本文提纲如下 :
一、了解系统思维，因为它是写计划、总结和报告的关键；
二、最简单有效的方法，运用系统思维写计划、总结和报告；
三、系统思维写计划、总结和报告的总结。
年底了，在工作中，最令人头疼的，莫过于写各类总结、计划和报告了；其实，写这些东西是有一套办法的，而这套办法的基础，就是系统思维；系统思维可以让写总结、计划和报告变得特别简单，比如像我，写总结就很轻松，不管什么总结，一二十分钟就搞定了；下面就把这套方法分享给大家。
一、了解系统思维，因为它是写计划、总结和报告的关键 :
系统思维的应用非常简单，简单到什么程度？就是一个中心两个基本点；一个中心就是:分类，两个基本点就是分类的两个原则: ⑴ 相互独立，⑵ 完全穷尽。
这个世界上最成功的咨询公司是美国的麦肯锡公司，而麦肯锡打遍天下最为倚仗的就是这一招。
想把一件事情记住或分析它，一定要先去做一个分类，分类到底怎么分？很简单，如下图所示，这个世界上分类的方法只有四种，而我们日常能用到的只有三种。
第一种叫程序流程，比如说 : 我们想制定一个计划，或者想给别人描述一件事情怎么做，那么我们就要把事情分成，第一步、第二步、第三步，可能还有第四步，按照时间顺序或程序流程这样去分类；再比如说 :给别人介绍怎么把大象装进冰箱，那就是 : 第一步把冰箱门打开，第二步把大象装进去，第三步把冰箱门关上。
第二种是并列的，按照组成要素去分类，比如要分析我国直辖市的移民情况，很显然要分成北京、上海、天津和重庆，然后一个一个分析，它们之间的关系是并列的。
第三种是按照重要程度来分类的，我们经常听领导讲话，一般的套路都是 “ 首要、其次、再次 ” ，我们也要学会这个方法。
最后一种分类是演绎推理，这个就不讲了，为什么不讲？因为我自已从来不用，这个东西一旦用起来，对方没有晕倒，自已先晕倒了。
在日常工作中，前三种就足够了，第四种大家不要去记了，除非你对逻辑学感兴趣。
每一件事情的分类不见得是唯一的，比如<三国演义>，要让你说三国的历史，可以分成魏、蜀、吴，这是第二种分法，也可以按流程这样分 : 第一段叫群雄割据；第二段叫赤壁之战；第三段叫三国鼎立；第四段叫南征北战。再比如 <舌尖上的中国> ，可以这样分类，分成南方美食和北方美食；或者可以分成菜品是一集、主食是一集、小吃是一集、汤是一集，分类的方法有很多，但是分类是必须滴。
说完了一个中心，接下来看两个基本点 : 相互独立和完全穷尽，这个是指分类的原则，确保不会分类错误。
比如说我们对人类进行分类，可以分为男人和女人两类，这样分类就是正确的，因为两个规则都没有触犯。男人中没有包含女人，女人中也没有包含男人，所以是相互独立的，人类中除了男人和女人之外，再也没有其它类型了，所以是完全穷尽的（不要钻牛角尖，有人说还有第三类人 : 阴阳人，此类不在讨论范围内）。
二、最简单有效的方法，运用系统思维写计划、总结和报告 :
我们通过几个例子来学习如何运用系统思维来轻松搞定计划、总结和报告。
第一个，今天你要制定一个计划，不管制定的是什么计划，如果要做一个PPT的话，这个PPT一定可以分成五页（不含封面和封底），如下图所示 :
第一页是这样的，叫做基于 ×× 原因，经过前期的市场调研和准备，我们准备开展×× 项目，该项目计划分为三个阶段执行（当然具体情况有四个、五个阶段或者两个阶段都有可能）。接着下一页PPT就是第一阶段怎么做，第二阶段怎么做，第三阶段怎么做，每个阶段讲完以后，最后第五页可以这么写 : 我们有理由相信，只要保证足够的资源投入，做好风险的应对，通过以上三个阶段，这个项目保质保量按时交付一定没有问题！好了，这是一个写计划通用的套路，它符合系统思维，中间做了分类，其中二、三、四步是对整个计划的一个分类，有了这样的分类，你的领导一定会非常满意，他会认为你的思路非常清晰，每一步都落实到了具体的点上。
提示一下 : 这里并不是说所有的计划、总结和报告都要做成PPT，而是在这里用PPT的方式更容易展示其内容的逻辑关系，你完全可以用Word写，但内在的逻辑是完全一样的，PPT分五页，Word文档就分五段。
我们再看下一个例子，如果你今天做的不是计划，而是一个分析报告，还是一样的套路，如下图所示 :
我们来看第一页，上季度公司的业绩没有达到指定目标，根据我们的调研和分析，主要有如下三方面原因，接下来销售方面出了什么问题，生产方面出了什么问题，产品方面出了什么问题，然后最后一页就是 : 通过以上三个方面分析，我们摸清了问题出在那里，下一步，通过针对性的优化和提升，本季度公司的业绩一定会有大幅度提升！第一段和第五段其实就是套话，放在任何的报告里都可以，只是中间的二、三、四段是因事而异、因人而异的。这个仍然是我们分类的思想，也就是系统思维。回忆一下，当我们在讲话的时候讲出 “第一、第二、第三 ” 的时候，你的领导或者你的老板就会非常满意，认为这个人思路很清楚，你看人家都能说出一、二、三点来。
继续看下一个例子，当你要写一个竞骋演说，准备去竞骋一个岗位的时候可以这样写，如下图 :
第一段 : 各位领导我叫 ××× ，今天我要竞骋×× 岗位；接下来 : 我有如下三点优势，首先我怎么样，其次我怎么样，最后我怎么怎么样，最后第五段来个总结 : 基于以上三点，我认为我有信心赢得这个职位，并且有能力胜任这个职位，请各位领导相信我。这就是一个通用的竞骋演说套路，很多人在竞骋的时候讲的乱七八糟，一大堆内容，这个事情讲讲，那个事情讲讲，下面的人听得一头雾水，当决定你命运的人听不清楚的时候，又怎么会认可你呢？而当你讲 “首先、其次、再次” 的时候，效果就会好很多，这也是系统思维。
到这里大家有没有发现，其实这种套路我们很早就接触过，这个就是我们伟大的小学语文老师教我们写作文时的 “ 总分总 ”写法？没错，其实我们每个人在上小学时就学过系统思维的方法，今天你写任何计划、总结、报告、竞骋演说或者发表演讲的时候，最好的方式就是 : 总分总，而且第一个 总 和最后一个 总 都有模板可以套，第一段和最后一段都是一样的套话，就是中间的三个段落因事而异即可。
接下来再看一个复杂点的，这是一个公司对业绩没有达到预定目标的问题发掘、原因分析和改进计划的一个综合汇报。我们来看第一段，不管具体情况如何，根据逻辑，我们已经知道如果要做一个PPT，这个PPT要做17页（Word文档要写17段），如下图所示 :
第一页的内容是 : 上季度公司的业绩没有达到预定目标，今天我们来对存在的问题做一个客观的认识和分析，进而提出改进计划。和前面的例子一样，都是套话。接下来开始分类，这个综合汇报的目的是要发现问题、分析问题和解决问题，这是一个很自然的流程程序，也就是前面说的第一种分类方式。首先，目前存在的问题，这里又可以对问题再次分类，市场方面有什么问题，生产方面有什么问题，产品方面有什么问题，可以看到这里用的是第二种分类，完了以后总结一下 : 以上是目前存在于各方面的问题。问题讲完了，下一步是分析原因，仍然是 “总分总”这个套路，先是一个总，接下来再来分析造成以上问题的原因，这里在对原因进行分类的时候，可以采用第三种分类方法，首要原因是什么，次要原因是什么，再次要原因是什么，不一定是三个，也可能是四个或五个，完后再总一下 : 正是以上原因造成了上季度的业绩不佳。最后一步是解决问题，依然先是总 : 根据以上分析，我们制定了如下改进计划，然后是分 : 第一步做什么，第二步做什么，第三步做什么，这又是第一种分类，完后再总一下 : 本计划能否成功有赖于各部门的执行落地。最后来一个大的总结 : 以上是对公司季度业绩问题的呈现和分析，并制定了改进计划，本季度让我们共同努力，解决问题，提升业绩！这一段还是套话。
这就是一个完整的业绩分析报告，它包含了发现问题、分析问题和解决问题，注意它的整个结构仍然是 “总分总” ，只不过套了两层，就是大的 “总分总” 中间有小的 “总分总” 。
三、总结一下 :
在工作中，写总结、写计划、写报告，是我们怎么都绕不过去的事，如何才能写得条理清晰，内容完整，让人方便理解，容易记忆？分类思维是关键，也就是我们每个人都学过的 “总分总” 。在分类的时候要掌握 : 一个中心，两个基本点；而分类的方式，在工作中最常用的就只有三种 : ① 按程序流程分；② 按组成要素分； ③ 按重要程度分。
系统思维是非常重要的能力，分类并不是系统思维的全部，仅是我们工作中最常用，最有用的那一部分，培养良好的思维习惯，需要我们在生活、工作、事业、社交的点滴去不断实践和积累。
