用四色法管理时间与任务

A、拆书家版的场景：\r
自己使用RIA便签法，读书\r
【《精力与时间双重管理研习手册》学习日志·拆书家版】\r
章节：第一章 日清单 1-2用高效to-do App制作日清单
日期：2020年3月9日
拆书家：Evah
R便签：

I便签：
做好每天的任务安排是时间与精力的管理最基础的工作。想要做好任务安排首先要学会做好任务分类。
经典的任务管理原则"紧急重要四象限"将任务用"紧急""重要"两个标尺做出4个区分标准：重要且紧急，重要不紧急，不重要紧急，不重要不紧急。这个原则好记但常常不能实践，根本原因在于没有标尺衡量，因而很难得到应用。

如何吸取经典管理原则的精华，合理安排各种任务呢？本书作者结合自己的实践，用手机软件“高效todo”中红、黄、蓝、绿四种颜色来定义新任务，并创新性地用“任务时间”与“是否有他者参与”两个指标将所有任务分为"硬日程"与"软任务"两大类。

硬日程是指任务时间是与他人约定了的，这类任务对时间的要求高，《精时力》将这类任务划分在紧急不重要象限之下，在高效todo软件里用代表"商务"的蓝色来标识。举例来说，买了9点起飞的航班，9点前坐在飞机上就是是硬任务，不能提前不能推后，没有通知的话，一般也不能更改，除非私人飞机，否则航班时间涉及飞行员、乘务员、地勤、安检多个工作人员的时间安排，不可能自己随意更改。再比如，约定10点中开工作例会，那么对于会议参与者来说，10点就是硬日程，需要按点到场。

软任务是指硬日程以外其他的所有任务，与硬日程最大的区别是这些任务可以由自己掌控任务发生时间，分为"重要且紧急"任务，"重要不紧急"任务，"不重要不紧急"任务三类，在高效todo的应用中依次用红色、黄色、绿色来标识出来。
红色的"重要且紧急"任务是头等大事，不能耽误不能不做，否则后果严重。在高效todo中用红色标识，有"警醒"的意味，例如红灯，红牌。例如下午3点要签协议，如果你之前没有准备好协议，那么三点前这就是红色任务了；如果明天上午9点要交方案给老板，你今天还没写或者写完，那么写方案就是今天的红色任务。

黄色的"重要不紧急"任务是生活中的主要任务，对工作、生活有重要影响但时间上不紧迫，例如业务技能提升，工作汇报、建立人际关系等等，具体可以表现为：学习业务知识，写工作总结，制定工作方案，拜访客户等等。这些任务也可以看作是常规任务，在制作时间安排时，在高效todo用黄色标识，可以想象是“黄灯”“黄牌”，主动安排时间提早完成就会一路畅通。例如，下周一要交报告，这周二开始写，计划一天完成，这就是黄色任务。

绿色的“不重要不紧急”任务，在时间上更自由，在重要程度上也很弱，但也不能不做，比如取快递、洗衣服、打扫卫生，也包括娱乐休闲，包括看电视、刷朋友圈、添置日用品等等。在高效todo用绿色表示，可以联想“草地”“森林”。这些任务不需要耗费太多精力，但也是必须的任务，例如快递可以随时去取，但不能不取。

A1便签：有一次孩子学校通知第二天下午4点开家长会，我接到通知的时候正在处理一项工作，就记住了明天要开家长会，当时和老师口头答应了就继续干活。晚上想起这事，好像老师说是4点半开会吧？其实当时手机是收到了短信，可是我也没仔细看，就按4点半的计划安排出发时间。结果去开会的路上遇到交通拥堵，比预期的4:30又晚了20多分钟才到学校，等我到学校时，家长会已经结束了。我当时有点懵，问老师不是4:30开会吗？老师说，我通知的是4点呢，再看看通知吧。我翻出短信，真的是4点开会，于是只好对老师道歉，自己也遗憾白跑了一趟。
如果我当时对这个“硬任务”的时间敏感一点，并准确的记录，就不会造成白跑一趟，还让老师以为我不认真对待学校要求造成误会。
A2便签：我手机里的高效todo没有提醒功能，我改用时光序这个软件，它也有4色管理任务。我计划按照拆页里的方法来管理自己的各项任务：
1、接到与他人约定了时间的任务时，第一时间列到手机软件里，对时间不确定时，要和对方确认不能马虎。
2、遇到时间紧迫的红色任务，列入时间安排后立刻执行，减少这件事对自己的压力。
3、对于日常要做的任务，提前安排，让重要的任务尽量是黄色的，杜绝成为红色任务的可能性。
3、对于绿色任务，也要做好时间安排，例如取快递、洗衣服，虽然不重要不紧张，如果不完成，也会成为我们对困扰，比如快递员催收，衣服成堆，都是让人烦恼的事情。