2017-03-04零秒工作拆书03

《零秒工作》 :工作中可以提升的地方是无限的

【R】工作中可以提升的点是无限的P31

有的读者可能会认为自己已经拼尽全力提升了工作速度,并达到了极限。但实际上,在工作中能够改进的问题点是无穷尽的。
例如,哪怕是在“把文件复印二十份,然后用订书机钉起来”这样的简单工作中,能够改进的地方也有不少。例如,把文件复印量很大的时候,在复印机的液晶屏幕上贴上备忘的便笺,或为了让复印出来的文件四周没有阴影,而有较大的纸把文件完全覆盖到,都是提升速度的好办法。用订书机订文件的时候,通常是在页面的左上方。要45度角的斜着订,这样更便于阅读文件的人翻阅,也不容易撕破。
为了方便他人使用,除了原本的文件夹,你是否将制作完成后的文件复制并保存在备用文件夹里?或者有时候根据需求去除内容,只保存模板。
对邮件的正文,你是否同样也是知道专门的“邮件范文文件夹”,如果你认为别人发给你的邮件文笔优秀,你是否也保存了?
为了提升写邮件和制作文件的效率,你是否为了提升盲打的速度而努力,是否掌握了诸多的快捷键设置?
在推进项目的过程中,为了推进团队内部的交流,你是否从一开始就设置了facebook账号、邮件列表,以及文件共享平台等?
即使你将书中介绍的所有方法都运用到工作中,你的工作还是存在很多可以完善的地方,并且这项工作也随着时间的流逝而不断变化的,可以说,工作上的改进是没有止境的,工作速度也能够不断提升。

【I】你从标准决定了你的人生

很多人在抱怨自己的工作无聊,感觉好工作都让别人做了,自己做的都是低端的,底层的工作,简直是在浪费人生。那么,《零秒工作》作者提醒大家的是:

工作的提升是无限的!
工作的提升是无限的!
工作的提升是无限的!

重要的话说三遍。
你以为你已经做到极致,你以为你已经拼尽全力,但是,你以为的真的就是你以为的吗?作者随机的从办公室中经常做的事情里面举例子,看似寻常的小事,通常有很多可以进一步提升的空间,这些事情真的很小,但都是很多多年办公经验的人不一定注意到的事情:

  • 装订复印,这是最底层的执行层面的工作。
  • 文档邮件,这是最简单的白领日常的工作。
  • 项目推进,这是最锻炼个人沟通力的工作。
  • ……

这些都不是什么高屋建瓴,挥斥方遒的精英们眼中的大事,仅仅是平常工作,甚至可以说是底层工作,却依然可以不断获得提升。
作者教给我们的事情是:如果你感觉工作乏味无聊,看看是不是你没有找到工作中进一步挑战的机会。
因为零秒工作适用边界就是知识工作者,所以作者举得例子都是最底层白领做的事情。方法和步骤也很简单。

  • 觉察。当感觉到自己工作的已经拼尽全力了的时候,即使觉察到自己这种厌倦情绪。
  • 提升。当觉察到自己这种感觉的时候,尝试找到可以提升的点。比如榜样作用:思考同样的事情,高手是怎么做的?比如利他主义:找到做这件事情的受众是谁,从受众需求出发,把事情标准进一步提升。比如本质导向:这件事情的根本目的是为了什么,有没有什么方法能更好的达到根本目的?
  • 反馈。然后行动起来进行反馈,验证自己是否因此有了更高速的提升。
  • 反思。最后,不要把精力都用在“茴字四种写法”这样的地方,而是根据自己的身份、定位和目标,去进行反思和再定位。

这样,你的效能会不断提高,工作质量和速度在不断提升的同时,你的能力,你的层次,你取得的成果也会“水涨船高”

A1联系旧知

在我们的工作中,每个人都会有一些重复性的琐事,之前遇到这样的工作都是直接去做,从来没想过怎么去提高这些琐事的效率。
比如,前几天我要填一张申请表,但是我忘记了申请表放在哪,就用搜索软件找之前填过的一张,找到之后发现是旧版本的,想找新版本的搜了半天也没找到,迫不得已最后找同事要了一份新的模板。
还有就是,项目上的相关文档都随意存放,有时候想要找个文档,都忘记放在哪个位置,只能用搜索的方式,有时候忘记文档名还要找好半天的时间。

A2落实行动

针对上面的事情,通过阅读本书,我想到我可以把建立一个专门的文件夹,专门放置申请单模板和申请单,一方面可以提高下次写申请单的效率,另外一方面可以方便统计申请的工作。工作上的好多项目也都可以建立专门的文件夹,所有项目相关的文档都存放在一起,方便查找和整理。

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