效商务写作的目的，不是表达自己、不是简单的信息传递，而是能够触发读者按我们的要求进行行动。采用的方式是恰当的正式程度、情感、逻辑与表达。
术语卡
1. 行动目标
定义：你希望读者读完你写的文章后的反应与采取的行动。
在商务写作中，必须明确，你写的文章目的是什么。比如你给IT部门发邮件说自己的账号经常突然无法登陆。你的目的，是让IT部门的人知道你的电脑究竟出了什么问题、你做了哪些尝试但却无效，因此需要他们尽快给出合适的修补方案或者派人来修理。而不是通过邮件来吐槽你有多么不爽或是他们有多么愚蠢。
在写作构思阶段，用一句话概括目标，明确自己希望得到的行动反应。做一个小测试：比如你的老板让你出面组织一次夏日野餐，你选好了野餐地点，要通知大家，你决定要给公司的每位员工都发一封电子邮件。你需要确定你的行动目标。下面有两个行动目标，你觉得哪个更合适？
- I want to inform employees about the date of the summer picnic.
- I want employees to RSVP regarding the summer picnic by the fifteenth of the month.
我希望在本月15日之前收到所有人对这次活动安排的回复
让employees to confirm via E-mail 是一个行动目标，而让employees to understand my points 则是一个被动目标。所以，第二个是你的行动目标。
撰写行动目标时，避免使用被动词语、不具备特定行动导向的词，比如educate, motivate, inspire, inform, update。而应该使用指令性的以及行动导向的单词和短语：
Call and reserve your place at..
Write for further information..
Attend the meeting..
E-mail your staff..
Complete the form..
2. 读者特性
定义：从读者的角度，而不是你自己的角度，弄清楚你目标读者的特点。
之所以这么做，是为了：投其所好、对症下药。。不同类型的人，有不同的收益取向，因此我们在商务写作中，需要切中读者倾向的收益，针对其进行遣词造句，触发他做出行动。
为此，Jane K. Cleland将职场读者分为四类：
- The accommodator: 喜欢群体生活，尤其喜欢小群体活动，他们和蔼可亲、彬彬有礼、沉着冷静、有条不紊、精明能干、做起事情来小心谨慎，倾向于从事助手之类的工作。比如护士。
- The optimist: 充满阳光气息，容易感情用事，表现力丰富，善于逗乐，口齿伶俐，而又脆弱敏感，他们是party animal，富有想象力，偏好那些需要同各式各样的人打交道并能发挥其想象力的工作。比如广告代理公司的美工人员。
- The producer: 缺乏耐心，专注而有野心，目标明确、喜好竞争，无法容忍别人的一点过失。他们解决问题的能力很强，是实干型任务，喜欢从事有明确目标的工作。比如高级行政主管。
- The data collector: 独立自主、理智严谨、有条不紊、沉默寡言。喜欢调查研究，是十足的事实导向者，常常从事细节性很强的工作。比如实验室的数据收集分析人员。
针对不同类型的人，应当选取不同的字词和短语。比如以下：
比如，你希望你的领导批准你购买一台新PDA，你分析过：
如果对方是the producer,你可以说：using PDA contributes to get more things done with less pain…
如果对方是the accommodator, 你可以说：it can be more organised if I use PDA...
如果对方是the optimist, 你可以说，it helps me enjoy free time.
如果对方是the data collector, 你可以说：we could use PDA to track details.
3. 正式指数
定义：确定商务写作的正式程度。
计算公式：
问自己三个问题：
- 你本人很了解对方吗？
- 目标读者的地位比你低吗？
- 你要告诉对方的是好消息吗？
分数从0-10,0代表你很不了解对方、你地位比对方低很多、你要传递的是坏消息，10代表相互非常了解、地位距离近、你传递的是好消息。如果综合得分低，则需要正式化的邮件。如果得分高，则越非正式。比如，你邮件给跟你很多年的下属发关于加薪的好消息，则不需要很正式地写。
正式与否，体现在下面三个地方：
- 形式
- 称谓
- 语气
如果分数很低，在10分左右，那么就要用很正式的方式进行沟通：
- 形式：采用传统形式（报告书、建议书、信函）
- 称谓：使用传统的称谓方式
Mr., Ms.(对职业女性的标准尊称是Ms.), Dr； 结尾用 Sincerely, Your truly - 语气：应该是严肃、逻辑性强或急迫的
用祈使句表达严肃的语气，如attend the meeting, fill out the form, return the phone call.
逻辑用语使文章合情合理，如First you turn on the computer, then you insert the CD into drive D, then you...
若得分在18分左右，那么可以采用非正式的方式：
- 形式：非传统的形式（电子邮件、旁注、便条）
- 称谓：非正式、个性化的称谓
结尾用：Regards, Yours - 语气：采用亲密的语气
如若要表达亲密的感觉，就要使用带有特定情绪和氛围色彩、可能使读者产生共鸣的词语，创造出移情效果。
原文：ABC Bank is pleased to announce that it will sponsor a jazz concert every Friday at seven throughout the summer.
修改：Picture yourself relaxing at the evening jazz concerts sponsored by ABC Bank every Friday at seven throughout the summer.
你看，是不是很有特定情绪和氛围，用于公司内部沟通，也显得不会过于严肃和模板化。
4. 游说矩阵
定义：帮助你确定整篇文章应该踩的点有哪些。
比如你因为生病希望请假一周，而这段时间，公司的工作不是很忙，虽然你请假的立场可能跟领导的立场不同，但是因为公司工作不忙，你的任务可以由你的同事顶上完成。那么这时候资源不受限制，你在写作中，可以强调共同利益，即你休息好了之后能够更加集中精力地工作、完成任务，为公司获取利润。再比如，领导给了你5000块的预算做团队活动，但是你发现一个很好的活动形式，能够达到领导需要的效果，但是费用要6000块，那么你写的文章，主要目的，就是要预设领导会对为什么要6000块进行的质询，并在文章中给出答案。
5. 组织结构
定义：文章的整体结构。
常用的组织结构，包含：
- 时间顺序
- 分类结构：将一个大项目分解成若干易于管理的小单元
- PAR (problem/opportunity, action, result): 直指事情的结果
- 问与答
- 视觉设计：如表格
- 拒绝他人的请求（有4种方式，最常见的就是求职、留学申请学校时收到的拒信）
轴辐法
定义：记录大脑想法念头的方式。其采用树形结构，以符合大脑认知规律的方式进行头脑风暴，让我们尽可能地写出相关信息，为下一步的整理做好准备。
具体操作步骤如下：
将你的目标与读者的特性作为轴心：你所面对的沟通问题的本质所在。
将脑子里面的东西展现于纸上，不要刻意整理自己的想法。使用这个模型时，你会发现你脑子里有时会出现一些看上去愚蠢的、毫不相关的想法。把这些想法写下来，再重新回到手头的工作中来，千万不要加以整理。某些想法可能会导致你下意识地去整理其他的想法，因此，如果你大脑里突然想到“哎呀，我忘了把鸡肉从冰箱里面拿出来了！”就在纸上写上”鸡肉“和”冰箱“，然后继续工作，这样你就能回到原有的思路上了。
6. 情感指数
根据认知科学第三定律：大脑喜欢情绪，商务写作，不是冷冰冰的，仍然需要有情感。当读者读到你写的E-mail，并且TA的感情被触发了，那么也就能有可能采取行动。记住，你写作的目的，是触发读者行动，而不是宣泄你的情绪或者简单罗列事情，因此要在写作过程中时刻想着你的读者。
情感指数，用来评估对读者的关注程度，通过将文章中提及读者的次数与谈及自己或公司的次数进行比较，你可以大致了解自己的文章在多大程度上做到了以利益为导向，对目标读者有多大的吸引力。
公式：“提及读者的次数” 减去 “提及作者的次数”
让我们用一个实例，来表现下情感指数在商务写作中重要性：
We are pleased to announce that our new facility is open and ready to accept all microbiological tests.
这段话中，We, our等词语都是指我们公司，通篇都是在讲我们怎么怎么样，缺少对读者“你”的关注，读者在读的时候的内心戏也许会是:“你这么屌，so what?关我屁事？”
这一点，也在反映在情感指数上。利用公式：0-2=-2。指数为负，情感指数偏低。
当we, let's 指代的是我和你，那么就不计算在内（1-1=0）
同样的意思，我们改一个方式去表达，大家看看效果如何：
Your microbiological tests will be turned around more quickly, and you'll enjoy a higher degree of accuracy than was previously available, because our new facility is now open and ready for your business.
your, you都是指目标读者，our是指我和我的公司，根据公式，情感指数：3-1=2。这段文字读下来，读者的感觉就会很好，因为TA能感受到，你写的文字对TA来说，意味着什么，TA被触动了。
那么，我们如何在实践中，增强我们文章的情感指数呢？Jane K. Cleland推荐可以选择以下四个方法：
方法一：代词的运用
使用you, your
比如上面的例子：
Your microbiological tests will be turned around more quickly, and you'll enjoy a higher degree of accuracy than was previously available, because our new facility is now open and ready for your business.
新实验室的开放本来不涉及读者任何好处，但句子开头，加上you, your，效果就体现出来了！
Examples:
Your business maters to us…
Your concern for your patients is why we strive to achieve perfection…
You know how important it is that your patients have trust in their test results…
注意把笔墨集中在一个与读者相关的重要问题上——并且将其表述成一种利益。你提及的利益越多，读者就越有可能继续阅读你的文章并最终如你所愿地做出回应。
方法二：共同利益的描述
提及一些与读者共有的特定利益、活动或者经历。
比如，公司升级了新系统，让更多的研究可以在室内进行。你需要发邮件给公司同事说明这件事情，以下两种表述，你觉得哪种的情感指数更高？
The company is pleased to announce that the ABC software will be installed on Wednesday, allowing more research to be done in-house.
Researchers are glad to know that the ABC software upgrade will be installed on Wednesday, allowing more research to be done in-house.
显然，第二种，在开头提到了researcher——研究人员是我们公司的同事，提到他，就等于提到了与我们有特定利益关系的人群，读者的情感更容易被调动起来。
方法三：读者名字的使用
使用读者名字是最简单的提高情感指数的方式。但是需要注意把握尺度，文章中尽量谨慎使用人名，避免卑躬屈膝之嫌。通常可以用在开头与结尾。比如：
开头：Dear George, Dear Dr. Jason.
结尾：Thank again, Jack, for your assistance.
当读者很多时候，可以使用某种人群类别来称呼读者，比如工作头衔。
Employees with more than five years' service need to update their form.
Dear Team
为了避免文章写的太卑躬屈膝太客气，可以采用一种有效的检验方法：自己大声朗读，就像同读者谈话。如果感觉读起来自然，就八九不离十。
方法四：对读者的暗指
以动词做句子开头，采用祈使语气可以有力地表达自己的观点，其中暗含主语是代词“你”。
比如：
Attend the meeting and let me know whether an agreement is reached.
其实是等于：You attend the meeting and you let me know whether an agreement is reached.虽然没有提到you,但已经暗含了you.足以提升情感指数。
如果你觉得直接用动词开头，显得太生硬无礼，那么可以在前面加一个please，软化语气：
Please review the attach report.
Please call today.
Please fill out the form.
Please attend the meeting.
下面的例子，是经理Paula写给工程师Jim的邮件，读者可以计算下其情感指数
Hi Jim:
I am writing in response to yesterday's conference call in which I was embarrassed that I wasn’t up-to-date in my information about the ABC Corporation deal. I think it's important that we address this issue right away.
First, ABC said that I need to coordinate with you more effectively to save them the job of repeating conversations. This was pretty humiliating to me as you and I certainly ought to be in close touch about this customer.
Second, I expect you to keep me up-to-date at every step along the way. I expect you to do that without my having to hear updates from the customer.
Best, Paula
这篇文章的情感指数：5-13=-8，分数很低。但就算你不计算分数，你一读起来，就感觉到一副盛气凌人，怨言漫天。显然，当Jim读到这篇文章时候，心情肯定很不爽，当他感觉到不爽的时候，又怎么会真心实意愿意与Paula配合呢？
这时候，运用上面四个方法对上文进行修改：
Hi Jim:
Thank you（活用代词） for including me on yesterday's conference. It is clear that you and I（描述利益共同体） need to come up with a system that ensure I'm kept up-do-date on ABC business-we need to coordinate more effectively. How do you think you'd like to handle this? Would you keep me up-to-date at every step along the way? Lets meet tomorrow and discuss a plan of action.
Best, Paula
这篇修改后的文章，情感指数为6-5=1，读起来让人感觉就舒服很多、有亲和力也有冷静理性的一面。可以见得，即使针对的是同一个目标，采用不同的表述，可以达到完全不同的效果。
7. FURY原则
定义：用FURY原则选择最佳词汇
Familiar: 读者熟悉的
Unique: 技术术语和行话
Rich: 语义充分
You favourite: 你自己喜欢的，有你的风格
行动卡
商务写作的刻意练习：
- 将例句抄写在卡片上，正面中文，背面英文。练习时，看中文翻译英文，然后对照答案，仔细揣摩，形成心理表征，分析表达。
- 随机选择五张卡片，进行翻译，并且将五张卡片组成一个新故事，编写内容，自己撰写一封邮件。
- 写邮件时，随机翻卡片，激发自己思路
感悟卡
商务写作的目的是在于有效地激发对方采取我们希望的行动。语法、逻辑、情感、表达，是一封优秀的商务写作，所必不可少的几个重要元素。无论中文还是英文，都遵循以上的道理。