用友致远A6协同管理软件操作手册

 

用友致远 协同管理软件

 

操作手册

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

用友致远软件技术有限公司

二零零七年3月

前言

感谢您选择A6协同管理软件！

Internet技术和IT基础设施的建设与发展，为企业和组织跨区域发展提供了有效的信息通道。采用B/S的方法，通过HTML、XML、JAVA、IP互联、WEB Service等诸多IT技术，整合出了基于WEB的，面向各类组织的跨部门沟通、信息积淀、流程与表单固化等服务于团队的各种应用，使组织决胜于信息技术提供的组织智慧和系统能力，帮助组织简化流程执行，控制管理执行，展现组织成果，缩短与客户的距离。总之，信息技术与管理不断融合，帮助提升企业竞争力。

北京用友致远软件技术有限公司专注于协同管理软件的产品开发和服务，通过对协同工作管理的长期研究，探索出以团队工作管理为重心，以组织管理学和组织行为学为管理理论基础，基于PDCA管理循环(计划、执行、检查、控制)的主线，针对组织流程和组织工作行为中的沟通、任务分配、资源整合，以人为中心，以流程、事件、时间、资源为基础，形成支撑组织分时、异地、高效、高质协作的管理软件—A6协同管理软件。

我们以“人为中心、事件驱动、流程导航、表单呈现、内外互通、应用整合、集中共享”的产品理念，为各类政府、企业、社团奉献出优质、高效的协同管理产品，实现组织内部的高效协同，形成组织内部高效的工作平台，并成为组织内部信息流动的通道。

本说明书针对V2.70版的产品，是用友致远经历过第10余次升级后的产品，期望它能给您的工作带来效率和更高的品质。

在V2.70中，A6协同管理软件针对深化协同应用、提升公文管理水平、增强组织管理和信息共享特性等多方面增加了新特性，同时对于大组织长期使用的性能问题、存储问题提供了专项解决方案，产品消息中间件进行了重构，针对技术方面引入web 2.0特性等300余项改进。

新的特性包括：支持可配置的个人首页和单位首页，完成了组织信息呈现和个人协同办公的完美平衡；整合邮件、word、excel、outlook、PowerPoint等桌面系统的A6精灵，可以完成对消息的提醒并能通过消息去处理你的工作，协同能力大幅提升；可配置的短信集成，支持组织有选择的使用这一通信手段；伴随着公文交换中心的发布，更加完善的公文管理系统，甚至你会发觉公文原来可以这么接近我们的，贴心的功能有：自定义的公文元素、收文单、发文单、公文稿纸…；我的模板（一般流程、表单审批流程）都可以推送到桌面的很多人性化的管理，更加柔性的流程……

随着产品的不断升级和发展，我们会不断研究协同工作管理，不断推出新的产品，长期支持产品升级，愿我们的产品在贵单位能够用得很好，同时，有任何问题和好的建议，也欢迎给我们提出。

 

 

目       录

前言     2

第一章 环境配置.... 8

1.1 硬件配置系统配置参考... 8

1.1.1 服务器硬件配置... 8

1.1.2 服务器软件配置... 8

1.1.3 300用户以上特殊配置：... 9

1.2 A6性能调整... 9

1.2.1 性能调整的价值... 9

1.2.2 实现方法... 9

第二章 系统安装.... 11

2.1 系统安装和启动... 11

2.2 备份数据库... 12

2.3 辅助程序安装... 12

第三章 快速使用.... 14

3.1 发起协同事项... 14

3.2 处理协同事项... 14

3.3 查看协同事项... 15

3.4 建立工作计划... 16

3.5 回复计划意见... 17

3.6 发出会议通知... 18

3.7 提交会议回执... 19

3.8 发布公告调查... 20

3.9 新闻发布... 21

第四章 双首页配置.... 21

4.1 配置单位首页... 21

4.2 配置个人首页... 22

4.3 恢复默认配置... 23

4.4 首页信息展示配置... 23

第五章 普通用户操作.... 24

5.1系统功能框架图... 24

5.2协同工作... 25

5.2.1 新建事项... 25

5.2.2待发事项... 30

5.2.3已发事项... 31

5.2.4待办已办... 34

5.3 表单应用... 39

5.3.1 表单使用步骤... 39

5.3.2 设置表单管理员... 40

5.3.3 制作前说明... 41

5.3.4制作表单... 47

5.3.5表单查询统计设置... 52

6.1       5.3.5.2表单统计设置操作步骤... 54

5.3.6 表单流程绑定... 57

5.3.7 使用带有表单协同... 59

5.3.8 表单查询... 60

5.3.9 表单统计... 62

5.3.10 发布到首页... 63

5.3.11 表单步骤总结... 64

5.4 公文管理... 66

5.4.1 发文管理... 67

5.4.2收文管理... 79

5.4.3 公文交换的使用... 82

5.4.3.1 公文发送... 82

5.4.3.2 公文交换中心... 83

5.4.4 公文签收... 85

5.4.4 公文督办... 87

5.4.5 公文统计... 89

5.5 电子邮件... 91

5.5.1 新建邮件... 91

5.5.2 收件箱... 93

5.5.3 发件箱... 95

5.5.4 草稿箱... 96

5.5.5 垃圾箱... 96

5.5.6 邮件查询... 97

5.6 文档管理... 98

5.6.1 我的文档... 98

5.6.2公文档案... 104

5.6.3 单位文档... 106

5.6.4 项目文档... 107

5.6.5 他人文档... 107

5.6.6 借阅文档... 107

5.6.7 综合查询... 107

5.7 日程计划会议... 108

5.7.1 我的计划... 108

5.7.2 计划管理... 110

5.7.3 日程安排... 112

5.7.4 会议管理... 116

5.8 公共信息... 118

5.8.1 公告... 119

5.8.2 调查... 121

5.8.3 讨论... 123

5.8.4 新闻... 124

5.8.5 公共信息管理... 125

5.9 常用工具... 126

5.9.1 员工通讯录... 126

5.9.2 外部联系人... 127

5.10 个人设置... 128

5.10.1修改密码... 128

5.10.2个人信息设置... 128

5.10.3 个人模板管理... 128

5.10.4关联系统设置... 129

5.10.5 关联项目设置... 129

5.10.6 关联人员设置... 137

5.10.7代理设置... 138

5.10.8信息提示设置... 138

5.10.9印章密码管理... 139

5.10.10 邮箱设置... 140

5.10.11个人首页配置... 141

5.11 人事档案管理... 142

5.11.1档案管理... 142

5.11.2 业务管理... 148

5.11.3 查询统计... 151

5.11.4 自定义信息... 152

5.11.5 日志管理... 155

5.11.6 HR操作员管理... 157

第六章 系统初始设置.... 158

6.1       填写公司信息... 158

6.2       基础设置... 160

6.2.1组织机构设置... 160

6.2.2职务级别设置... 162

6.2.3岗位名称设置... 163

6.2.3人员及权限设置... 164

6.2.4批量导入人员... 165

6.2.5自定义组设置... 166

6.2.6双首页设置... 167

6.3       应用设置... 170

6.3.1协同模板设置... 170

6.3.2协同节点权限... 174

6.3.3表单应用设置... 175

6.3.4系统格式设置... 178

6.3.5公共信息栏目设置... 179

6.3.6公共资源设置... 181

6.3.7常用语设置... 182

6.3.8邮箱设置... 183

6.4       管理维护... 183

6.4.1系统开关配置... 183

6.4.2自定义权限设置... 185

6.4.3关联系统的设置... 186

6.4.4性能清理... 187

6.4.5分区管理... 188

6.4.6印章管理... 189

6.5       公文应用设置... 191

6.5.1公文基础设置... 191

6.5.2公文文号设置... 197

6.5.3套红模板... 198

6.5.4稿纸模版... 199

6.5.5外部单位设置... 200

6.6       A6精灵... 202

6.6.1安装... 202

6.6.2系统使用... 205

6.6.3 Office打通使用... 205

第七章 插件应用.... 206

7.1 短信插件... 206

7.1.1 UFmobile设置... 206

7.1.2 人员设置... 207

7.1.3 短信统计... 208

7.1.4 短信发送... 208

7.1.5短信回执... 209

7.2 U8插件... 210

7.2.1 系统管理员设置... 210

7.2.4 用户设置方法... 212

7.2.5 基础数据定义... 213

7.2.6 科目设置... 217

7.2.7 凭证定义... 221

7.2.8凭证导出... 226

7.2.9 凭证查询... 231

7.3 综合办公... 233

7.4安全插件... 248

第八章 日常系统维护.... 251

8.1 系统目录... 251

8.2 备份与恢复... 251

8.2.1 备份数据库... 251

8.2.2 恢复数据库... 252

8.3 升级... 252

8.4 系统迁移操作... 253

8.4.1 迁移步骤... 253

8.5 如何进行手工启动... 253

8.6 常见问题问答... 254

8.6.1 安装与环境... 254

8.6.2 系统管理... 255

第九章 支持与服务.... 255

9.1 成为会员... 255

9.2 会员有哪些权益（代理／用户）... 255

9.3 服务方式... 256

9.4 用友致远客服平台示意图... 256

9.4.1 呼叫中心服务... 256

9.4.2 服务质量要求与监督... 257

9.4.3 呼叫中心服务流程... 257

9.4.4 支持邮箱服务：[email protected].. 258

9.4.5 网上自助服务：http://www.seeyon.com.. 258

9.5 售后服务内容... 260

附录：产品启用速查手册.... 261

常用功能键... 261

处理功能键... 261

权限说明... 261

系统管理员工作... 262

普通用户启用注意事项... 265

安 装 篇

第一章 环境配置

1.1 硬件配置系统配置参考

1.1.1 服务器硬件配置

根据并发用户数推荐的机器配置

l        10-20用户配置

CPU：P4 2.6GHz以上

硬件盘：IDE或SCSI硬盘，40Gbytes以上

内存： 512M bytes

l        20-50用户配置

CPU：P4 3GHz以上

硬件盘：SCSI硬盘，72Gbytes 以上

内存： 1G bytes

l        100-200用户配置

CPU：P4 3GHz以上双CPU或者双核3.0CPU（AMD/INTEL皆可）

硬件盘：SCSI硬盘 160Gbytes以上，双硬盘

内存：2Gbytes

l        200用户以上配置

CPU：P4至强 2.8GHz以上或双核（AMD/INTEL皆可）以上双CPU专用服务器

硬件盘：SCSI硬盘 160G 以上，多硬盘，建议作raid5

内存： 2G -4Gbytes

 

 

注意： 如果用户需要使用邮件功能，服务器内存最低配置 2G 。系统会自动侦测内存。

 

 

1.1.2 服务器软件配置

操作系统：中文，Windows 2000/2003/XP

浏览器：IE6.0以上

应用服务器：支持J2EE标准的服务器Tomcat 4.0.6

数据库：MySQL 4.0.24 版本

 

1.1.3 300用户以上特殊配置：

建议分离数据库服务器和应用服务器，在100-300用户之间可以参照表3.2执行。300用户以上的服务器配置如下表：

推 荐 配 置		数据库服务器端	应用服务器
硬 件	CPU	P4 至强 2.8G 以上/AMD 64； 推荐双核CPU	P4至强/AMD 64，推荐双核CPU
	内存	4G bytes	4G bytes
	硬盘	SCSI  72G *3以上，raid 5	IDE/SCSI 36G bytes以上
	网卡	1000M	100 -1000M
软 件	操作系统	中文，Windows 2000/ 2003	WINDOWS2000/ 2003 SERVER
	浏览器	IE 6.0以上	同左
	软件平台	MySQL 4.0.24 版本数据库	TOMCAT 4.0.6 , JDK 1.5

 

注：200并发以上，建议数据存放采用磁盘阵列。

1.2 A 6性能调整

1.2.1 性能调整的价值

1、充分利用服务器的闲置内存资源；

2、提升数据库的访问速度和稳定性；

3、提升tomcat平台的稳定性；

4、提升A6系统的访问速度和稳定性。

1.2.2 实现方法

具体分为两步：一是调整mysql数据库；二是调整tomcat平台；

l        mysql数据库调优

对于数据库的调整，主要是对其配置文件my.ini文件的修改，my.ini文件在其服务器操作系统盘C:/WINNT(或windows)下。此配置方法只针对2.70版本（mysql版本是 4.0.24 ）。

my.ini内容如下(假定内存为 1G ，可调内存 500M )：

··················

set-variable=innodb_buffer_pool_size= 200M

set-variable=innodb_additional_mem_pool_size= 10M

··················

··················

set-variable=max_allowed_packet= 10M

set-variable=default-character-set=gbk

tmp_table_size= 100M

query_cache_size= 200M

 

    可以调整innodb_buffer_pool_size、tmp_table_size和query_cache_size参数配置来提升性能， innodb_buffer_pool_size是默认配置文件自带的，是mysql缓存池的大小，根据并发数的大小需要调整；tmp_table_size 是查询结果临时存放表的大小，query_cache_size 是查询缓存数的大小， 这个两个参数需要根据服务器空余资源的大小灵活来配置，具体大小内容可以参考如下(适用于Windows serer 2000/ 2003 )：

 

A6并发数	内存	推荐内存	可调整内存	配置参数 my.ini
				innodb_buffer_pool_size	Tmp_table_size	query_cache_size
50	1G		500M	200M	100M	200M
50	2G		1G	400M	200M	400M
100	1G		500M	200M	100M	200M
100	2G	√	1G	400M	200M	400M
100	4G		3G	600M	400M	2000M
150	2G		1G	400M	200M	400M
150	4G		3G	600M	400M	2000M
200	2G		1G	400M	200M	400M
200	4G	√	2G	600M	400M	1000M
300	2G		1G	800M	200M	800M
300	4G		3G	1000M	500M	1500M
500	4G	√	3G	1000M	800M	1200M
500	8G		6G	2000M	1000M	3000M

 

l        Linux版数据库参数

   一般情况下，Linux系统只支持 2G bytes的内存配置，请参阅上述关于 2G 内存配置确认。

l        tomcat配置

V2.65增加了对tomcat的自适应配置，无须再手动配置参数，特殊问题请咨询致远客户服务。

 

第二章 系统安装

2.1 系统安装和启动

【安装步骤】

第一步：选定服务器

客户首先根据服务器的配置要求，选定局域网中一台计算机作为服务器，正确安装好操作系统，测试服务器运行正常。建议：硬盘至少划分两个物理分区，一个操作系统操作，另一个用于安装系统和备份，若有双硬盘，建议用独立的硬盘作为存放备份文件的服务器，每周手动备份文件到另外的硬盘；同时，我们强烈建议有条件的用户作raid5或更高级的磁盘阵列，保障系统应用。

第二步：检查网络

安装前请确保网络通畅，以便安装后用户可以从其它电脑（客户端）登录用友致远协同管理系统服务器，对于300并发以上的客户，我们建议服务器端采用 1000M 网络，保证系统带宽足够。

注意：网络带宽是约束系统性能的关键因素之一。

第三步：服务器端安装系统

l        启动服务器后，关闭其他运行程序，将安装盘放入光驱内，安装程序会自动运行；

l        弹出A6协同准备安装画面. 点击“下一步”，此时弹出许可证协议，点击”是”，在“下一步“出现的输入框,在输入框内输入软件加密狗产品的有效序列号，装上加密狗，点击“下一步”； 选择安装路径（强烈建议选择独立分区安装协同管理系统和备份），通过浏览选择新的路径之后点击“下一步”；

 

注意： 如光盘未自动运行，请用“我的电脑”选中光驱并运行光盘根目录下setup.exe

 

l        程序将自动开始安装，安装时间视您的机器速度而定；

l        安装完成，点击“完成”结束安装。

第四步：启动系统

两种启动方式：

1. 点击windows 开始－＞程序－＞用友致远软件－＞用友致远协同管理标准版－＞致远协同管理管理器或桌面－＞致远办公通管理器

2. 在windows任务栏上的状态区域中，鼠标右键单击    图标－＞启动服务。

第五步：日常运行

在协同管理服务启动过程中， 图标将闪烁，直至变为   转动的 图标。如果启动过程出错，系统将给出错误提示信息，此时请联系代理销售商或北京用友致远软件技术有限公司公司客服部。在日常运行中, 系统图标一直为转动的 图标。

2.2 备份数据库

系统启动完成后，就可以进行协同管理系统的初始化了，初始化工作的完成请参见“日常系统维护”， 为防止系统数据意外丢失所造成的损失，管理员应在系统初始化结束后要备份数据库，以保存企业的基础档案信息。

备份数据: 在windows任务栏上的状态区域中，鼠标右键单击 图标－＞备份数据库。

2.3 辅助程序安装

系统在正常运行前，要进行辅助程序的安装，辅助程序主要指辅助系统运行的插件程序，包括IE7.0/XP/Vista控件、A6精灵安装程序、根证书安装、office插件、USB加密狗客户端程序。

第一步：在系统的登录界面的右下角处“辅助程序安装”，用户点击“辅助程序安装”，出现所有系统提供的辅助程序列表，选择相应的安装程序，例如“A6精灵客户端控件”

第二步：点击“下载安装”下载A6精灵安装程序，保存在本地硬盘。安装程序的名称为“A6setup”，对于office插件和USB加密是自动安装的

第三步：运行A6setup程序安装A6精灵，在运行安装程序以前必须关闭所有IE浏览器。

注意：A6精灵安装时需要关闭所有运行的IE，包括A6系统本身。

使 用 篇

第三章 快速使用

3.1 发起协同事项

第一步：点击一级菜单中“协同工作”，选择“新建协同”，出现下面输入页面，输入标题和正文信息内容

第二步：选择“流程”，在选择人员的页面，选择事项的相关人员，确定流程的流转方式是串行还是并行（系统缺省设置是并行）

第三步：点击“添加附件”，选择文件进行上传

第四步：点击“立即发送”，即完成发送

3.2 处理协同事项

第一步：当系统出现“A6新消息”的在线短信提示表示会有新的协同事项要求进行处理，直接点击消息提示就可以进行事件处理，也可以采用刷新首页，在个人首页的“我的待办事项”列表中会出现要进行处理的事项，点击“待办事项”，显示事项内容

第二步：点击页面上 图标，在页面呈现处理窗口，在输入框内填写处理意见和内容。

第三步：点击“继续并提交”，事项处理完毕

3.3 查看协同事项

第一步：在个人首页点击“我的跟踪事项”， 点击事项标题，在协同页面上 图标，在页面右侧呈现处理流程，处理状态分别表示： 已办； 进行中； 待办。

第二步：在协同页面上，拖动页面的竖向滚动条，在协同正文的下方呈现处理意见和处理态度

 

3.4 建立工作计划

第一步：点击一级菜单“日程会议计划”，选择“我的计划”，选择周计划、日计划等类型，填写计划的标题，确定计划日期，填写具体计划内容

第二步：选择计划的主送人员,抄送人员和告知人员，主送的人员和抄送人员可以收到消息提醒,并对报来的计划进行意见回复。告知人员只可以查看报送来的计划,不能收到消息提醒也不能进行意见回复。

第三步：计划报送人员可以在内容下发查看主送人员回复的意见