Excel系列课之8 下拉菜单

一、数据有效性

数据有效性，又指数据验证，是对数据格式及内容进行规范、限定，达到统一、纠错的目的。

数据有效性内容较多，常见的功能为其中的下拉菜单。

1.下拉菜单

简便下拉菜单：

在文本数据列下方，按Alt+↓，可调出上方文本的下拉菜单，供选择、快速输入。

此方法无需对 数据验证 作设置。

2.进阶下拉菜单：

位置：菜单栏 数据 - 数据验证

定义数据类型：

     1）序列，即下拉菜单

     2）整数、小数、日期、时间，可定义范围

     3）文本长度：应用场景：身份证、手机号

     4）自定义公式。

二、下拉菜单的操作

1.序列操作：设置验证条件为 序列

2.序列来源：

     1）手输，需用英文逗号间隔

     2）直接引用目标列，目标列可设为超级表，可添加新数据后自动更新

    3）定义名称：先为目标区域定义名称，再在此输入名称框，可按F3调用

    4）若设置时未全选之前设置过的区域，可勾选“对有同样设置的所有其他单元格应用这些更改”

三、数据提示及警告

1.数据提示

提示信息：数据 - 数据验证 - 输入信息

作用：比批注更直观，选中单元格后立即显示

2.数据警告

出错警告：输入不符合规定的数据类型，则警告报错

警告样式：停止、警告、信息。设置为后二者，确认提醒后，仍可输入不符合规模的数据。

3.无效数据的复核：

功能：批量纠错

位置：数据 - 数据验证 - 圈释无效数据

四、下拉菜单应用场景：

1. 时间、日期：

验证条件为序列，来源为绝对引用某单元格，该单元格的函数为时间的 Now()、日期的 Today()。在下拉单元格时，该单元格将自动更新为当前时间。

2. 会计借贷记账：

对两列设置counta函数，要求两列counta的结果为1，即一行两列中只可录入1个数据

3.省份、城市列表-方法1，定义名称框：

    1）对省份作序列

    2）全选省份、城市列表，定位常量，菜单栏 公式 - 根据所选内容创建，勾选首行（视情况而定）。

    3）对待录入城市所在列，设置序列，录入公式： =INDIRECT(A2)，完成

INDIRECT函数：间接引用

公式：=INDIRECT(A2)，

含义：引用目标单元格中（如A2，其内容为C4），所披露的第三个单元格的数据（即C4的数据）。

若要实现直接引用，加引号，即=INDIRECT("A2")，等效于=A2

4.省份、城市列表-方法2，offset函数法：

OFFSET(reference,rows,cols,height,width)

reference：参照单元格

rows：下移行数

cols：右移列数

height：目标区域高度

width：目标区域宽度

同时一并介绍下 Match 函数和 Index 函数

5.联想式下拉菜单

定义名称，可右键设置，无需点击左上角名称框

同样需要用到 Offset 函数。