【案例分享】周密组织企业大型会议

2021年3月初，笔者所在企业本年度营销启动大会顺利召开，近300位供应商合作伙伴、企业员工共同参与。

这次会议相当于《企业供应商年会》，之前是每年举办一次，近两年因新冠疫情关系停办。同时，疫情下的2020年，企业与供应商线下沟通的渠道、规模和频率减少，导致其对企业新变化、新举措，无法全覆盖、了解不全面/不深入，从而在双方合作方面存在一些需要改善的问题。

本次会议从1月上旬筹备开始，笔者和部门一位同事以项目执行人的身份，参与全程策划和组织。

一、项目策划会，敲定会议基调

2021年1月上旬，在这次由公司领导和会议相关部门负责人参与的会议中，明确了会议的形式、内容、会场选择方向、参加人数以及总体费用预算标准等事项。

本次会议以“论坛”形式，围绕“企业品牌宣传、合作互信”两个方面，通过“播放《企业宣传片》、企业自有品牌产品现场体验、主题分享和重要供应商代表战略合作签约”等环节设置，增进双方了解、激发合作信心、建立联系的目的。

图1：设计思路

二、落实关键事项，绘制项目甘特图

会场租赁费、照片直播和ipad电子签约是本次会议中最大的三笔开支，分别汇总了3个不同价位的报价信息，供领导定夺。

同时，用三个“评判指标”将会场选择结果，以“”数量进行量化，并结合会场图片，方便领导在实地考察后快速确定。

图2：会场选择依据

综合以上信息，完成了议程的设计，并绘制筹备进度甘特图。最后，在依据甘特图，跟同事进行简单分工。

1、会议议程

图3：会议议程

2、项目筹备甘特图

图4：甘特图

三、围绕议程，从0到1撰写操作SOP

（一）从会议前中后，梳理文档清单

图5：筹备文档清单

（二）根据议程内容，细化操作步骤

1、将议程拆分成几个阶段，借用《学习活动设计“五线谱”》思路，将具体操作细化，并根据细化内容，撰写主持稿。比如：

图6：议程执行细则“案例”

2、将“团队风采展示”撰写成SOP，提供给各领队，组织队员提前彩排。

图7：《团队风采展示-操作SOP》

3、各工作小组当天任务，从会议前中后进行梳理，召开专题会议介绍，并根据要求在现场落实。比如：

图8：“接待组”工作职责

4、设计《会场布置-工作备忘录》，促进各工作组有序展开工作，并以此作为检核依据。