深入解析一个之前被忽视的重要功能:
First Transaction in Day 当日首笔交易
Last Transaction in Day 当日末笔交易
值得注意的是,这个功能只有在Inventory Worksheet 库存调整表 里才有,而在Adjust Inventory 调整库存里是没有的。这也是两者的主要区别之一。
我们知道对于生产型企业,物流企业,贸易企业来说,库存的盘点,调整,阶段性的财务上报都是最重要的,不仅是要优化成本,及时更新补货,清点,库存本身的记录也都会影响财务记录。
两个调整表都位于Inventory库存目录,根据登陆的角色和主页设置,访问路径会不同。
Adjust Inventory 调整库存, 这里简称AI,用于物料(货品)量和条目较少,频次多的情况。
而Inventory Worksheet 库存调整表, 这里简称IW,更多用于整个仓库或者地区的阶段性盘点。
最大的不同,除了一开始提到的当日交易功能,前者AI输入的是物料的具体增加/减少数量,而后者IW输入的是盘点后该物料在仓库内的最终数量,所以更便于年终或者阶段的一次性调整。
现在回到一开始的主题:选择当日首笔/末笔交易。这个功能其实是最基本的,但由于之前我都是用系统默认值,没特别注意到它,直到这几次测试的时候,交易账目数变得多,有几笔总是对不上,我才想到可能是这个功能值引起的。
为了更直观的解释,我们只使用系统的培训账户。里面涉及到的物料,客户等数据都是虚拟设置的。当然整个案例也都是虚拟简化版,实际市场销售情况的反应不会这么快。
以“手工公主大床”为例,我们想看一下该财年的库存情况。先进入物料主页,
想只看UK的库存,我在这里对列表稍加修改,加亮的该仓库的所有交易条目。这个是Suite Analytics的基本款,对这个操作必须非常熟悉。
在这里我们大致能看到库存历史:
首先在财年(9月)开始,通过IA调拨20件单品作为基础库存。此时的库存量为20.
12月9日我们有了一笔订单,卖出10件。此时的库存量变为10.
有了销售记录,认为UK的市场预期很好,于是第二天10日再次通过AI调拨80件单品。此时的库存量为20-10+80 = 90.
11日进行常规盘点,发现并没有出货,或者客户取消订单等原因,我们需要对库存重新调整。使用IW进行一次性调整。
同样在11日,发现记录输入错误,实体资产物料不可能为负值,于是重新创建一条新的记录。此时的最终库存为 100。
使用IW的缺陷是,我们单从记录里无法看到这回库的10件单品,具体原因是什么。如果是用户不满意而造成的退货,还需要立即对包装运输过程中很可能产生的损坏和丢失进行清点,报损和赔偿处理。
值得注意的是,对于贸易和物流企业,生产企业来说,物料的成本很大一部分是由于反复运输过程中的折损引起的。尤其是生鲜产品,或者其他对保质期敏感的产品。而盘点因为都是在季度末,或者年终,很大一部分的成本与折损往往要到后期才会暴露出来。
有点扯远了,再次回到我们的主题。那么这个当日首笔/末笔交易到底有什么特别的用处呢?注意到11日当天我们对同一物料,在同一仓库进行了多次调整,这些调整又很可能是在不同时间段进行的。
假如是在上午我们来看库存的情况,需要再一次调整的时候,如果使用AI,很可能遗漏当天某些重要的调整记录。而如果使用的是IW,改变一下当日首笔/末笔交易参数,能正确而及时的反应包括当日在内的销售,退货,转移等等记录。并且及时发现该仓库可能出现的盘点错误问题。
这里有一个小的tip,最好单独在财报里设一个专门的盘点账户,用于统计盘点之后由于库存偏差带来的profit&loss,让整体财报看起来更清晰,这也是财务基本原则。
最后,这里隐藏了一个财务里的黑化操作:
请你思考一下,假设现在是年底,某周五的下午,如果在明知道有损坏,丢失或质量问题导致的退货情况下,在库存调整的时候,故意在参数上选择不反应该情况。。。
周一股东大会上公布的财报,就会有一个很漂亮的数字。
至于物料导致的亏损呢?
很可能要到下一个财年或者财季再次公布数据的时候才能看到。。。
- 这还只是财务zao jia里的最小白操作。。。
你可能想问,这么简陋的操作,这一下子就能查出来啊?而且,就算这次财报看不到,再次盘点时,不就暴漏了么?
拜托,企业里这种数据记录根本是多到宇宙级别,而且如果每条记录都只偏差一点点,而且每次都是在财报出来之前调整,股东们看到的永远是漂亮的库存数据。。更不要提,很多这类的参数都是“无痕迹型”。对于大多数非SQL人员,除非你知道去调取数据库里的该字段的参数设置,否则,你根本不可能想到这条正确的数据,因为时间的错位,其实是完全错误的。