会博通知识管理系统，助力文档从创建、归档到再利用的一体化管理

企业人员平均超过70%的时间都在处理文档，因为，文档是企业经营发展记录的重要载体，包括产品资料、方案、合同、行政文件、设计文件，都是以文档为载体，对企业来说，这些文档既是承载企业的发展记忆、经验以及成果的重要资料，还对企业未来的业务开展有复用、借鉴等重要价值。

但是，一般企业往往把文档管理理解成文件的备份和保存，变成了一个额外的工作，且不说员工会抵触，也没有考虑到如何将文档管理与日常业务中的问题相结合，很多时候，往往难以达到理想的效果。

因此，会博通认为，企业文档管理相关的信息化工作，应注重如何将文档管理融入到员工实际的工作中，让员工在潜移默化中，直接利用文档管理系统去创建文档，并可以支持文档创建的过程管理、形成成果文档后分门别类的管理，以及后续的再利用。

 

文档的创建：

会博通可直接在系统中创建文件，即可在超文本编辑器中直接编辑，或直接上传本地文档，也可以套用企业规范化的文件格式模板，用于标准化文件的形成。

文档的协同：

启动流程后，即可套用由企业标准化好的业务流程，管控审批事项，亦可发起可自由设定流程步骤的流程审批，满足企业更为扁平化与个性化的文档协作。

在有权限的情况下，还可以添加可由外部人员参与的流程步骤，打通内外协作壁垒。

文档的沉淀：

可设置专用的归档流程步骤，与业务流程形成闭环，实现多种自动化归档方式，将企业业务流程所产生的成果内容与管理痕迹一并归档，全面实现实时归档的管理目标，助力企业知识沉淀。

文档的再利用：

对应的流程归档后，用户即可按照归档目录预设的权限查看成果文档及其管理痕迹，并且，可按照权限发起变更、分享、借还等流程，全面管控企业内部文档的使用安全。

会博通提供文档从创建、协作、归档到再利用的全生命周期管理，员工在文档创建之初就利用系统创建文档，并可启动对文档的协同工作（如编辑、校对、变更、审批等），形成成果文档后，可把成果文档，以及形成成果文档的管理痕迹（协同痕迹），一并分类保存到对应的文档分类中，从而在企业层面完成了文档的集中统一管理，实现文档与业务管理的融合。