Outlook Contacts ：联系人共享：高效协同办公

在职场中很多人有助理辅助做一些基础的文件工作，这中间经常需要用到一些客户的基本信息：姓名，电话，地址等。

想一想原来用Excel表格是不是经常要更新给助理？因为你在开会，助理需要一个新增的客户信息，你没有及时的发给她，合同延误，或者一个下午没有事情做，下班了得加班？

先不说解决办法，遇到类似的问题，我第一个想到的不是去找解决办法，而是，首先我不是第一个遇到这个问题的人，那么其他人遇到这个问题怎么解决？一个IT工程师会怎么解决这个问题，如果这个问题反馈给office的开发团队，他们会设计什么样的功能？基本上问下来这几个问题之后，答案也基本就都能找到了。因为你不是第一个遇到这个问题的人。

下面说说办法：联系人共享，助力你的助理。给助理提供良好的工作体验，也是职场美德。

用Excel管理联系人，面临更新不同步的问题，而且移动办公比较困难。所有不方便移动办公的方法，我们尽量都不要使用，所有同时有移动办公和本地办公的方法，我们尽量采用第一种。

右键单击Contacts→Share Contacts

输入对方邮箱，点击发送

点击打开联系人文件夹，共享完毕

文件夹权限的控制：

比如你共享过去的信息，你只需要你的助理去查阅即可，不需要编辑权限，你可以设置成非编辑作者。

如果你需要协同编辑更新一部分信息，可以改成发行编辑。最高权限是所有者。

她这边更新后的所有信息，会自动同步到你的联系人，会自动同步到你的手机，微信会自动识别。比如我原来和Vicky搭档，我们约定，对于新增的客户信息，按照我们之前谈好的方式进行存档，她拥有更改我通讯录的权限，更新之后的信息会自动同步到我的手机上。Vicky休假，客户再给我打电话的时候，即便我没有联系过这个客户，我也知道客户是谁，因为我们有客户完整的公司，地址，电话，邮箱和备注信息。需要给客户做合同的时候，我们不需要再向彼此去要客户的信息。第一客户体验比较好，我们实现无缝衔接，第二，内部体验比较好，信息实时同步。

现在Vicky不在了，我和Clair搭档，我也只需要把联系人再共享一下给她就可以。