现代职场中，电子邮件AKA“email”已经成为职场员工必须使用的一项工具。（可能大家没有意识到，大概也就是十年前，大部分公司之间正式往来的沟通文书还是传真，现在几乎传真机已经变成了复古器件，大概只有年代剧里才会出现了。）
只要你是在职场中工作，不管是国有企业、外资公司还是创业型独角兽，电子邮件一定都是你每天都在用的一个工具。可是，你真的知道如何用好、写好一封显示专业态度的电子邮件吗？小时候，妈妈常常教育我们好好写字，因为你的字体某种程度上代表了你的形象，所谓的“见字如见人”。现代社会中，我们已经很少手写信件和传真了，而电子邮件其实就取代了这项沟通功能。很多时候，尤其在你第一次与不认识的人发邮件时，“见电子邮件如见人”，电子邮件的形象就成为了你给对方第一印象的一部分。因为第一印象不佳，大到错失机会，小到沟通误解，都是屡见不鲜的情形。
我在职场的十五年间，自己发送过、接受过、被抄送的电子邮件累计可能已经超过二十万封了。可是即使是职场老司机发出来的电子邮件，客观的看常常也会给人感觉丈二和尚摸不着头脑的感觉，这其实就是电子邮件使用得不专业的表现。那么，职场老司机尚且如此，刚加入工作、或者刚进入一家新公司的职场人，是不是更应该在使用这项基本工具时注意自己的职业形象呢？
今天，我想跟大家分享几个更好的借助电子邮件体现专业形象的注意事项，希望能够帮助到平时在使用电邮时没有对这些细节注意而导致自己职场形象打了折扣的朋友们。
1）邮箱设置
大家可能使用电子邮件时，大部分都是在微软的Outlook环境下使用。今天暂时也按照这个使用环境来作为范例简单讲解几个设置要点。其他工具大家可已根据实际情况举一反三。
电子邮箱设置的目的，主要有两个：一是提高效率；二是体现个人风格。
由于我们每天绝大部分工作交流都是通过电子邮件来进行，因此将一些重复性比较高的行为嵌入在工具设置里，可以极大减少我们在工作时反复花在价值较少的部分的经理和时间。这一部分可以考虑进行的设置有：
邮件格式：
我很想跟大家打个赌，听节目的听众中大约6成以上，打开邮件写内容时使用的都是默认的邮件设置字体和字号。这样做并没有什么错，但是你失掉了一次体现个人风格的绝佳机会。
虽然我不推荐也绝对不认可邮件作为公务交流工具，在字体和格式上五颜六色图文并茂；一封好的邮件应该主题简介清晰，如果有大量图表作为补充信息应该以附件形式出现。但在字体和字号上略微调整，依然是我认为必要的设置。
挑一个好看但是不花哨的字体，预设好一个不大不小的字号，统一更改颜色为深蓝或比默认黑浅一档的灰色，这些都是可以将邮件稍微美化提升阅读邮件客户体验的小技巧。并且利用的是心理学上的条件反射原理，假以时日，只要已出现这类排版组合，就如同你的个性签名，成为你的标志之一。
签名档：
我们每次写完邮件，都要在邮件下方简单结束并落款。尽管电子邮件发送到对方邮箱时都会显示电子邮件地址，但在落款上恰当的表示必要的敬语、写明自己的名字等都是显示对收件人尊敬而必须要的仪式感。
敬语在中文邮件中常用的是：谢谢并祝好；英文邮件中为Thank you & best regards.这两句可以说是通用语言，如果不知道怎么写，这样就是最安全的。如果你的段位更高，可以试着创建一些稍微具备个人特色的邮件结束敬语，但是建议这样做的时候要结合实际情况：比如你是刚进入公司的新员工，那么邮件结构和结束语尽量简洁保守，而如果是公司位高权重的领导，自然可以稍微任性一些在邮件结尾呐喊公司口号之类的，结合自己的实际环境，才不会显得奇怪。
特别提醒的是，对于发送给外部客户的电子邮件，建议大家在落款时将自己的职位、公司名称、公司地址、邮箱、和希望对方联系的电话号码一并在名字下写好。这样做的目的首先是避免错误的沟通，想象一下如果你是一个供应商回复客户群发的一个调查函要求，也许你的邮件只是一些列邮件中的一个，如果对方想马上联系到你了解数据背景或者核对一个可能的错误，直接下拉到邮件最后看到你的名字、公司和电话，他可能马上就能下手处理。而如果这部分信息没有，对方还要到手机通讯录、微信或者其他数据库去查找你的联系方式，那么很有可能他一忙就放下了，你和你的团队就错过了一次宝贵的沟通或者澄清错误的机会。同时，邮件除了沟通功能还同时是你的个人名片；同时在很多时候，受到邮件的一方常会把邮件转发给自己的同事或其他部门继续跟进处理，如果你的署名上标注了自己的身份和联系方式，会极大加强沟通效率，减少由于转发而又找不到联系方式，导致你拜托对方跟进的事情进度延缓或甚至石沉大海的情况发生。外企员工建议将自己的英文名和中文名字都写在落款上，方便不熟悉你的人对号入座。
综合上述说明，建议大家在邮箱设置中，提前将公司内部签名和公司外部签名的两档签名都提前准备好，这样在邮件写完以后直接挑选合适的签名档就可以了。如果每次落款签名都要花费1分钟，提前设置好签名，每天几乎可以帮你节省出来半小时。
这样做的还有一个好处是避免最后落款的笔误。签名档中的联系方式在对外邮件时某种程度上是一个关键信息，但我们人类的习惯是在邮件主体上往往花费了主要的注意力，费劲心思写了一封逻辑清晰、观点恳切的邮件，好不容易写完了在最后落笔的时候一个不注意写错了自己的名字、公司名称甚至电话号码错了一位数字的情况大有人在。如果你的邮件是一封非常高水准的行文，可是邮件落款有一个明显的笔误，电脑的自动联想有时还会出现很搞笑的词汇，这个无心之失可能将你的整篇邮件的可信度大打折扣。为了避免这样尴尬的情况出现，提前将落款的内容、字体、格式编辑好，节省时间的同时确保了信息的准确。因此，在任何电子邮件软件中，提前做好这个动作都是有百利而无一害的。
如果你的邮件中常常涉及保密信息，也可以将保密条款加入签名。保密条款的设置其实也大有学问，以后有机会我再谈谈。
本地邮件夹的创建和分类
我见过很多同事和客户的邮箱完全没有分类，所有邮件都躺在收件箱和发件箱里。一旦涉及要查找历史邮件，碰上不好好写邮件标题的队友（邮件标题一会儿我会讲到），那简直就是一项Mission Impossible. 所以我强烈建议大家在本地收件箱里根据个人实际工作情况创建分类文件夹。比如如果你是项目经理，那么就根据每个项目创建一个文件夹；如果你是一个销售，可以根据每个客户创建一个文件夹；如果这些分类不适用，可以考虑按照季度来划分。在阅读和发送完一封邮件后，养成良好的习惯根据主题不同放入不同的文件夹，将来需要查找这个项目、客户或者这一段时间的某个讨论时，会非常方便就能找到。
此外还有一些设置有必要调整的，以后有机会我们可以再聊。
2）邮件标题
邮件标题是一个每封邮件都有但是几乎很少人注意的小事。我常看到躺在我邮箱里的邮件要么是标题看似是一个自动生成的，比如只有简单的一个词“项目问题”；或者一个不知道什么意思但是看起来就让人心烦意乱的情绪表达“注意”。我不知道大家看到这样的邮件标题一般怎么处理，在我自己的情况，我一般会放到所有其他邮件处理完再去研究它。因为经验告诉我，发出或者转发这类邮件的同事一般对事情也没有清晰的逻辑和想法，打开邮件后你很可能要拉到最下面从头读起，才会知道他试图表达的是什么。
所以，我想先开始重点讲一下这一类邮件标题怎么写更好。
邮件标题在一般情况下，推荐使用八股文的固定格式方式，将事件或沟通的要点：what, why, when, where,how(情况、原因、时间、地点、办法)在标题中尽量间明扼要做出总结，比如上面提到的例子，较为专业的写法应该修改为“北京大兴项目3个重要问题的情况说明”，或者“近期3个项目执行常见问题和建议”这一类的标题，如果换成这一类标题，即使你不标注为高优先级，我相信管理层也一定愿意先打开来看。
另外一种常见情况是同一个邮件主题但是需要定期更新的邮件，比如周报、季度报这类的邮件。一个小技巧是在邮件主题后面加上下划线，然后写上日期。这样会非常方便自己和邮件接受方日后的查找。比如“某某小组工作周报_2018年7月第一周”。这样的邮件会在你的邮箱和对方邮箱中累计数十封甚至更多，如果增加了一个时间标注，回头再搜索时就可以非常容易定位到某一封需要重点回顾的（虽然邮件本身都带有时间属性，但是常见的一种情况是大家在同一封邮件下往复讨论其中一个事情，会导致3周前的一个周报可能反而出现在邮箱最上面；而上周的周报反而因为都没有遗留事项了沉底。）
还有一类常碰见的情况是转发邮件的情况。这一类是邮件标题不规范的重灾区，大家一定也遇到过这样的纠结：客户发过来一个邮件，标题语焉不详；我们觉得事情重要需要转发给其他部门同事，但是转发的时候总觉得如果更改邮件标题会扭曲客户的意思。我的建议是可以两种办法：1）在原标题后简单增加一个要点说明，比如“行动建议”/“背景补充”等，说明你转发的邮件中除了客户原始诉求外，主要说明的是你的想法或邮件没体现的背景情况等。2）按照上述八股文方式修改标题，但在邮件主体中写一句话“邮件原标题为：xxx”. 毕竟，这类邮件我们处理的初衷是希望相关部门注意并尽快采取行动。
3）邮件内容
邮件内容这个子类，其实值得好好聊聊，职场中很多的纠纷、误解其实不少都是由于不当的邮件措辞或者表达引起的。今天在这一篇里，我只简单的跟大家分享几个通用原则。
一：邮件是用来沟通数据、说明建议、倡议行动的。如果由于某种原因你有强烈的个人情绪，尽量不要通过邮件表达，或者在邮件中阐述。
二：不论是中文邮件还是英文邮件，“我”/“I”这个词应该尽可能少的出现，最好不出现。比如不要说或尽量少说“我认为，我建议”，直接写“建议如下”，或者“如下建议供参考/供讨论”即可。英文的话多用被动语态去除主语，如果实在避不开，用“we”代替“I”。
三：结论内容放在前面，数据、事例、证明观点罗列在后。不要长篇大论10条理由，再在邮件末尾给出结论。
四：写完一封邮件后复读一边，尽可能的在第一版上继续减少字数和篇幅。对于职场新人，常常会碰到三句话能说明的事情用了三段话来表达，这样会给人啰嗦切不到重点的感觉；最终结果导致你的提议没有得到足够的重视。
五：前面提过，如果确实需要附上大量数据说明结论，在邮件主体中间明扼要给出结论和要点，细节数据可以用附件粘贴在邮件中。
今天先简单谈谈这些，如果大家有兴趣或者有疑问请留言说明，我会在以后的文中尽量给大家解答。