咨询项目的会议记录应该怎么写？

文 | 大胃

无论是管理咨询项目，还是SAP实施项目，各阶段会产生很多类型的文档，计划表、方案书、流程图等等，但会议记录这个不起眼的东西，则会贯穿始末，或多或少的影响着项目的走势。

这些文档，都属于商业写作的范畴，其目的都是为了“Inform”和“Influence”，而咨询项目有着时间约束和交付压力，会议则是项目过程中最高频的活动，会议记录撰写水准是顾问能力的表现，也是降低项目风险的有力武器。

回想多年前，初入职场，接到的第一个任务就是撰写会议记录，当时的企业对新员工采用的是导师制，专门指导我的是一位法务部的律师，直到今日，我都能清晰记得，我那份会议记录被退回了十一次，写了将近十五个小时，录音笔中的对话不知道听了多少遍。

从那以后，再写的会议记录都是一遍成功，那个通宵写会议记录的经历，深深的影响着我，十一次的退回原因，甚至修正了我倾听过程中的归纳方法，以及逻辑表达方法。

企业出来后，在咨询行业摸爬滚打很多年，曾带过一名年轻顾问。

他刚来项目组时，我跟他说：「做会议纪要，是年轻顾问快速成长的一个捷径。」因为你可以观察总结客户和资深顾问的沟通方式、做事方法，还可以锻炼自己的总结归纳能力。

他很认同，也很努力地在记录各种调研、会议的纪要。但让我惊讶的是，这个对我成长曾非常有效的窍门，在他身上却毫无作用。

做了10多场的会议纪要，他反馈除了打字快了些外，基本没什么收获。

当年的我不知道问题出在哪儿，通过和他的细致沟通，发现我并没有像我的入门导师那样，帮他指出每一次会议纪要中的问题，并给出改进的反馈，以便他能在下一次会议纪要中做针对性的练习和改进。

所以说，得不到有效的反馈对顾问是一件很恐怖的事情，无数次的原地踏步的重复，只会消磨自己宝贵的时间和意志，徒生迷茫，乏无进步。

那次与他的畅谈，对他的10份会议记录进行了分析，我把我从导师那里的收获传递给他，应该对他之后的职业生涯起到了积极的影响。

那么，咨询项目的会议记录应该怎么写呢？

1. 确定会议的目的，才能确定记录的方向，许多人会把重点放在记录过程与细节，而非结果，以致信息太多，反而会埋没最重要的讯息。应该根据目标，把讨论结果记录下来，没必要将会议提及的所有文字都一一列出。

2. 一个好的会议记录是简短的，最少的文字精确记录议题、结论、谁负责、如何做、何时完成，这样下次开会，再把会议记录拿出来，就可以知道上次开会大家同意了什么，而这段期间，大家完成了什么。

3. 不管任何职务、阶级的人都有可能会需要写会议记录，会议记录是职业素养的传递，很多资深顾问项目一开始，就把这个工作交给了小顾问或者客户成员，我个人觉得这样并不好。

4. 能快则快，很多优秀的顾问在会议一结束，整理个十来分钟，大家就能收到一封优秀的会议记录文件，这很赞。即时做不到，也要尽量不要超过24个小时。

5. 会议大部分是为了打成共识，撰写者可以先把会议记录寄给有参加会议的人，请他们看内容是否正确，如果有误，赶紧修正。若是大家对纪录都没有异议，那此份会议记录就可以代表大家对会议结果的共识。

6. 做为后续提醒，天有不测风云，项目的方向或时程会有所更动，有时并不是因为项目成员出错，而是受外在因素影响。当有质疑时，只要拿出会议记录比对，就能有所依据。更容易找到变动原因，风险把控会更精准。

7. 做好文件命名，方便查找，应该包括的要素有：时间、概要、版本。现在操作系统越来越强大，文件内容也可以作为搜索范围，文中归纳几个关键词做标签，也会提高搜索效率。

写会议记录的长期过程，应该注意锻炼哪些能力？

1. 总结和归纳能力

2. 重点的把握能力

3. 会议节奏的把控能力

4. 任务的理解和分解能力

5. 任务可完成度的预判力

6. 精炼准确的表达能力

希望这篇文章可以对顾问同行中的新人、或者不太关注会议记录的顾问有所帮助，如果您还有其他好建议，欢迎留言分享。

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