网络费用报销管理系统的设计与实现



【 摘 要 】 以纸化报销单做为介质的传统费用报销模式，在现代企业环境下存在诸多管理问题，包括资金预算管理乏力、财务管理滞后、员工满意度低、单据签批占用领导时间长，不适应移动办公需要等问题，已经不能适应现代企业发展进程。网络报销是将现代信息技术手段应用于传统报销业务的一项创新，网络报销系统在实现网络报销流程的基础上，将网络报销系统与SAP财务系统、银企直连系统三者进行规范对接，实现了对财务记账、银行付款的自动处理。
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　　【 关键词 】 费用报销；审批流程；系统
　　1 引言
　　企业在整合信息资源，实施信息化的过程中，其中一个很重要的领域——“费用报销”业务，很多年来一直固步在费用申请、报销、审核的过程以手工方式进行管理的局面。员工每次报销填写纸质单据，然后拿着单据到各级领导那签字审批，最终将签字后的单据连同发票一起送交财务进行记账处理，这种方式随着时代的发展越来越反映出一些弊病：单据填写效率低下；业务审批效率低下；财务审核及记账业务繁琐；无法进行有效的预算控制；无法提取有价值的信息；内部控制不力。
　　针对以上问题，研究费用报销业务流程和审批策略，实现企业对费用申请及报销环节的全过程控制，提供系统解决方案，具有重要的现实意义。本文所论述的费用报销管理系统是在已实施了SAP做为企业财务信息系统的基础上，利用.NET技术开发费用报销管理系统，并与SAP集成进行自动记账。
　　2 系统目标
　　2.1 提升处理效率
　　利用系统替代现在所有线外手工报销方式，为员工提供方便快捷的自助服务，简化财务人员的报销业务处理工作，缩短报销时间，简化报销工作。
　　2.2 规范报销业务
　　通过系统内嵌报销管理制度，预设审批流程、单据格式等规范报销业务；固化审批授权及限额控制，增强风险控制的刚性；费用申请、审批、财务记账一体化，避免财务和业务两套账的局面。
　　2.3 加强预算监管
　　实现严密的费用预算，帮助企业事前根据战略部署严格规范各项费用、借款的开支额度，事后对费用报销及借款金额能够“支出有据，心中有数”；同时实现费用预算多维度、精细化管理，强化费用预算管控的事前性和刚性；通过系统实现费用预算信息实时反映，提升决策信息支持功能。
　　2.4 实现报表分析
　　通过系统提供的报表功能，为企业提供全方位的实时的信息和报表，作为业务决策和财务核算的支撑、明细和补充，既为决策提供信息，又能简化财务核算工作。
　　3 系统分析
　　3.1 系统总体功能分析
　　系统分析结合企业组织结构、系统目标、业务需求等多方面的调查与研究，从五个方面实现费用报销系统的总体功能。
　　费用预算管理：实现费用预算的统一管理和分配、满足不同费用预算管控精度要求、在业务过程中控制费用预算。
　　审批管理+员工信息管理+授权管理+NOTES邮件集成：实现审批流程的配置和确定、审批岗位和权限的管理、审批工作的自动流转（含邮件通知）、组织机构与审批权限/策略管理。
　　费用管理+差旅管理+主数据管理：实现费用申请（含借款）的创建、调用费用申请审批流程、费用实发信息录入（可附电子文档）、调用费用报销审批流程。
　　财务记账（+电子档案管理）+银企直联+SAP集成+TMS集成：实现会计审核原始数据、SAP自动记账产生凭证、会计凭证复核付款、银行自动付款。
　　综合报表：实现费用类报表查询、组织树类报表查询、特殊分析报表。
　　3.2 业务流程分析
　　费用报销系统涉及的业务流程范围除了日常差旅费报销以外还包括日常行政经费、租赁及外包费用、招待费、项目经费中的管理费等。
　　以上这些费用的审批需要依据企业的费用管理规定来进行审批人和审批额度的控制。企业费用报销单据的审批是以SAP记账所对应的成本中心为基本单位，每个成本中心都有不同层级领导和相关财务人员进行审核。
　　企业对于费用动用审批的一般流程。
　　费用动用审批流程
　　企业对于费用动用审批的一般流程。费用动用的审批原则是费用主管部门的领导和责任人是无论费用多少都必需审批的，财务部门的审批则对于不同的付款金额决定是否需要上一级管理人员进行审批，审批规则如下：申请人主管领导及预算责任人必需审批，财务主管审批权限≤5万，财务处长审批权限≤10万，财务部门经理审批权限>10万。
　　费用付款审批流程
　　费用付款的审批原则是依据企业组织架构逐级进行审批，对于不同的付款金额决定是否需要上一级管理人员进行审批，审批规则如下：财务总监审批权限≤10万，首席财务官≤25万，公司总裁≤30万，公司首席执行官≤50万，公司总裁与公司首席执行官>50万。
　　3.3 系统总体设计
　　根据企业用户分散的特点及网络办公的需求，费用报销系统采用基于Web的设计技术进行整体设计，技术平台采用.NET技术，C#和SQLServer，通过调用NET组件的方式集成Workflow工作流引擎。
　　系统可以分为四个层次。
　　界面层：它是系统同用户进行交互，获取或输出信息的接口。它通过域认证方式校验用户身份，简化用户登录方式。同时，系统在界面设计上，尽量贴近用户使用习惯，尽可能地简化系统操作，以比较直观的方式展现界面。
　　功能层：它由费用报销系统所涉及的多个子模块构成，这些模块包含了系统所涉及的各类业务，包括报销各类标准的配置、人事信息、用户授权、费用申请、动用及记账、资金付款、预算管理等业务。同时报销系统管理财务数据，属于企业关键业务数据，报销业务审批工作需要通过网络实现，安全是重中之重，系统通过SSL加密及数字签名技术实现流程的电子审批。 　　中间件层：这里指工作流引擎，控制审批流程。系统允许用户根据需要灵活的定义工作流程，并能够动态地对审批流程进控制。单据提交后会通过邮件的方式向后续环节进行自动通知。
　　支持层：它指系统所用到的数据库、操作系统、网络通信协议、以及与其他系统接口，是保障整个系统正常运行的基础。报销系统通过接口和SAP连接，实现向SAP系统的自动记账。
　　运行模式：根据费用报销在企业集团中应用的要求，考虑在企业内部信息管理以局域网为主体，系统需要实现多用户，不用区域间的实时合作、信息交互，因此系统可以充分利用Web浏览器/服务器模式的优点，保证内部信息的安全及信息传送处理的高效。当用户处于局域网外时，可以随时通过VPN（Virtual Private Network）登录局域网安全使用系统，利用VPN/Intranet相结合的技术方案，实现系统的移动办公模式。
　　4 系统功能设计
　　从功能实现的角度出发，将系统分成几个主要业务功能模块。
　　报销业务管理模块：从提供费用申请单，各种费用报销单的网上申报、到业务领导对单据的报销审批，即以数字签名的方式对员工申请、费用开支进行审批，支持驳回、转交等功能。同时系统对于报销中涉及的差旅费各类补贴标准配置补助计算逻辑，根据员工选择的业务活动、差旅类型、出发到达时间、城市、车船席别、行程时间、自动带出相应补贴标准及金额。系统的报销工作主要涉及三大主要流程：借款、费用申请、业务报销（含借款冲销和还款）。为了简化系统操作，系统在业务处理方式设计中充分考虑了对于报销工作中特殊情况的处理方式，包括：代替他人进行报销、多人出差合并报销、多报销活动合并报销等情况。
　　预算管理模块：以报销业务流程为主线，融入预算管理的指导思想，实现费用的事前控制、事中监管、事后分析，从而达到对费用开支的全过程监控。从预算费用类型的角度将业务活动，按照预算管控角度进行的分类，并照此进行大项或细项的预算管控。从预算组织管理角度模块中通过对整个组织机构或组织单元下达年度预算，在年度预算额度内对核算单元下达预算，并且根据业务类型与预算管控类型的匹配达到对不同业务活动的过程控制，同时可实现不同预算类型之间的额度调整。
　　记账模块：记账模块的设计理念是通过该模块实现报销系统和SAP财务模块接口，通过这些接口可以将报销中的账务数据直接传递到SAP系统中去。报销单据审批完毕后面临的就是将大量的数据向SAP系统传递的过程。
　　为了保证传递到账务系统的数据是准确的，在记账模块中需要对数据进行预处理，这也就是记账模块的主要用途。在系统中，建立对应表，报销业务活动主数据上配置费用记账科目，将业务活动主数据与财务科目做匹配对应，记账之前（即模拟凭证时）在对应表内找匹配对应关系，按照规则进行账务处理，并完成对记账凭证的预审。同时允许财务人员对前端业务单据上的金额填报错误予以纠正，并补充必要的处理审核结果信息。
　　同时该模块还担负了支付信息的传递功能，通过该模块将报销人在单据中填写的支付信息一并传送至SAP，再经SAP传输至资金支付系统，直接将报销款项打入员工或供应商的银行卡。通过记账模块，大大简化了财务会计的记账工作，真正实现了前端报销业务与财务记账的一体化。这使得大型企业的报销付款也只需要一个出纳即可完成。
　　机票订购模块：通过机票管理，将公司所有机票业务进行统一订票和结算。机票代理商可以在乘机人员订票后，录入订票人选择的航班、票价等信息。乘机人进行费用报销后，可根据机票号结算，并进行统一的财务处理，允许机票代理通过系统进行机票的付款对账业务。
　　系统辅助模块：为了使主功能更好的发挥其作用，系统设计了一系列的辅助功能，主要包括员工个人信息的管理、灵活的单据查询、审批授权等。
　　员工个人信息管理。通过该功能，员工可以自助的维护个人常用信息，当员工发生调动或账户变更等情况时，只需要在此进行维护即可。该功能提高了系统的交互能力。
　　单据查询。系统中可以按预设的多种模式进行单据查询，并针对不同的用户类别设置了不同的查询模式。如员工可以通过个人查询，查看到自己历史的报销记录；通过领导查询可以查看到该部门所有费用使用情况。
　　银行管理。系统收录了全国范围内，各大商业银行的分行、支行等地址信息，方便用户在支付时予以选择。系统对银行信息的管理提供了新增、修改和删除功能。
　　授权管理。实现审批人员的期间授权，审批人出差前可根据出差日期，提前将审批权力转交给被授权人，被授权人将自动接收所有授权的审批单据。
　　域账号管理。通过微软活动目录（LDAP），即域控来做系统用户及安全性的管理，实现单点登录， 并实现域用户名和员工编号的绑定关系。
　　5 系统应用价值
　　报销系统的应用价值主要体现在三大方面。
　　预算管理方面：促进财务业务数据有效结合，加强部门之间信息沟通，控制费用支出合理性，严格执行预算情况控制，达到管理协调统一；全程实时费用动态监管，掌握费用支出流向，真正实现的发票信息。同时该功能还担负了发票“事前预算控制，事中财务核算，事后报表分析”；提供动态的预算执行控制和预警机制，各级领导可以随时监督执行支出情况。
　　报销业务管理方面：帮助企业领导由“被动式管理”向“主动式管理”转变，各级主管可以在任何时间集中签批，实现费用支出多级主动监督和审批；系统自定义审批流程，用户能够动态的对审批流程进行查看，并即时关联查询到报销单据，报销单据提交后会通过邮件的方式和短信方式向后续审批节点进行自动通知；实现财务自动生成记账凭证，大大减少会计手工填写的错误率，简化财务记账工作量，提高财务人员工作效率。
　　报表分析方面：预算及报销系统数据实时更新，保证数据准确真实；实现多年预算数据、支出数据对比分析，趋势分析；数据集中、安全。
　　网络预算报销系统的出现
　　费用报销系统的实现不仅消除了传统报销流程的弊端，而且是ERP系统在企业全面推动的有力补充，扩大了财务信息化应用的范围，更进一步推进企业加强全面预算管理，极大地提升了现有费用报销工作的效率，减轻了财务人员的工作负担，同时通过系统进一步规范了报销工作流程，是企业优化管理流程的又一次进步，更是对提高企业财务成本控制水平具有重大意义的财务变革。
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　　作者简介：
　　钱亦君（1975-），女，上海人，本科，中海石油（中国）有限公司天津分公司，工程师；主要研究方向：信息技术和财务管理。 转载请注明来源。原文地址： http://www.xzbu.com/8/view-4191066.htm