Excel 10个高级办公技巧

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• 技巧1、“替换”批量搞定不规则字段

有些ERP或管理软件导出的数据，往往会在命名或格式设置上与我们的日常习惯不一致，那么如何快速将外部程序导出的数据规范化呢？

以上面这张表格为例，所有的员工姓名前面都多出了一个工号，同时还用一个短横杠与姓名连接起来。想要取消这个工号，可以借助Excel中的“查找与替换”功能批量修改。具体方法是：选中要处理的字段，按下Ctrl+F调出“查找与替换”对话框，然后在“查找内容”栏输入“*-”，“替换为”一栏保持空白，接下来点击“全部替换”就可以了。

• 技巧2、一键完成行列统计

制表时常常会涉及到行列汇总，很多网友的做法是利用SUM函数或者“开始”→“编辑”菜单下面的“自动求和”命令加以实现。其实Excel中还有一个更快捷的方法，只要先选中要汇总的行或列，点击右下角弹出的“快速分析”按钮，继续选择“汇总”标签，这时表格下方就会模拟弹出一条汇总行，支持求和、平均值、计数、百分比汇总等计算，点击完成添加。此外我们也可以借助这个面板实现右侧区汇总，只要点击面板后面的按钮即可。

• 技巧3、多工作簿同时输入相同内容

很多时候我们会在同一工作表的多个工作簿中输入相同内容，最典型一个场景，就是做表时忘记添加了某一字段，而需要后期补添。这种情况一个工作簿一个工作簿地手工添加显然很麻烦，在Excel中我们完全可以先用鼠标点击要处理的工作簿标签，然后手工敲入要添补的内容。回车之后，你会发现所有被选中的工作簿都会自动同步这一操作，这也就是经常说到的Excel“工作组”功能。

• 技巧4、多工作簿快速汇总

从事财务工作的小伙伴常常会用标签分组自己的表格，最常见的就是划分成“汇总表”、“1月”、“2月”、“3月”……。虽然这种设计貌似在思路上比较清晰，但却不利于后期统计。比方说最常见的各月合计值汇总，使用的公式就是：“=“1月”!A1+”2月”!A1+”3月”!A1+”4月”!A1……”。这里小编为大家提供一个更简洁的公式参考，即直接在汇总表中输入“=SUM(“1月:12月”!A1)”，相比之前方法，新公式的结构更简单且更不容易出错！

• 技巧5、快速填补空白单元格

很多时候，我们会为表格中的空白单元格填充数据，不过由于空白单元格的位置很分散，选择与填充都不方便，还很容易出错。其实类似问题完全可以借助Excel的“定位条件”命令辅助完成。

具体操作是：选中带有空白格的表格区域，点击“开始”→“查找和选择”→“定位条件”→“空值”将所有空白单元格选中，这时手工输入数据，完成后直接按下Tab键，即可快速跳转到下一个空白单元格上。

技

• 巧6、如何将不规则日期替换为日期格式

有时下级单位呈报上来的文件并不是规范的报表格式，一个最典型例子就是使用了“2017.1.2”这种不规范日期格式。众所周知，这样的数据是无法被Excel识别的，同时也无法利用数据透视表进行年、月、日的分组统计。
如何将不规则字段快速转换为标准的日期格式，通常方法是借助“查找与替换”批量修改日期中的连接符，用“-”替换之前的“.”。同时借助日期字段→”单元格格式“→”数字“→”自定义“→“yyyy-mm-dd“来实现日期显示的规范化。两组操作之后，一个规范化的报表就迅速出现在我们面前了。

• 技巧7、多工作簿批量打印

很多小伙伴习惯于使用多工作簿进行数据记录，但这样的表格打印起来却是个麻烦。其实Excel中暗含了一种更快捷的打印方式，即首先选中要打印的工作簿，直接按下Ctrl+P，这样所有的工作簿便一次性被打印出来了。

• 技巧8、只删数值不删公式

平时我们经常会遇到一些可以重复使用的表格（比如月报表），如何快速清除数值而不删除表格里的公式是个大难题。其实Excel为我们提供了一项超级简单的办法，即首先选中数据区，点击“开始”→“查找和选择”→“定位条件”，然后在弹出对话框中点击“常量”，这时Excel就会自动选中所有数值区而同时排除公式区，按下Delete键后便能将所有的非公式数值删得一干二净了。

• 技巧9、轻松合并多单元格而不丢数据

将多个单元格合并到一起大家都会，但传统的“合并与居中”总会导致其他单元格里的数据丢失。其实这种情况完全可以借助Excel中的填充对齐完成，具体操作是：首先选中要合并的单元格，点击“开始”→“填充”→“两端对齐”，接下来你会发现所有选中单元格里的信息已经全部合并到首格里了，这时再进行合并与居中就不会有之前的问题了。

注：本技巧仅支持纵向单元格合并

• 技巧10、利用“条件格式”快速制作对比图表

很多小伙伴都会使用Excel制作图表，但传统方法操作麻烦，效率也不高。其实我们还可以借助另一种方法更快地生成图表，这就是——“条件格式”。具体操作是：首先选中要对比的数据列，点击“开始”→“格式”→“条件格式”→“数据条”，接下来挑选一个自己喜欢的数据条样式。最后再给图表做一些简单的居中、底纹即可。

类似的“偷懒”神技在Excel中并不少见，可以帮助我们快速完成很多Excel中的费时操作。