邮件系统的使用

YoMail

一直以来邮件系统就用的很不顺，直到使用了YoMail和看到了他们整理的文档整理COAT法则和一系列邮件处理方式。

对于良好的邮件习惯做一个简单总结，不多赘述：

1. 定时查阅

2. 即时回复

3. 不能即时处理的，标为未读或打上待办标签

4. 重要邮件加星标

5. 主题编写简单明了

6. 内容撰写符合邮件礼仪

7. 抄送、密送、分别发送要分清

8. 附件命名规范，适当加入序号

……

工作流

要解决的痛点在于形成邮件工作流以及更好的归档邮件，让邮件系统清晰的告诉我们工作的先后顺序。

工作流

一、建立文件夹

COAT文档整理法则

《仓鼠革命》一书中提出了一套一级文件夹建立的方式，相比于自己天马行空的建立方式，非常容易理解和操作。以下是基于书中内容，个人思考出的工作方式，和书中讲述的方法可能有些不同。

四大一级文件夹

1. Clients：有关客户的邮件。

2. Outcome：表明团队成果的邮件。

3. Admin：涉及内部管理、合作方的邮件。

4. Team：公司成员之间的邮件。

关于二级文件夹，非必要时不需添加，在管理好联系人的基础上，可以很容易的在四大一级文件夹内搜索到要找的邮件。

平时还有很多其他的订阅邮件，因为我会设置第五个一级文件夹。

5. News

二、整理收件箱

目标：收件箱归零。

方法：将收件箱作为集散地，运用邮件筛选进行自动分类。没有被自动分类的邮件进行手动分类处理。

三、处理邮件

1. 查看未读邮件，能回复的立即回复。

2. 不能立即回复的，标为未读。

3. 回复之后还需要后续处理的，打待办标签，在日程表里加上截止日期。

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虽然身处留学移民的传统行业，但在信息沟通方面，还是要多学习借鉴IT业的创新做法，不断的提升工作效率。