如何用好邮件（新手必读）

邮件作为职场必不可少的沟通方式，很多同学虽然天天在用，却没有用对，用好。今天咱们一起聊聊如何用好邮件。关于这个主题，之前大虾已经在公司内部做过分享，现将内容重新梳理下分享给大家。

（1）首先我们来了解下邮件接收人的不同，具体如下所示：

收件人：邮件最主要的接收方，通常需要进行某种动作或者回复邮件。

抄送：邮件的相关方，通常仅需要了解这件事情，且不需要回复。

密送：密送方对收件人，抄送人不可见，并且密送方之间也相互不可见。

了解了TA们的区别，我相信大家应该不会再搞错了。

（2）接着我们来了解邮件的其他元素：

标题：

1. 标题一定要简单易懂，并且能体现正文的内容。

2. 添加标注。如：【重要】【紧急】【机密】【上线通知】【上架商品】等等。一方面使标题更加醒目，另一方面邮件接收人可以通过设置标题过滤对邮件进行归类。

附件：

1. 正文说明附件是关于什么的内容。除了让对方了解附件的大体内容是什么，也可以防止漏看附件。比如：关于更多邮件书写的方法，详见附件“XXX.doc”。

2. 避免邮件过大，特别是群发时，否则可能发送不成功，或者导致邮件服务器崩溃。之前公司设计了非常漂亮的动态签名图片，一个图片就是700K左右，通常我们邮件本身也就差不多10K，感觉喧宾夺主，后来根据建议改为了文本签名。

（3）下面我们重点讲下正文：

1. 简洁明了。不要写散文似的，洋洋洒洒一大篇。

2. 尽量按条目。比如，有以下事项需要向您确认，然后分条目说明。针对此类分条目提问的邮件，回复时也尽量分条目回复，这样更加清晰。具体可将原邮件所有条目拷贝，并在条目前加上符号“>>”表示对文本的引用，并在下面一行进行回复。

3. 尽量多提供图表，数据。一图胜千言是非常有道理的。

4. 少用不确定词语。如：大概，可能，吧等。

5. 尽量避免使用过多的字体颜色。大虾的习惯是最多只能使用蓝色，尽量用斜体，黑体替代。

6. 必要时标注敏感信息。注意邮件中是否包含密码，个人信息等敏感信息，如有需标注为“机密”，发现“机密”邮件不可以随意转发。

7. 一封邮件里，需要不同收件人做不同事情时，最好将称谓分开，这样可以明确不同收件人分别要做什么动作。

8. 每封邮件都主题明确。不同主题邮件考虑分多封邮件发送。

9. 设置邮件模板，可以提高效率。

（4）其他注意事项，也是大虾认为更加重要的模块：

1. 务必了解所有的接收人，使用TA们能理解的语言，另外，每个邮件接收人对此事的认知可能差异很大，必要时，描述事件的背景等。

2. 用邮件将流程串联起来。回复邮件时尽量在最新的邮件上回复；并使用回复全部，让所有人都知道最新进展，特殊情况除外。

3. 休假时设置邮件自动回复。包含：紧急联系电话，休假日期，backup是谁及联系方式。

4. 点击发送按钮前，再阅读一遍邮件。检查有无错别字，是否简单易懂 等等。

5. 看到邮件很生气，情绪波动大时，先冷静下，第二天再考虑是否回邮件。切记切记，否则一定后悔。

6. 通过电话或者其他聊天工具商定的方案，最好将结论发邮件通知相关方。如：通过电话会议沟通确定如下方案XXX。为什么要这样做呢？大家可以发散思考并在评论区回复，大虾后续将在评论区一起探讨。

7. 另外，其他几个重要的点，如：关于邮件的完整性等，不再赘述，感兴趣的同学自己回顾下之前的文章“向领导汇报的正确姿势 -- 很多人都搞错了”。

（5）最后，还有一类特殊的邮件：会议邀请。

邮件客户端一般都有发起会议的模板，注意一点就是记得把议题描述清楚。另外，会议开始前，提前把会议资料发给大家，这样可以大大的提高效率，后面大虾会出文章来专门讲：如何组织高效会议。

今天大虾列出一些写邮件的注意点，无法面面俱到，仅代表大虾的个人观点，欢迎同学们在评论区补充哈。文中内容虽然零碎，但是万变不离其宗。只要理解邮件是一种正式的沟通方式，再结合邮件的特性，一定能游刃有余。

 

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