如何避开常见的多项目管理陷阱？

多个项目管理常常伴随着诸多挑战。在一个项目中采取的所有行动需要传递到下一个项目中，如果操作得当，娴熟的项目管理办公室（PMO）经理可以让项目看起来一点都不麻烦。但如果犯了一些大错误，一切都会崩塌。

一次管理多个项目的技术是可以培养和掌握。PMO经理必须能够对项目中的任务进行优先排序，监控团队成员的绩效，并且有效分配资源。

管理多个项目具有挑战性，即便你做好计划和准备，这也不容易。下面我们将介绍管理多个项目的潜在陷阱，以及如何通过PMO多项目管理软件来避开这些陷阱，推动项目成功。

常见的多个项目管理陷阱

1、沟通不畅

沟通可以成就一个项目，也可以毁掉一个项目。如果你无法向团队成员清晰阐明必须做什么，那么你会在任务上花费更多的时间和金钱。如果无法向利害关系人传达项目状态，那么他们将中断对项目的正确管理。

2、缺乏信任

如果你不信任你的团队，他们也不会信任你。如果在项目中没有建立起信任，那么你就是在危害这个项目。这与授权有关。如果你不分担项目责任，那么与你一起工作的人会怀疑你不信任他们。不管这是真的还是假的，你正在侵蚀士气，并冒着项目失败的危险风险。

3、没有明确的角色和职责

在一个项目中，如果你的团队不知谁要应对随之而来的混乱，那么在多个项目中，情况就会更糟糕。项目应像机器一样运行，每个团队成员像齿轮一样发挥自己的作用，相遇并推动项目向前发展。如果他们不清楚自己的角色和职责，事情就会迅速陷入困境。

4、计划失当

如果你没有在执行项目计划之前投入工作，那么在执行计划时，你就不得不这样做。你管理的每个项目必须有个详尽的项目计划，但最重要的是，需要制定一个计划来同时管理所有其他项目。有很多计划，但你浪费金钱和时间时，你并不想这么做。

设置PMO软件的步骤

诸如8MSaaS PMO之类的现代PMO软件可通过组织活动、创建时间表、监控进度和报告绩效来帮助你管理一个或多个项目。以下设置PMO软件的步骤。

第一步，在开始多个项目管理之前，根据单个项目的要求定义活动和资源。
第二步，利用PMO软件的单个项目进度跟踪和集体项目进度跟踪功能来设置实时跟踪概览。
第三步，利用PMO软件管理内部依赖性和相互依赖性。

如何通过8MSaaS PMO软件避开的常见陷阱？

最常见的陷阱是，人们没有跟踪内部依赖性和相互依赖性，最终使所有项目脱轨。8MSaaS 支持管理项目与项目群的依赖，包括强制性的与灵活自定义的依赖关系并实时追踪它们的变化。通过实时追踪每个活动或可交付成果的直接和间接的依赖。当依赖超过预设的极限范围依赖指示灯会高亮成红色以示提醒。

第二个常见陷阱是，共享资源被过度分配至多个项目，分配不足最终会对多个项目产生不利影响。8MSaaS 资源管理功能可按照区域、部门、项目群、项目以及活动进行资源的查找、申请、分配并跟踪所有资源的使用情况。同时，8MSaaS 支持定义项目群资源角色和资源均衡管理以更好地管理和调用资源。

第三个常见陷阱是，单个项目的进度表变更会影响其他项目的共享资源进度表和相互依赖性。8MSaaS 能自动跟踪每个项目活动与可交付成果的时间与进度。下一层活动的完成率与可交付成果会自动地汇总到上一层活动，项目以及项目群。逾期活动会自动亮红灯，并且系统会自动把预警信息发送给所有受影响的相关人员。

第四个常见陷阱是，优先事项或激励措施相互矛盾，加快或激励单个项目对其他项目产生不利影响。8MSaaS PMO 多项目管理软件支持项目组合与项目策略管理，帮助 PMO 管理者高效地管理项目目标，协作，承诺以及在目标导向的多项目环境下最为关键的控制点 —— 投资。并且支持所有单个项目的信息实时自动地聚合到 PMO 层，确保数据的实时性和准确性，提高管理效率。

结语

多项目管理涉及大量数据，因此找到并使用有效的PMO软件至关重要。一些现代的PMO项目管理软件（例如8MSaaS PMO）拥有内置的多项目管理最佳实践，将逐步指导你开展项目。