时间管理|理论模型|GTD (Get Things Done)

是否推荐

推荐
但GTD理论稍有些复杂，内涵也比较深，是需要时间学习的，不是速效药，要有心理预期。

产生

首次出版于2001年，2005年发售新版本。
GTD是一个时间管理的方法，《搞定》定位是一本职场畅销书。作者David Allen同时拥有品牌gtd，经营一家培训公司，作为效率顾问为职场人士提供咨询。
公司官网：https://gettingthingsdone.com/

理论内容

GTD的主要内容是5个步骤。官方网页：https://gettingthingsdone.com/five-steps/

书中使用collect/process/organize/review/do，但官方网站使用的是新的词capture/clarify/organize/reflect/engage。其实意思差不多，所以我也不改中文了，区别就是旧版的词比较中性，新版的词表达了“主动"的意味，改的几个单词都非常漂亮，尤其是capture和reflect。

收集collect/capture
处理process/clarify
整理organize
回顾review/reflect
行动do/engage

收集collect/capture

收集这一步需要尽量把所有的都收集起来。以下是举例收集方案，需要根据自己的生活加减：
-工作篮：信件，杂志，备忘录，票据，收据，
-记事本/电子记事本
-音频设备（电话/录音笔）
-电子邮件
-其他高科技电子设备。
注：因为成书比较早，我认为顺序应该反过来，高科技设备上收集是最重要的。

这一步的注意点是:

1. 收集是为了把一切赶出大脑，让大脑可以处于良好状态去“行动”
2. 尽量集中，减少收集设备数量，一旦数量太多，可能这个流程在这里步就进行不下去
3. 定期清空收集工具，这一步非常重要，否则整个流程形同虚设。

处理process/clarify

处理时GTD系统中的核心，比较难以马上完全理解的，请多次阅读执行再阅读。如果一下不太明白不用着急。

官方版

中文版

图片来源于网络，因为有套颜色，我觉得比书上的图更明白些

用三步对流程图进行解释：
第一步（图中上半部分），判断是否需要行动，不需要的结果也分为3种，一种丢弃，一种备忘，一种参考资料
第二步（图中除多步骤分出去的2项项目行动以外的下半部分），行动分为项目（大的，不明确的，多步骤的），和明确的；明确的又分2分钟内能完成的和不能的；不能的快速（2分钟）完成，派遣别人做或加入日程本延迟做（可能当时有条件不允许）或记录在代办清单上。
第三步， 项目的部分进入organize阶段

通过流程图的分解，可以看到图的外围是八个处理方向（蓝色字）。

再次提醒，大部分人一下都不能很快明白的，不要着急也不要放弃。

整理organize

GTD建议的组织整理需要：
一个项目清单
一个保存项目规划和资料的存储系统
一个日程表
一个下一步行动清单
一个等待清单

需要注意的是：

1. 区分指定时间的行动（比如会议），和指定日期的行动（电话某人，询问进度）。
   我的理解是一个通过日程表管理，一个下一步行动清单管理

2. 区分行动和参考信息
   *我的理解是一个是下一步行动清单，一个是笔记（保存项目规划和资料的存储系统）。

回顾review/reflect

回顾的重点是项目，等待处理，和将来/也许（8个处理方向中的3个）。

这个比较好理解，回顾的重点都是相对比较复杂，或者不太明确的。
-对项目回顾阶段主要是分解步骤或者检查进度。
-对等待处理队列，主要是查看优先级和调整优先级
-将来/也许中看看有什么需要转到等待处理，或者长久再将来也许中的内容是不是不那么重要，删除或者也排一个优先级系统。

行动do/engage

行动的三种方法：

确定某一时刻具体行动的四标准法

-情境
-有多少时间
-有多少精力
-重要性

每日工作三分类法

-执行安排好的行动
-处理突发事件
-安排工作

检验工作的六层次法

-人生愿景
-3-5年展望
-1-2年目标
-责任
-当前项目/目标
-目前的行动

主要书籍

《搞定》有I II III三本。

主要理论部分在《搞定I》中第一部分第二章（一共A5大小35页）。所以理论看这35页就够了，甚至看上面的总结也可以。

点评

理论质量

David Allen的GTD理论可以算是时间管理理论中质量最高的。更重要的是GTD是一个系统，或者说平台级别的理论。而其他时间管理理论其实都是解决某一个问题的一个方法。

番茄工作法是为了解决专注力问题
重要紧急象限主要是解决优先级问题
PDCA解决的是“协作”问题
思维导图是一种穷尽可能性并分类的思维方法
清单革命解决的基本信息组织问题
。。。
大部分各类时间管理畅销书基本都是讲了某一个问题，而且一般偏应用，不如GTD有哲学气质。

阅读体验

GTD理论在我看来是非常漂亮的，运用了大量的流程语言。而且我惊奇的发现喜爱GTD理论和把它当作一个事业的有很多计算机背景的人，比如《小强升职记》主核是GTD，作者邹鑫是原来程序员。刚才搜GTD中国培训，看到一个Asia的培训师是计算机毕业的。

我本人也是计算机毕业的，所以我觉得理论很容易阅读。但是我仔细推敲一下，流程图类的语言适合计算机，但普通人阅读可能会有一定的障碍。

我的建议是可以自下而上，你未必弄懂了整个流程，但可以先一部分行动起来：

比如准备一个to-do清单。（八大方向中的待办事项）
比如养成评估完成时间的习惯，2分钟（我个人觉得5分钟更好）能完成的就不要拖，马上完成。（流程中的立即做！）
比如建立一个归档系统，电子笔记或其他（八大方向中的参考资料）
比如学习项目管理，培养自己的职业能力（八大方向中，多步骤判断后的两项，项目和项目步骤分解）
。。。

因为GTD不是一个解决单个问题的方法，是一个系统方法，请给予充足的时间。

时代局限

David Allen由于经营一家培训咨询机构，所以他的理论是一直在更新的。书中的一定会有滞后，尤其是电子设备部分，因为近年来变化太快，而且中国的变化比美国还大得多，在运用电子设备这块，看看就好。

我会尝试写一本新时代的时间管理，主要关注的就是被电子设备掌控的我们如何做时间管理，请期待和鼓励

我以前听过一个八卦，David是做私人咨询的，比如有个好莱坞制片人开了100w美金支票，David就每个月飞过去帮助指导，并使他乱糟糟的办公室焕然一新。我们开不出这个支票的，就努力学习吧，方法都在这20人民币里的书里了（甚至不买书也能网上搜到）

扩展

相关软件/APP

OmniFocus 3（官方付费Guide：https://store.gettingthingsdone.com/OmniFocus-3-Setup-Guide-p/10488.htm）
Things（官方付费Guide：https://store.gettingthingsdone.com/Things-Setup-Guide-p/10486.htm)
Outlook（官方付费Guide：https://store.gettingthingsdone.com/Outlook-for-Windows-2013-2016-Setup-Guide-p/10410.htm）
Onenote（官方付费Guide：https://store.gettingthingsdone.com/OneNote-for-Windows-Setup-Guide-p/10415.htm)
Trello(官方付费Guide：https://store.gettingthingsdone.com/Trello-Setup-Guide-p/10485.htm)

付费执行手册

网站有提供付费的执行手册，试看部分看内容比较商务，也比较美国，可以参考格式，看书的时候给自己设定任务。

对人工智能的启示

GTD是弱人工智能的宝藏。

使用GTD系统是可以做一个看似“智能”的时间管理APP的，但是输入精确度要求苛刻，对输入人要求高，对分类的要求太高，我觉得大部分人不会花这个精力进阶到复杂管理自己事务的阶段。

目前可以做的是，在GTD系统上进行一些弱人工智能的思考并实现，同时考虑应用将来可能更先进的人工智能技术（短期内到不了强人工智能）。