ECM（企业内容管理）--信息管理的利器

2008年03月21日10：15来源：赛迪网－软件世界

IBM ECM大中华区技术经理杨晓阳博士可以说是企业内容管理（ECM）在中国最早的传教士，1996年开始，杨晓阳博士带领的团队便开始了在中国进行ECM的推广和普及工作。但是杨晓阳说直到2005年，企业才真正开始认识到ECM的价值和必要性。

　　如果说外力的推动是一种催化剂，那么内在的需求才是ECM发展的真正动力。在中国ECM的发展过程中，图书馆行业对于数字图书馆的需求，纸质媒体对于文档内容管理的需求，电视媒体对于影音资料管理的需求，银行金融保险业对于影像及工作流的需求，以及网站建设的需求是最迫切的，也是最早开始ECM应用的。尤其是政府门户网站的建设，TRS副总裁马信龙认为政府的带动在中国ECM市场培育中的作用不可低估。

　　ECM将内容转化为资产

　　调查显示，企业中85%的数据是以非结构化的形式存在的，例如电子邮件、报表、办公文档、扫描文件、网页等，而这些非结构化数据往往散落在企业的各种应用系统中，无法得到统一的管理，更惶谈从中挖掘出价值。

　　对于这些非结构化数据的管理来说，数据库根本力不从心，ECM则会对数据整个生命周期进行全面、系统的管理，从创建到管理、保护再到发布、消费，最后到归档、重用或者销毁，ECM把这些凌乱的、浩如烟海的数据从企业的负担真正转变成为一种资产。

　　例如在银行的信贷业务中，个人必须提供得身份证、房产证或者收入证明等一系列证明材料并填写一些表格后，方能提出申请。当贷款被批下来后，银行还会和贷款人签定一系列合同，发放后对贷款的监管会继续产生一部分材料。对这些材料的管理是一项很繁琐的工作，而各大银行每年的信贷业务所产生的材料用堆积如山形容毫不夸张，这些材料成为银行最大的负担，但是却是整个信贷业务的核心，不能有丝毫差错和延误。而传统的人工处理手段耗费了银行大量的人力和财力却效率底下。通过ECM，这些纸质材料被扫描成影像，被统一的管理起来，同时结合进可订制的电子表单，从而依照标准化的流程进行处理。

　　根据Gartner的定义，ECM是一种战略框架和技术架构，它会对不同形式、不同格式的内容在整个生命周期当中提供支持。

　　在内容管理的发展历程中，最早是作为不同领域的专业解决方案出现的。例如媒体、数字图书馆中的数字资产管理（DAM），到门户网站中的Web内容管理（WCM），再到企业中的文档管理（DM），发展到现在这些功能都被统一地集成到企业内容管理中，成为集成Web内容管理、文档管理、数字资产管理、影像管理（Imaging）、记录管理（RM）、协作管理（Collaboration）、知识管理（KM）、门户（Portal）为一体的系统。

　　ECM系统发展到今天，包含了以下一些核心的组件。文档管理，包括文档发布和获取校验；版本控制，安全性检验以及对商业文件提供存储检索服务;文档成像，用来获取、转换和管理纸质文档;记录管理，为每一条单独的企业信息分配专门的生命周期记录，从信息产生、发布、接收、维护、使用直到最后的销毁都将被记录下来，帮助进行长期归档处理，并确保合乎相应法律法规的要求。

　　还有工作流，支持业务流程和内容传递的工作流，配置工作任务和状态，并创建查找索引;Web内容管理，实现网页内容管理自动化，管理动态内容和用户交互;以及以文档为中心的协作，为项目团队提供文档共享与支持的文档中心协作功能。

　　此外，根据国外的发展情况，Gartner认为电子表单、数字资产管理正在变得日益重要，同时数字版权管理（DRM）也成为内容安全的一个重要部分，这些功能和文档归档、恢复和email管理、归档都将作为ECM重要的组成部分包含进来。

ECM的未来

　　内容驱动关键应用

　　“曾有世界级的分析公司调研指出，指出企业中百分之九十多的流程是内容相关的流程，因此内容管理和流程管理实际上是无法分割的。事实上，在Gartner 看来，内容与流程的融合（content-process fusion）时代已经来临。”杨晓阳说。内容和流程的结合将形成以内容为中心来驱动业务流程，随着非结构化的内容被越来越被企业重视，与内容集成的业务流程管理也会逐渐成为企业最关键的应用之一。

　　Gartner在2007年9月发布的一份报告中就指出内容驱动的关键应用将促使流程不仅在速度上进行提高，还会在可说明性和准确性上进行改进。因此Gartner预计以内容驱动关键应用将成为传统ECM厂商发展的方向。

　　向企业信息管理方向发展

　　在企业中，结构化和非结构化的数据同时存在，因此内容管理技术将逐渐整合这些结构化的数据和以文档为中心的非结构数据，这样的内容管理被Gartner称为企业信息管理（EIM）。同时Gartner认为随着以信息为中心的企业的日渐成熟，他们一定会认识到内容管理应用必须整合所有格式的数据，为一个统一的架构提供支持。

　　而在这个发展过程中，内容整合将成为关键。杨晓阳指出，作为信息整合策略的重要部分，内容整合技术将使得分散于企业各个角落的海量，种类各异的文档，影像等非结构化数据重新被激活并可以在业务流程中得到充分的应用。

　　此外马信龙指出整合后内容的访问控制也非常重要，不同的人员对于不同的内容具有不同的权限。

　　成为基础平台，应用所有行业

　　“ECM应该成为企业的信息基础架构，和关系数据库同等重要。”马信龙说。像数据库一样，对非结构化数据进行管理的ECM将会融入企业的基础架构平台，成为其他应用系统建设的基础。例如和ERP、SCM等业务系统的结合，为这些应用系统中大量的非结构化数据管理提供支持。

　　“所有的行业都需要内容管理。”在记者问到哪些企业需要采用ECM时，IBM的杨晓阳肯定地说。不管对于什么样的企业，对于内容管理的需要都是存在的，内容是企业长期积累下来的资产，是业务开展的基础，随着竞争的日益加剧，企业将会认识到这种需求的迫切。

　　不过在中国当前的发展中，银行、保险这些金融机构走在了前面，他们通过ECM构造了自己核心的应用系统，例如银行的信贷和保险的理赔。电信行业则紧跟其后，电信中对于话单的管理和宽带背后影音后台的管理也都需要ECM的强大支持。另外ECM在政府中的应用也开始增多，例如对于专利局和税务系统。

　　除了这几个行业，ECM还会向制造业、石油、电力等行业中扩展，而当前这些行业的ECM应用还处于空白阶段。杨晓阳指出在向这些行业扩展过程中，行业用户会面临着一个专业解决方案和通用的企业级平台的抉择。因为现在这些行业很多的解决方案已经包含了ECM的技术和理念在其中，例如制造业的PDM，就是专门针对制造业内所有数据进行管理的系统。

　　但是杨晓阳认为最终这些企业会逐渐认识到单纯这些功能还是远远不够的，对于内容的管理必须用企业级的管理和服务平台才能提供全面的支持。

　　向知识管理方向发展

　　虽然知识管理在中国的起步要更早，但是内容管理的快速发展开始为知识管理提供了一个基础的支撑，同时也将知识管理纳入其中。随着企业信息化程度的不断提高，企业会逐步认识到对于内容的管理还远远不能满足自己的需求，他们希望从中发现知识，让海量的信息能轻易地为人所理解，同时让企业多年的经验能凝聚下来成为可以学习的知识。

　　而从内容转变成为知识，却不是一件简单的事情。马信龙认为这个过程必须要进行三个方面的工作。首先是知识工程体系的建立，从而确定企业需要建立的知识范围，这是知识管理的目标。其次是参与者的协作，知识本来就是和人有关的，同时也只有在协作过程当中才能产生更多的知识，因此人的主观能动性就相当重要。最后是相应工具的使用，包括挖掘和展现工具。

　　ECM的不同解决方案

　　对于IBM来说，ECM是其IOD（信息随需应变Information On Demand）战略的至关重要的一部分，它结合数据库、商业智能以及信息发现等其他产品线共同构筑IBM从数据到信息再到知识一个全面的信息战略。

　　而对于IBM的ECM产品线来说，也全面的包含了ECM所需的所有功能模块，从内置的主内容数据管理、电子表单和内容为中心的协作、到安全控制、再到信息搜索挖掘和知识管理、以及多层级存储的生命周期管理，一应俱全。而其中最重要的就是BPM和内容管理的紧密结合，将企业中以内容为中心的需求和以流程为中心的需求统一在一起。而BPM的引入也极大加强了ECM的管理能力。

　　“企业中大量的结构化信息，非结构化信息以及半结构化信息散落在企业应用的各个角落中，只有通过集成了流程管理的企业内容管理平台，才能把这些数据激活, 并把它们间的关系串起来，最终为大量应用和未来的SOA的实现提供支撑。”杨晓阳说。

　　谈到ECM，不能不提起EMC公司，在IBM收购FileNet之前，EMC一直IBM在这个领域最大的竞争对手。

　　存储领域的专业积淀为EMC产品Documentum提供了强大的支撑。在EMC中国区企业软件事业部副总裁黄莺看来，Documentum最大的优势就是企业级的跨部门的内容管理平台，包括文档管理、互动式外部管理、数字管理、合同管理、业务管理等等，这些都是平台上的业务插件，可以整体实施，也可以分布应用。

　　相比于国外这些大型企业，马信龙认为TRS在内容管理方面的优势在于对国内客户需求的深刻理解和准确把握。例如在TRS的ECM会提供强大的编辑器，同时在流程中引入自由流程的概念，解决关联审批和会签这些中国特有的问题。而国外产品往往无法考虑到这些。

　　而作为ECM领域具有自主知识产权的中国企业，长期以来在非结构化数据方面的专注使TRS在搜索、整合和知识发现方面具有深厚的技术基础，这为其ECM产品提供了深厚的技术支撑。

　　同时马信龙介绍TRS推出的内容管理服务在未来中将会两条腿同时马信龙介绍TRS推出的内容管理服务在未来中将会两条腿走路，应用行业化和软件服务化。在中高端市场上加大企业开发力度，使产品更加适合不同行业的不同需求;而在中低端市场上，发展SaaS形式的软件，为中小企业提供方便快捷的ECM服务。